Die Nutzung eines Firmenwagens für Angestellte hat viele Vorteile, da sie berufliche Tätigkeiten, die mit dem Auto erledigt werden müssen, erleichtert. Doch die Verwendung hat ihre Grenzen. Die zwei Urteile des Bundesfinanzhofs aus den letzten Jahren klären, ab wann ein Privatnutzungsverbot des Firmenwagens besteht. Auf den Punkt gebracht, gehört das Verbot in den Anstellungsvertrag der Gesellschaft und muss konkret formuliert sein.
Was ist ein privates Nutzungsverbot des Dienstwagens?
Wie der Name bereits verrät, geht es um ein Verbot, das die Verwendung des Dienstwagens für private Zwecke verbietet. Der Grund dafür ist, dass die private Nutzung einen geldwerten Vorteil ausmacht. Ist dieser vorhanden, so erhebt das Finanzamt eine zusätzliche Lohnsteuer. Bei der Versteuerung des durch die Privatnutzung entstandenen geldwerten Vorteil gibt es zwei Möglichkeiten zur Auswahl. Es kann die Fahrten über ein Fahrtenbuch abrechnen oder eine Pauschalsumme vereinbaren. Möchte das Unternehmen von dem Nutzungsverbot für Dienstwagen Gebrauch machen, muss dieses in einem Vertrag mit dem Fahrpersonal festgelegt werden. Dadurch werden die Versteuerungsmethoden vermieden.
Kein Nutzungsverbot beim Dienstwagen: Pauschale
Bei der Pauschalsumme handelt es sich um die 1-%-Regelung, die auch Listenpreismethode genannt wird. Bei dieser Methode wird bei der Berechnung der Einkommensteuer ein Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens zum Gehalt gerechnet. Dadurch erhalten die FahrerInnen der Dienstwagen ein höheres Bruttogehalt, welches sie als Einkommen versteuern müssen.
Bedeutung des Privatnutzungsverbots der Firmenwagen für den Fuhrpark
Entscheidet sich die Fuhrparkleitung dazu, für die Firmenwagen ein Nutzungsverbot auszusprechen, müssen ein paar Dinge beachtet werden. Zunächst einmal ist es egal, ob es sich um Einzelwagen oder Poolfahrzeuge handelt, für beide Varianten gelten dieselben Regeln. Wichtig ist, dass ein bloßes Aussprechen des Verbots nichts ausreicht und eine Überwachung der Fahrten nötig ist. Dies wurde durch das Urteil vom 11. April 2013 (Az.: 11 K 2935/11 E) vom Finanzgericht Düsseldorf festgelegt. Das erlaubt dem Finanzamt, eine steuerliche Außenprüfung zu veranlassen, ob sich die Angestellten an die Regelung halten. Gibt es keine Dokumentation der Fahrten, ist das Finanzamt berechtigt, die 1-%-Regelung anzuwenden, um den geldwerten Vorteil zu bemessen.
Beispiel einer Ausnahme
Es gibt aber Ausnahmen, wo eine Privatnutzung ausgeschlossen werden konnte. Im Falle eines Arbeitnehmers wurde ihm ein Firmenwagen für die tägliche Fahrt zum Arbeitsplatz und Betriebsfahrten bereitgestellt. Eine private Nutzung wurde ihm untersagt. Obwohl keine Überwachung der Fahrten stattfand, entschied das Finanzgericht Niedersachsen in seinem Urteil vom 25. März 2003 (Az.: 1 K 191/02) zugunsten des Arbeitnehmers. In der Begründung hieß es, dass er ein privates Auto besaß, seine Ehefrau keinen Führerschein hatte und keine Kinder in dem Haushalt lebten, was die private Nutzung sehr unwahrscheinlich machte.
Erteilung des Nutzungsverbots beim Firmenwagen
Für das Erteilen eines Privatnutzungsverbots für Firmenwagen muss folgendes beachtet werden. Das Nutzungsverbot muss im Arbeitsvertrag festgehalten und wie ein Entgeltbestandteil behandelt werden. Ist dieses Verbot einmal vertraglich festgehalten, kann es nur über eine Änderungsvereinbarung abgeschafft werden. In manchen Firmen steht das Verbot nur in den Dienstwagenrichtlinien, was zu Schwierigkeiten führen kann. Dies setzt voraus, dass es nur in den Dienstwagenrichtlinien steht und keine weitere vertragliche Regelung gibt:
- Das Verbot würde alle DienstwagenfahrerInnen betreffen, was eine Differenzierung für die einzelnen MitarbeiterInnen schwierig macht. Die Regeln, was erlaubt ist und was nicht, müsste für jede Person einzeln formuliert werden.
- Eine Änderung der Dienstwagenrichtlinien ist nur schwer durchzusetzen, da sie nicht immer gegen den Willen der MitarbeiterInnen durchsetzbar ist. Sobald einer der MitarbeiterInnen widerspricht, könnte die gesamte Richtlinie ungültig werden.
Überwachung des Nutzungsverbots der Firmenwagen durch die Fuhrparkleitung
Damit es nicht zu Unklarheiten kommt, ist die einzige Lösung ein korrektes Fahrtenbuch zu führen. Nur wenn die Eintragungen ordnungsgemäß und lückenlos vorhanden sind, kann eine private Nutzung ausgeschlossen werden. Sind allerdings Ungereimtheiten vorhanden, kann auch hier das Finanzamt zur 1-%-Regelung greifen. Die Alternative zum Führen eines Fahrtenbuches ist das Abstellen des Dienstwagens nach Beendigung der Dienstfahrt auf dem Firmengelände. Außerdem sollten der Zündschlüssel und die Fahrzeugpapiere im Büro abgegeben und die Aus- und Rückgabe dokumentiert werden.
Vorteile vom Einsatz von Fahrtenbüchern beim Nutzungsverbot
Ein Fahrtenbuch rechnet vor allem bei MitarbeiterInnen, die beruflich viel unterwegs sind. Dabei spielt nicht die Länge des Arbeitsweges von Zuhause eine Rolle, sondern zu wie vielen KundInnen gefahren wird. Der Vorteil wird erst richtig sichtbar, wenn die Gesamtkosten des Firmenwagens in Augenschein genommen werden.
Ist das Auto vielleicht schon abgeschrieben oder handelt es sich um einen Gebrauchtwagen? Zahlt das Fahrpersonal zusätzlich die Benzinkosten oder hat sich an den Anschaffungskosten beteiligt, dann lohnt sich ein Fahrtenbuch.
Es kann aber auch vorkommen, dass die angestellte Person ihr Privatauto für berufliche Zwecke nutzen will. In diesem Fall lohnt sich das Fahrtenbuch, wenn das Auto teuer in der Anschaffung und im Unterhalt ist. Wenn dabei ein Kostensatz von 0,30 Euro pro Kilometer herauskommt, können die Kosten von der Steuer abgesetzt werden.
Vorteile von digitalen Fahrtenbüchern beim Nutzungsverbot beim Dienstwagen
Es gibt einige Gründe, warum ein digitales Fahrtenbuch besser ist als ein manuelles. Die Vorteile finden sich in der folgenden Liste.
- Es werden Steuern gespart, wenn der Bruttolistenneupreis des Autos hoch ist, es sich um einen Gebrauchtwagen handelt, die Absetzungskosten niedrig sind und das Auto hauptsächlich für gewerbliche Zwecke genutzt wird.
- Die Handhabung ist häufig unkompliziert und erleichtert den Arbeitsaufwand.
- Es wird Zeit gespart durch die automatische Aufzeichnung und die eingebaute App erkennt Standorte und Routen auf der Tour.
- Die Dokumentation funktioniert zuverlässig.
- Das Programm erstellt Dokumente für das Finanzamt.
- Die Unterlagen werden als PDF exportiert, was praktisch für die Steuerunterlagen ist.
Fazit: Privates Nutzungsverbot beim Dienstwagen - ja oder nein?
Egal, für welche Lösung sich die Fuhrparkleitung entscheidet, sie sollte bedenken, dass sie in der Pflicht ist, Verstöße zu melden. Zudem müssen sie diese unterbinden und notfalls abmahnen. Aus dem Verstoß ergibt sich allerdings nicht sofort ein steuerpflichtiger Arbeitslohn, sondern die Fuhrparkleitung muss diesen erst geltend machen. Sollte dies keine Wirkung haben, tritt die 1-%-Regelung in Kraft, die die Höhe des steuerpflichtigen Arbeitslohns ausmacht.
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