Firmenwagenwechsel: was ist zu beachten?

Ein neuer Dienstwagen ist für viele Arbeitnehmer ein Grund zur Freude. Egal, ob die ausgefeilte Technik, der typische Neuwagengeruch oder die höhere Leistung des Motors,  die Augen zum Leuchten bringt, eines ist sicher: Soll die Freude über den neuen Dienstwagen auch langfristig anhalten, gibt es einiges zu beachten.

1. Machen Sie sich Gedanken zur Ausstattung des Fahrzeugs

Die Neuanschaffung eines oder mehrerer Fahrzeuge, egal ob die Dienstfahrzeuge gekauft oder geleast werden, ist mit hohen Kosten verbunden. Deshalb sollten Sie sich vor der Anschaffung einmal darauf besinnen, welche Funktionen Sie an Ihrem alten Dienstwagen zu schätzen gelernt und welche Sie eigentlich nie genutzt haben. Herr Müller, Mitarbeiter eines Handwerksbetriebs, möchte beispielsweise nicht auf das Navigationsgerät verzichten, da es ihm die Arbeit ungemein vereinfacht. Die Sitzheizung, die der Fuhrparkleiter beim alten Dienstwagen mitbestellt hat, nutzt er dagegen nie. Darauf kann er beim neuen Wagen gerne verzichten. Ein Navigationsgerät mit einem größeren Display hingegen würde seine Arbeitsleistung sogar noch verbessern.

2. Wählen Sie die richtige Versteuerungsmethode

Steht der Dienstwagen dem Fahrzeugführer auch für private Zwecke zur Verfügung, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Dies kann auf zwei Wegen geschehen. Zum einen durch die pauschale 1-Prozent-Regelung, zum anderen durch das Führen eines Fahrtenbuches.

Achtung:

Generell ist der Wechsel zum Fahrtenbuch nur am Anfang eines neuen Jahres möglich. So soll vermieden werden, dass der Fahrzeugführer zwischen der pauschalen Versteuerung und dem Fahrtenbuch in und her wechselt, je nachdem welche Methode ihm in bestimmten Zeiträumen den größten finanziellen Vorteil bietet könnte. Doch es gibt eine Ausnahme: Wechseln Sie Ihren Firmenwagen, können Sie auch unterjährig ein Fahrtenbuch beginnen.

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Ob sich der Wechsel hin zum Fahrtenbuch lohnt, ist einzelfallabhängig. Faktoren, wie der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und der Anteil der privaten Nutzung, spielen dabei eine entscheidende Rolle. Bei einem teuren Dienstwagen, der nur selten für private Zwecke genutzt wird, lohnt sich beispielsweise das Führen eines Fahrtenbuches definitiv. Im Durchschnitt profitiert ein Fahrzeugführer, der sich für ein Fahrtenbuch entscheidet, von rund  2.758 € Steuerersparnis jährlich. Finden Sie heraus, ob auch Sie vom Fahrtenbuch profitieren können – mit dem Firmenwagenrechner.

3. Machen Sie sich mit Ihren Pflichten vertraut

Wird ein Firmenwagen in Ihre Hände übergeben, haben Sie, wie bei einem eigenen Fahrzeug auch,  einige Pflichten bzgl. der Instandhaltung zu erfüllen. Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen die Betriebsmittel des Wagens wie beispielsweise das Motorenöl und füllen Sie dieses gegebenenfalls nach. Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie zudem den Druck und die Profiltiefe der Reifen prüfen und den Dienstwagen, falls erforderlich, in die Werkstatt bringen. Kommt es zu einem Unfall oder wird Ihr Fahrzeug anderweitig beschädigt, teilen Sie dies umgehend dem Fuhrparkleiter mit. Zusätzlich ist der Fuhrparkleiter, durch die gesetzlich vorgeschriebenen Unfallverhütungsvorschriften, dazu verpflichtet mit Ihnen eine Erstunterweisung des Fahrzeuges durchzuführen und diese auch zu protokollieren.

4. Leasingfahrzeuge - Denken Sie einen Schritt voraus

Auch wenn die Vorfreude überwiegt, empfiehlt es sich, sich kurz mit der späteren Rückgabe des Wagens auseinanderzusetzen. Neu und glänzend wird das Fahrzeug nach Ende der Leasingzeit nicht mehr sein. Kratzer und Dellen bestimmen das Erscheinungsbild. Um lange Diskussionen mit dem Vertragspartner aus dem Weg zu gehen und hohe Nachzahlungen zu vermeiden, können Sie sich auf zwei verschiedene Arten vorbereiten. Schadenskataloge listen detailliert auf, welche Schäden am Wagen als Gebrauchsspuren und welche als handfeste Mängel eingestuft werden. Diese Kategorisierung richtet sich nach der Laufleistung und dem Alter des Wagens. Oder gehen Sie auf Nummer sicher und vereinbaren Sie eine Pauschale für Rücknahmeschäden. Alle Mängel sind damit bereits abgegolten und einer reibungslosen Übergabe steht nichts mehr im Weg.

Zusatz für Selbstständige: Scheuen Sie sich nicht davor zu verhandeln

Bei der Anschaffung eines Dienstwagens lohnt es sich mit dem Autohaus zu verhandeln. Dies betrifft vor allem Selbstständige, oder auch den Fuhrparkleiter bzw. die Geschäftsführung, also den Personenkreis, der tatsächlich für die Anschaffung der neuen Firmenfahrzeuge zuständig ist. Oftmals können Rabatte oder gewünschte Zusatzleistungen, wie beispielsweise Navigationsgeräte, dabei herausspringen. Bedenken Sie jedoch: Die Sachzuwendung, hier der Dienstwagen, muss bei der 1-Prozent-Methode nach dem Bruttolistenpreis versteuert werden. Rabatte oder gratis zur Verfügung gestellte Upgrades, die nicht schon werkseitig eingebaut wurden.

Die Checkliste zum Firmenwagenwechsel

  • Machen Sie sich Gedanken über die optimalen Ausstattung Ihres neuen Firmenwagens
  • Wählen Sie, die für sich, günstigste Versteuerungsmethode aus 
  • Informieren Sie sich über Ihre Pflichten und lassen Sie sich eine Erstunterweisung geben 
  • Überlegen Sie sich, ob eine pauschale für Rücknahmeschäden für Sie infrage kommt 
  • Für Selbstständige: Scheuen Sie sich nicht mit dem Anbieter der Fahrzeuge zu handeln 

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