Mit einer Fuhrparkberatung die richtige Software finden

Ein digitales Fahrzeugmonitoring nimmt FuhrparkleiterInnen zahlreiche Aufgaben ab, automatisiert Vorgänge und ist damit grundlegender Bestandteil einer effektiven Verwaltung. Welche Vorteile hat die digitale Verwaltung und worauf kommt es bei der Entscheidung für eine Kfz Management Software an? Diese und weitere Fragen beantwortet eine Fuhrparkberatung.

Notwendigkeit für eine Fuhrparkberatung

Die Organisation im Fuhrpark erfordert ein ganzheitliches Vorgehen: Fahrzeuge müssen bereitstehen, MitarbeiterInnen eingeteilt, Routen geplant sowie optimiert werden. Darüber hinaus stehen für das Fuhrparkmanagement zahlreiche weitere Aufgaben an. Zu diesen zählen unter anderem der Fuhrpark Check, Führerscheinkontrollen sowie weitere Sicherheitsmaßnahmen, das Unfall- und Schadenmanagement. Die manuelle Verwaltung ist allein aufgrund der Vielzahl an Aufgaben zeitaufwendig und fehlerbehaftet. Herkömmliche Programme wie Excel eignen sich nur bedingt für ein effizientes Fahrzeugmonitoring. Die Pflege kostet viel Zeit und es fehlen Individualisierungsmöglichkeiten, um die Funktionen an die tatsächlichen Anforderungen des Fuhrparks beziehungsweise des Unternehmens anzupassen. Hier kann Fuhrparkberatung helfen.

Mit Fuhrparkberatung Klarheit schaffen

Eine Fuhrparkberatung macht Digitalisierungsbedarfe im Fuhrpark sichtbar. Ein digitales Flottenmanagement vereinfacht die Organisation erheblich. Ein Flottenmanagement Tool lässt sich exakt an die jeweiligen Gegebenheiten im Betrieb anpassen. Darüber hinaus verfügt ein modernes Flottenmanagement Tool über Schnittstellen zur Personaleinsatzplanung, sodass sich zahlreiche Aufgaben vereinen lassen. Das strafft die Prozesse und minimiert Fehler. Eine GPS-Anbindung eröffnet weitere Potenziale wie z. B. die automatische Erfassung von Fahrzeug- und Tourendaten.

Unternehmen, die von der manuellen Datenpflege auf die digitale Fuhrparkverwaltung umsteigen, sind angesichts der Fülle an Funktionen oftmals unsicher: Was braucht man wirklich, welche Features sind gegebenenfalls verzichtbar? Eine Fuhrparkberatung kann hier Klarheit schaffen. Eine Kfz Management Software eröffnet beispielsweise zahlreiche Möglichkeiten, sollte jedoch exakt an die individuellen Anforderungen angepasst werden. Wichtig ist deshalb, dass sich Fuhrparkleiter/-innen vor dem Kauf beraten lassen. Bei der Fuhrparkberatung können die individuellen Herausforderungen im Fuhrpark analysiert und die notwendigen Funktionen, die ein digitales Flottenmanagement haben müsste, erarbeitet werden.

Fragen Sie hier eine kostenlose Fuhrparkberatung an & erfahren, wie ein digitales Fahrzeugmonitoring Ihren Alltag erleichtern kann!

Bei der Fuhrparkberatung sprechen Sie persönlich mit einem der Fuhrparkexperten und analysieren gemeinsam Ihre Anforderungen an eine Software. 

Ihre Vorteile:

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Unsere Experten gehen dabei individuell auf Ihre Wünsche an eine Software sowie die Bedürfnisse in Ihrem Fuhrpark ein.
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Fragen für die Fuhrparkberatung

Bevor ein System zum Fahrzeugmonitoring eingeführt wird, ist eine ausführliche Analyse des Ist-Zustands notwendig. Eine Fuhrparkberatung klärt Fragen wie diese:

  • Wie viele Fahrzeuge sollen verwaltet werden?
  • Welche Kosten fallen aktuell für das (manuelle) Fahrzeugmonitoring an?
  • Zu welchen weiteren Programmen soll es Schnittstellen geben?
  • Welche Verbesserungen werden durch den Umstieg angestrebt?
Je nachdem, wie der Fuhrpark aufgestellt ist und welche Probleme bei der Verwaltung auftreten, kann eine Fuhrparkberatung weitere wichtige Fragen beinhalten. 

Fuhrpark Check: Potenziale und Funktionen

Sitzender Mann hält Tablet.

Die Implementierung einer digitalen Verwaltung soll Prozesse straffen und die Kosten senken. Eine Fuhrparkberatung deckt Bedarfe auf: So zeigt ein Fuhrpark Check, ob Funktionen wie z. B. eine digitale Datenverwaltung oder eine GPS-Anbindung notwendig sind. Durch GPS-Funktionen zum Fahrzeugmonitoring kann eine Software automatisch mit Daten gefüllt werden.

Darüber hinaus fließen aus anderen Systemen oder durch die manuelle Eingabe weitere Faktoren mit ein, wie z. B.:

  • Fahrzeugdaten wie Kilometerstände, Wartungsintervalle, Spritverbrauch und erfolgte Reparaturen
  • Unfallberichte inklusive Ursachen und Dokumentation der anschließenden Maßnahmen (Reparatur oder Fahrzeugaustausch, Dauer des Ausfalls)
  • Leasingverträge inklusive Gesamtkosten, Laufzeiten und Vertragsbedingungen
  • Dienstpläne, Lenk- und Ruhezeiten
  • Führerschein-Checks und absolvierte Schulungen und Trainings
  • Kraftstoffverbrauch, Kosten und CO2-Emissionen

Fahrzeugmonitoring mit GPS-Funktionalitäten

Die GPS-Anbindung liefert automatisiert weitere Daten:

  • Gefahrene Routen inklusive Verzögerungen, Staus, Umwegen
  • Fahrzeuganalysedaten (u.a. Drehzahl, Reifendruck)
  • Fahrzeugstandort
  • Benachrichtigungen zu unerlaubten Bewegungen

Sämtliche via GPS erhobenen Daten lassen sich mit einer Fuhrparkverwaltung online abrufen: So hat das Management zu jeder Zeit und von jedem Ort aus den Überblick über die Flotte, kann per Smartphone oder Tablet auch unterwegs kontrollieren und Daten abrufen.

Die Fahrzeugortung erlaubt es zudem, ein digitales Fahrtenbuch für die Vorlage beim Finanzamt zu führen. Dieses hat unter Umständen finanzielle Vorteile gegenüber der Ein-Prozent-Regelung. Auch die Kundenzufriedenheit lässt sich durch die Erfassung der Routendaten erhöhen: So ist es möglich, Abfahrt- und Ankunftsdaten exakt vorherzusagen und transparent zu kommunizieren. Das gilt auch für Verzögerungen, die in Echtzeit kommuniziert werden können. Welche Funktionalitäten im Einzelfall sinnvoll sind, klärt eine Fuhrparkberatung.

Darauf muss beim Fahrzeugmonitoring geachtet werden

Fahrzeugmonitoring

Den Fuhrpark online verfügbar zu machen, erfordert die Datenspeicherung an zentraler Stelle. Hier kommen insbesondere Cloud-Lösungen infrage: Sämtliche erhobenen Informationen fließen in einen externen Datenspeicher und lassen sich per App mobil sowie über stationäre Systeme abrufen. Das wiederum erfordert die Beschäftigung mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unter anderem umfasst diese die Notwendigkeit der Löschung von GPS-Daten nach einem bestimmten Zeitraum. Was genau zu beachten ist, kann eine Fuhrparkberatung klären.

Die Einführung einer Fuhrparkverwaltung online bzw. digital erfordert ein wenig Aufwand im Vorfeld. Der lohnt sich: Ein passendes Fuhrpark Programm macht die Organisation einfacher, die Prozesse effizienter und die Kosten geringer. So lassen sich zum Beispiel Einsparpotenziale finden, indem Reparaturkosten mit weiteren Daten wie Alter und Spritverbrauch in Relation gestellt werden. Hier kann ein Ergebnis sein, dass der Fahrzeugtausch die günstigste Lösung ist. Auch mögliche Gefahrenpunkte kristallisieren sich bei einer Fuhrparkberatung heraus: Kommt es zu bestimmten Zeiten oder durch bestimmte Fahrer vermehrt zu Unfällen, kann ein Blick auf Dienstpläne und Lenkzeiten Optimierungspotenzial eröffnen.

Fazit: Wie findet man durch eine Fuhrparkberatung das optimale Fuhrpark Programm?

Die individuellen Anforderungen an ein Flottenmanagement System variieren je nach Branche, Unternehmens- und Fuhrparkgröße. Ein Fuhrpark Check deckt auf, welche Funktionen unverzichtbar sind, ein kritischer Blick auf die Prozesse zeigt die Bereiche mit Verbesserungsbedarf auf. Eine ausführliche Fuhrparkberatung führt die Verwaltung Schritt für Schritt hin zur passenden Lösung. Baukastensysteme, die sich individuell zusammenstellen lassen, lassen sich dann so nutzen, dass nur die benötigten Einheiten genutzt werden. So hilft der Fuhrpark Check dabei, den Überblick zu behalten und trägt somit letztendlich zur Optimierung von Prozessen und Kosten bei. Eine kostenfreie Fuhrparkberatung lohnt sich somit in allen Fällen.

Fuhrparkberatung

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