- Juli 27, 2020
- Lesedauer: 7 Minuten
Kostenlose Excel-Vorlagen helfen dabei, den Fuhrpark einfach zu verwalten. Fuhrparkverantwortliche können mit diesen alle Daten zu Fahrzeugen, Fahrpersonal und Kosten sammeln und so den Überblick behalten. Zusätzlich gibt es weitere digitale Tools zur Fuhrparkverwaltung wie z. B. eine Fuhrparksoftware. FuhrparkleiterInnen können eine Fuhrparkmanagement Software häufig kostenlos testen. In diesem Artikel erhalten Sie: Informationen zu Excel vs. Software, eine kostenlose Excel-Vorlage sowie ein Einblick in eine Fuhrparksoftware.
Das Fuhrparkmanagement mit Excel
Bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel sammeln die Fuhrparkverantwortlichen alle für den Betrieb und den Unterhalt der Fahrzeuge maßgeblichen Kennzahlen. FuhrparkleiterInnen erhalten so einen Überblick über die Fuhrparkdaten. Diese helfen ihnen dann dabei, Analysen und Berichte zu erstellen. Die Excel-Datei dient damit als Entscheidungsbasis, etwa hinsichtlich der Fahrzeugbeschaffung oder der Kostenreduzierung.
Das kann die Fuhrparkverwaltung mit Excel
Es gibt viele verschiedene Arten von Analysen, die man mit Excel in der Fuhrparkverwaltung durchführen kann. Einige Beispiele sind:
- Total Cost of Ownership (TCO): Aufteilung der Kosten pro Fahrzeug und gesamten Fuhrpark, um Kostenblöcke zu erkennen.
- Bestandsaufnahme: Liste aller Fahrzeuge im Fuhrpark sowie Informationen zu den Kauf-, Miet- oder Leasingsverträgen, um die Beschaffung zu planen.
- Wartung und Reparatur: Übersicht über Wartungs- und Reparaturtermine sowie die dazugehörigen Kosten, um die Fahrzeuge instand zu halten.
- Kraftstoffkosten: Dokumentation der Kraftstoffkosten und Kilometerleistung, um Maßnahmen zur Kraftstoffeinsparung zu planen.
Dies sind nur einige Beispiele dafür, was man mit Excel im Fuhrpark-Controlling analysieren kann. Welche Art von Analyse am besten für den Betrieb geeignet ist, hängt von den spezifischen Anforderungen des Fuhrparks ab.
So klappt das Fuhrparkmanagement mit Excel
Wer seinen Fuhrpark mit Excel kostenlos verwalten möchte, trägt im ersten Schritt die wichtigsten Fuhrparkdaten in die Tabelle ein. Diese beinhalten unter anderem das Fahrpersonal, Kontaktadressen, Reparatur- und Wartungstermine sowie Kosten. Im nächsten Schritt können FuhrparkleiterInnen die Excel-Datei mit weiteren Fuhrparkdaten erweiteren und Analysen erstellen.
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Ihre Vorteile
- Kostenlose Excel-Vorlage zur Fuhrparkverwaltung
- Gibt einen Überblick über Kosten, Fahrzeugauslastung und Einsatzplanung
- Vorlage kann für Ihren Fuhrpark angepasst werden
- Kann für weitere Fahrzeuganalysen kopiert werden
Nutzung von Excel-Vorlagen zur Fuhrparkverwaltung
Es gibt einige Dinge, die FuhrparkleiterInnen beachten sollten, wenn sie kostenlose Excel-Vorlagen für die Fuhrparkverwaltung verwenden. Die Excel-Dateien sollten individuell anpassbar sein. FuhrparkleiterInnen brauchen die Option, diese an die eigenen Fuhrparkbedürfnisse anzupassen.
Anleitung zur Nutzung von anderen Excel-Vorlagen:
Laden Sie zuerst die Excel-Vorlage für das Fuhrparkmanagement herunter und speichern sie ab.- Fügen Sie dann die einzelnen Fahrzeuge in die Tabelle ein.
- Nun können Sie einzelne Parameter, wie beispielsweise die Fahrzeugart, das Fahrzeugalter, den Zustand oder die Fahrzeugausstattung hinzugefügt werden.
- Als nächstes sollten Sie eine Spalte mit den Einsatz- und Tourenplanungszeiten hinterlegen, damit Sie eine entsprechende Übersicht zur Fahrzeugnutzung schaffen.
- Eine weitere Spalte sollten Sie für die anfallenden Wartungen und erfolgten Reparaturen anlegen.
- Für die Ersatzplanung können Sie in der Regel jedes Fahrzeug hinterlegen, falls es zu Ausfallzeiten kommt.
- Weiterhin sollten Sie die FahrzeugenutzerInnen mit den aktuellen Kontaktdaten hinterlegen.
- Auch eine Kostenanalyse mit allen vorhandenen Daten sollten Sie in die Excel-Tabelle einfügen.
Vor- und Nachteile von Excel im Fuhrparkmanagement
Die Fuhrparkverwaltung mit Excel-Vorlagen hat ihre Vor- und Nachteile:
Vorteile
- Kostengünstig: Excel ist in vielen Firmen als Programm vorinstalliert
- Anpassbarkeit: Kostenlose Excel-Vorlagen können angepasst und erweitert werden
- Erstellung von Berichten: Excel bietet Werkzeuge zur Erstellung von Berichten für die Fuhrparkverwaltung
- Integration mit anderen Programmen: Excel kann leicht mit anderen Programmen wie Word oder Outlook integriert werden
- Datenanalyse: Excel ermöglicht es, mittels Formeln und Funktionen auf Datenmengen zuzugreifen und diese auszuwerten
Nachteile
- Zeitaufwändig: Einpflegen und Aktualisierung der Daten kostet Zeit
- Limitiert: Fuhrparkprozesse können nur begrenzt abgebildet werden
- Kann nur bestimmte Faktoren gleichzeitig bearbeiten
- Fehleranfällig: Vorallem wenn mehrere Abteilungen an den Tabellen arbeiten
- Unübersichtlich: Gerade bei größeren Fuhrparks und verschiedenen Prozessen
- Unsicher: Wiederherstellung nach Ausfall oder Hacker-Angriff ist schwierig
Statt Excel eine Software einsetzen
Die Fuhrparkverwaltung mit Excel ist zwar kostengünstig, jedoch nicht für jeden Betrieb das passende Tool. Manche Fuhrparkverantwortliche stößen bei Excel-Dateien an ihre Grenzen. Gerade bei mehreren Fahrzeugen, ist ein Überblick schnell verloren. Die Lösung: eine Fuhrparksoftware. Eine Fuhrparksoftware dient speziell der Fahrzeugverwaltung. Die Software bietet eine Reihe von Funktionen, die Fuhrparkverantwortliche im Alltag unterstützen sollen. Das Tool erfasst alle Daten automatisch und erstellt Analysen.
Gründe für den Einsatz einer Fuhrparksoftware
Es gibt mehrere Gründe, warum es sinnvoll sein kann, statt Excel eine spezielle Fuhrparksoftware zur Verwaltung des Fuhrparks zu verwenden:
- Umfassende Funktionalität: Eine Fuhrparksoftware ist in der Regel speziell für die Verwaltung von Fuhrparks entwickelt und bietet daher eine umfassendere Funktionalität als Excel. Dazu gehören zum Beispiel Erinnerungen an Wartungsintervalle, eine Kostenübersicht und Live-Fahrzeugortung.
- Effizienzsteigerung: Eine Fuhrparksoftware erleichtert die Fuhrparkverwaltung, da sie spezielle Funktionen und Werkzeuge bereitstellt, die Zeit und Aufwand bei der Fuhrparkverwaltung reduzieren.
- Bessere Übersicht und Zusammenführung von Daten: Eine Fuhrparksoftware ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen automatisch zusammenzuführen und in Echtzeit auf einer einzigen Plattform zu visualisieren.
- Sicherheit: Eine Fuhrparksoftware verfügt oft über eine bessere Datensicherung und -wiederherstellung als Excel, da sie automatisierte Backups, Sicherungskopien und Verschlüsselung unterstützt.
- Zukunftssicherheit: Eine Fuhrparksoftware ist in der Regel dafür ausgelegt, mit neuen Technologien und Anforderungen Schritt zu halten, wie z.B. die Verwaltung von Elektrofahrzeugen, die Berücksichtigung von Datenschutzregelungen und die Anbindung an andere Systeme.
Kostenlose Fuhrparkmanagement-Software
Es gibt einige kostenlose Fuhrparkmanagement-Software. Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass diese kostenlosen Lösungen in der Regel eingeschränkte Funktionen haben. Kostenpflichtige Versionen besitzen hingegen weitere Funktionen, die in vielen Fällen bereits kleinen Betriebe benötigen. Je nach Funktionsumfang fangen diese Tools bereits bei einem kleinen Preis von 4 Euro an. Wichtig ist, dass FuhrparkleiterInnen die Fuhrparkverwaltungs-Software kostenlos testen können.
Die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet
Der Anbieter Vimcar bietet eine Fuhrparksoftware speziell für klein- und mittelständische Unternehmen an. Die Vimcar Fleet Software beinhaltet verschiedene Funktionen wie z. B. eine Routendokumentation, digitale Führerscheinkontrolle und Stammdatenverwaltung. KundInnen können die Funktionen invidiuell als Pakete zusammenstellen. Dadurch müssen sie für keine Funktionen zahlen, die sie nicht nutzen möchten.
Übersicht über die Funktionen
- Verwaltung: Stammdatenverwaltung, Kostenanalysen, digitale Führerscheinkontrolle & Unterweisung, Aufgaben & Erinnerungen
- GPS: Live-Fahrzeugortung, Routendokumentation, Identifikation des Fahrpersonals
- Digitales Fahrtenbuch: automatische Fahrtenaufzeichnung, finanzamtkonformer PDF-Export
Jetzt Fuhrparkmanagement Software gratis testen!
Verwalten Sie mehrere Fahrzeuge mit Excel, würden aber gerne auf eine digitale Lösung umsteigen? Werfen Sie jetzt einen Blick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet! In unserer unverbindlichen Produktdemo zeigen unsere KollegInnen Ihnen die Fahrzeugverwaltung-Software und erklären, welche Funktionen für Ihren Fuhrpark wertvoll sind. Dabei gehen diese, falls erwünscht, auf die individuellen Herausforderungen und Probleme von Ihrem Fuhrpark ein.
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Einblick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet
Um eine bessere Vorstellung von den Funktionen einer Fuhrparkverwaltungssoftware zu haben, sehen Sie hier ein Webinar zur Fuhrparksoftware:
So treffen Sie die richtige Entscheidung
Ob eine ganzheitliche Software nötig ist oder die Fuhrparkverwaltung mit Excel doch ausreicht, muss individuell ermittelt werden. Wichtig ist dabei, dass VerwalterInnen gemeinsam besprechen, in welchen Bereichen Probleme oder Chancen existieren.
Dabei sollten Fuhrparkveranwortliche sich folgende Fragen stellen:
- Ist das Fachwissen vorhanden, um Excel-Zahlen zu verknüpfen?
- Kommen Probleme bei Analysen auf und wenn ja, welche?
- Wie viele Fahrzeuge und FahrerInnen müssen im Blick behalten werden?
- Ist die Zeit vorhanden, um Excel Analysen selbstständig zu erstellen oder wären automatische Analysen besser?
Bei der Evaluation ist es wichtig, ehrlich gegenüber sich selbst zu sein. Die Fuhrparkverwaltung verlangt Verantwortlichen ein umfangreiches Spezialwissen ab. auch für das Fuhrparkmanagement Excel genutzt wird. Nicht jeder kann und muss dieses haben. Wenn ein digitales Tool wie z. B. eine Fahrzeugverwaltungs-Software dabei helfen kann, sollte der Einsatz in Erwägung gezogen werden.
Vor dem Kauf, Test durchführen
Fällt die Entscheidung zu einem digitalen Tool, sollten FuhrparkleiterInnen die Fuhrparkmanagement-Software kostenlos testen. Dadurch können sie festellen, ob das Tool die nötigen Aufgaben und Probleme löst. Ist das der Fall, muss die Fuhrparkleitung das Budget von der Geschäftsleitung freigegeben bekommen. Auch das Fahrpersonal muss über die Entscheidung informiert werden.
FAQ: Die richtige Fuhrparkverwaltungssoftware finden
1. Wozu braucht man eine kostenlose Software zur Fuhrparkverwaltung?
Eine Fuhrparkverwaltungssoftware ermöglicht eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit, einen Unternehmensfuhrpark per Knopfdruck zu verwalten und alle Außeneinsätze einer Firma zu unterstützen. Eine Fuhrparkmanagersoftware ist ggf. auch kostenlos nutzbar.
2. Was sollte die Software können?
Die Software sollte als digitale Fahrzeugakte nutzbar sein. Digital sind dann alle Daten von jedem Fahrzeug leicht abrufbar. So ist per Knopfdruck ein Überblick über Dokumente, Unfälle und auch Daten zum Gebrauch und Verbrauch eines Fahrzeugs möglich. Darüber hinaus können auch weitere Nutzungsdaten zu jedem Fahrzeug, wie Standzeiten, abgerufen werden. Auch Kosten können so leicht und übersichtlich abgerufen werden.
3. Welche Daten sind für den laufenden Betrieb nutzbar?
Die Daten der Fuhrparkverwaltungssoftware können leicht für die Optimierung von Unternehmensprozessen genutzt werden. So können beispielsweise vorhandene Routen über die Navigation für eine verbesserte Routenplanung leicht genutzt werden. Der Vorteil einer speziellen Software besteht insbesondere darin, die Daten auch in Echtzeit nutzen zu können, um flexibel auf Routenänderungen reagieren zu können. Über eine Terminmanagement-Funktion sind Stand- und Fahrzeiten sehr gut planbar, sodass hier auch auf besondere Anforderungen reagiert werden kann.
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