Fahrtenbuch als Geheimwaffe zur Geltendmachung von Werbungskosten

Ein Fahrtenbuch ist nicht nur dann sinnvoll, wenn Sie selbstständig tätig sind. Auch für Angestellte, die ihr Privatfahrzeug häufig für dienstliche Zwecke nutzen, kann das Fahrtenbuch als Beleg gegenüber dem Arbeitgeber und für die Geltendmachung von Werbungskosten vor dem Finanzamt ein lukratives Hilfsmittel sein.  

Angestellte haben die Wahl zwischen verschiedenen Möglichkeiten, um betriebliche Fahrten und Arbeitswege steuerrechtlich geltend zu machen. Während bei der Erstattung mit pauschalen Sätzen je Kilometer das Risiko besteht, bares Geld einzubüßen, hilft Ihnen das Fahrtenbuch dabei, sich die tatsächlich entstandenen Kosten erstatten zu lassen. Im Folgenden zeigen wir beispielhaft zwei Möglichkeiten, wie das Fahrtenbuch dabei hilft, sich Betriebsfahrten vollständig durch den Arbeitgeber oder anteilig von Arbeitgeber und Finanzamt erstatten zu lassen. Und: In welchen Fällen das Fahrtenbuch lukrativ für die dienstliche Nutzung von Privatfahrzeugen ist.


Wie können die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten erstattet werden?

Nutzen Sie Ihr Privatfahrzeug für dienstliche Fahrten, kann der Arbeitgeber Ihnen die entstandenen Aufwendungen steuerfrei erstatten. Dabei zu berücksichtigende Positionen sind Neben Benzin-, Wartungs- und Reparaturkosten auch Kosten für  eine Garage, die Fahrzeugversicherung, die Kfz-Steuer sowie ggf. Zinsen für die Anschaffungsfinanzierung. Darüber hinaus ist auch der Aufwand für die Abnutzung Ihres Kfz, die so genannte Abschreibung, als Kostenposition zu berücksichtigen. Die Finanzbehörden gehen bei einem Neuwagen von einer gewöhnlichen Nutzungsdauer von sechs Jahren aus; bei Gebrauchtfahrzeugen ist die diese entsprechend kürzer.

Die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer die entstandenen Kosten für das Fahrzeug anhand von entsprechenden Belegen nachweisen kann. Der einfachste und schnellste Weg dafür ist das Fahrtenbuch.

Praxisbeispiel: Arbeitnehmer Meyer fährt im Kalenderjahr mit seinem privaten Fahrzeug 40.000 km. Davon sind 28.000 km betrieblich bedingt, die restlichen 12.000 km setzen sich aus Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Privatfahrten zusammen. Die Anschaffung des Neuwagens, dem eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugeschrieben wird, hat Herr Meyer 45.000,00 € gekostet. Seinem Arbeitgeber reicht er folgende Aufstellung der Gesamtkosten für das Fahrzeug ein:

          • Anschaffungskosten 45.000,00 Euro
            verteilt auf sechs Jahre = Abschreibung            7.500,00 Euro
  • Zinsen für Anschaffungskredit
    (jährlich anteilig zu ermitteln)                                800,00 Euro
  • Kfz-Steuer                                                                  400,00 Euro
  • Kfz-Versicherung                                                      800,00 Euro
  • Wartungskosten                                                    1.400,00 Euro
  • Garagenmiete                                                           600,00 Euro
  • Benzinkosten                                                         5.000,00 Euro
  • Gesamtkosten p. a.                                             16.500,00 Euro

Teilt man die Gesamtkosten durch durch die Jahresfahrleistung, lässt sich ein Kilometersatz von 0,41 Euro ermitteln (16.500,00 Euro : 40.000 km). Durch diesen Nachweis kann der Arbeitgeber für die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug bis zu 11.480,00 Euro (0,41 Euro x 28.000 km) steuerfrei für die betrieblichen Fahrten erstatten.


Was kann ich tun, wenn der Arbeitgeber nur den pauschalen Satz erstattet?

Sollte sich Ihr Arbeitgeber dafür entscheiden, die betrieblich gefahrenen Kilometer mit dem Pauschalsatz von 0,30 Euro pro Kilometer zu erstatten, können Sie die übersteigende Differenz im Rahmen Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Praxisbeispiel in Anlehnung an den vorherigen Fall: Der Arbeitgeber erstattet die betrieblich gefahrenen Kilometer mit dem Pauschalsatz von 0,30 Euro je Kilometer (28.000 km x 0,30 Euro), sodass sich für Herrn Meyer eine Erstattung in Höhe von  8.400,00 Euro ergibt. Da die tatsächlichen Aufwendungen für die betrieblichen Fahrten aber mit 11.480,00 Euro deutlich über dem pauschal errechnetem Betrag liegen, kann Arbeitnehmer Meyer die Differenz, die nicht vom Arbeitgeber erstattet worden ist, als Werbungskosten geltend machen. Es ergibt sich dabei folgender Betrag: 11.480,00 Euro ./. 8.400,00 Euro Erstattung des Arbeitgebers = 3.080,00 Euro für den Ansatz als Werbungskosten gem. § 9 EStG.

In diesem Fall muss der Arbeitnehmer die entstandenen Gesamtkosten für das Fahrzeug gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen – mit einem rechtssicher geführten  Fahrtenbuch ist das kein Problem.


Wie nützlich ist das Fahrtenbuch im Werbungskostenfall?

Essentiell bei der Geltendmachung von Werbungskosten ist, dass zwischen Privat- und Firmenfahrten sauber getrennt wird. Das geht am besten mit einem penibel geführten Fahrtenbuch, das die Glaubhaftmachung der entstandenen Aufwendungen für Sie nachhaltig erleichtert. Für welche Variante Sie sich auch entscheiden, bitte beachten Sie: Erstattet der Arbeitgeber die Kosten, dürfen diese natürlich nicht in der Steuererklärung aufgeführt werden.

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