Happy Drivers – Warum ein zufriedener Fuhrparkleiter wichtig ist

Fuhrparkmanager sind die Schnittstelle zwischen Fahrern und Unternehmen und dafür verantwortlich, dass alles läuft. Trotzdem haben rund 75 Prozent keinen Arbeitsvertrag für diese Funktion oder sind in ihren Befugnissen eingeschränkt, was nicht selten zu Frust führt. Dabei gibt es jede Menge Möglichkeiten, die Motivation und Entlastung versprechen.

Keine ausreichende Wertschätzung

Sie sorgen dafür, dass die Motoren schnurren und die Mitarbeiter in einem Unternehmen mobil sind: Fuhrparkleiter müssen neben Wissen rund um Fahrzeuge, Finanzierung und Verwaltung auch Einfühlungsvermögen mitbringen. Denn sie stehen direkt mit den Fahrern in Kontakt und kennen deren Bedürfnisse am besten. Gerade heute, wo in vielen Branchen Fahrermangel herrscht, kann ein sensibles Fuhrpark- und Fahrermanagement dazu beitragen, die Fahrer glücklich zu machen und so dauerhaft an das Unternehmen zu binden. Obwohl Fuhrparkleiter so wichtig für den Betrieb sind, erfahren sie oft nicht genug Wertschätzung. Oder sie sind frustriert, weil ihre Befugnisse beschränkt sind. Mit welchen Maßnahmen Unternehmen ihre Fuhrparkleiter unterstützen und motivieren können, erklären wir hier.

Den Wunsch nach Weiterbildung ernst nehmen

Fuhrparkmanagement ist ein Arbeitsfeld, das – im wahrsten Sinne – immer in Bewegung ist und die Mitarbeiter ständig vor neue Herausforderungen stellt. Wer da den Überblick verliert, ist schnell frustriert. Umso wichtiger ist es, Fuhrparkleiter und auch Fahrer durch regelmäßige Schulungen zu unterstützen. Egal, ob es sich um aktuelle Unfallverhütungsvorschriften (UVV), Weiterbildungen (wie zum Dienstwagenfahrer) oder Elektromobilität handelt: Fast zu jedem Thema gibt es Präsenzkurse oder Online-Seminare, unter anderem angeboten vom TÜV, der Dekra oder dem Bundesverband Fuhrparkmanagement e. V. (BVF). Jeder Euro, den ein Unternehmen in das Know-how und damit in die Zufriedenheit der Mitarbeiter steckt, zahlt sich auf lange Sicht aus.

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Prozesse verschlanken

In einem Fuhrpark gibt es die unterschiedlichsten Aufgaben zu erledigen, daher empfiehlt es sich, alle Abläufe regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Wie zum Beispiel die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle bei Fahrern. Manuell durchgeführt, kostet die Erfassung, Ablage und Dokumentation der Daten Zeit und Nerven – diesen Vorgang könnte man durch die Einführung einer elektronischen Kontrolllösung deutlich vereinfachen. 

Doch oft reicht eine Excel-Tabelle nicht mehr aus, um alle Prozesse, die zum großen Teil automatisiert ablaufen, zu überblicken. Um Datenmengen genau zu analysieren, kann eine passende Fuhrparkmanagement-Software für Hilfe sorgen und den Fuhrparkleiter entlasten.

Die Mitarbeiter ins Boot holen

Der Fuhrparkverantwortliche bestimmt in der Regel gemeinsam mit Geschäftsführung und Personalabteilung, welche Marschrichtung das Unternehmen mit dem Fuhrpark verfolgt. Zur Umsetzung hat er die Richtlinienkompetenz. Dazu gehört auch die Dienstwagenordnung (Car Policy), die regelt, wer einen Anspruch auf einen Dienstwagen hat und welche Kriterien für die Wahl der Fahrzeuge gelten. Bei der Car Policy sollte neben der Wirtschaftlichkeit und der Umweltfreundlichkeit auch an die Mitarbeiter gedacht werden: Benefits, zum Beispiel in Form eines Dienstwagens, stärken die Bindung zum Unternehmen. Fuhrparkverantwortliche können dabei als Vorbilder fungieren, indem sie etwa ein kleineres Auto wählen – das spart Kosten und die Umwelt freut sich. 

Darüber hinaus ist es wichtig, die Mitarbeiter rechtzeitig über geplante Änderungen oder Einsparungen zu informieren. Oder einfach mal nach ihrer Meinung zu fragen – wer das Gefühl hat, seine Arbeit aktiv mitgestalten zu können, ist gleich viel motivierter. 

Mit Mobilitätsmix für Abwechslung sorgen

Natürlich ist ein Dienstwagen eine feine Sache, aber gerade in Großstädten liegen die Begehrlichkeiten woanders: Da freuen sich Angestellte eher über eine Bahncard, ein Elektrobike, Carsharing-Optionen oder Taxi-Gutscheine. Fuhrparkleiter sollten daher die Möglichkeit bekommen, Mitarbeitern und Fahrern einen Mix aus verschiedenen Mobilitätsformen anbieten zu können. Ein Modell für die Zukunft, das nicht nur nachhaltig ist, sondern auch für Abwechslung im Alltag sorgt. So wie der Softwarekonzern SAP zeigt, der mit rund 17.000 Dienstwagen einen der größten Fuhrparks in Deutschland unterhält. Dort wünschten sich 94 Prozent der Angestellten, dass der Arbeitgeber aktiv etwas für die Klimaneutralität tut. Aus dem Wunsch entstand das Pilotprojekt „Flexible Mobilität“, das Mitarbeitern (zunächst in Berlin) ein virtuelles Mobilitäts-Jahresbudget für individuelle Lösungen anbietet. 

Dienstrad

Fuhrparkleiter rechtlich absichern

Keine Frage, ein guter und verlässlicher Flottenmanager ist Gold wert. Und trotzdem geht der Bundesverband Fuhrparkmanagement davon aus, dass rund 75 Prozent der Fuhrparkleiter in Deutschland keinen Arbeitsvertrag für diese Funktion haben. Sondern „per Handschlag“ in diesen Job befördert wurden. Was unschöne Konsequenzen haben kann, denn zu den Aufgaben der Fuhrparkleitung gehört auch die Wahrnehmung gesetzlichen Halterhaftung. Sie besagt, dass von einem Fuhrpark keine Gefährdung für Dritte ausgehen darf. Bedeutet: Wenn es keinen richtigen Vertrag gibt, muss der Geschäftsführer im Ernstfall selbst haften. Für beide Seiten keine schöne Situation. Erst ein Arbeitsvertrag, der genau die Aufgaben, Kompetenzen und Haftung dokumentiert, begründet die Verantwortung eines Fuhrparkleiters. 

Vorlagen für den Fuhrpark

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