Fuhrparkverwaltung mit Excel vs. Software

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Kostenlose Excel-Vorlagen helfen dabei, den Fuhrpark einfach zu verwalten. Fuhrparkverantwortliche können mit diesen alle Daten zu Fahrzeugen, Fahrpersonal und Kosten sammeln und so den Überblick behalten. Zusätzlich gibt es weitere digitale Tools zur Fuhrparkverwaltung wie z. B. eine Fuhrparksoftware. FuhrparkleiterInnen können eine Fuhrparkmanagement Software häufig kostenlos testen. In diesem Artikel erhalten Sie: Informationen zu Excel vs. Software, eine kostenlose Excel-Vorlage zur Fuhrparkveraltung sowie ein Einblick in eine Fuhrparksoftware. 

Im Artikel erfahren Sie:

  1. Fuhrparkmanagement mit Excel: Excel-Vorlagen ermöglichen die einfache Verwaltung von Fuhrparkdaten, einschließlich Fahrzeugen, Fahrpersonal und Kosten. Sie bieten Flexibilität für verschiedene Analysen wie Total Cost of Ownership, Bestandsaufnahme, Wartung und Reparatur sowie Kraftstoffkosten.

  2. Vorteile von Excel: Excel ist eine kostengünstige und weit verbreitete Lösung, die besonders für kleine Unternehmen geeignet ist. Sie ermöglicht eine schnelle Erstellung und Anpassung von Tabellen und Berichten.

  3. Grenzen von Excel und Vorteile spezialisierter Software: Bei größeren Fuhrparks oder komplexeren Anforderungen stößt Excel an seine Grenzen. Spezialisierte Fuhrparksoftware bietet umfassendere Funktionen, automatisierte Prozesse, bessere Datensicherheit und Zukunftssicherheit, insbesondere bei der Verwaltung von Elektrofahrzeugen und der Einhaltung von Datenschutzregelungen.

Das Fuhrparkmanagement mit Excel

Bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel sammeln die Fuhrparkverantwortlichen alle für den Betrieb und den Unterhalt der Fahrzeuge maßgeblichen Kennzahlen. FuhrparkleiterInnen erhalten so einen Überblick über die Fuhrparkdaten. Diese helfen ihnen dann dabei, Analysen und Berichte zu erstellen. Die Excel-Datei dient damit als Entscheidungsbasis, etwa hinsichtlich der Fahrzeugbeschaffung oder der Kostenreduzierung. 

Das kann die Fuhrparkverwaltung mit Excel

Fuhrparkverwaltung mit Excel

Es gibt viele verschiedene Arten von Analysen, die man mit Excel in der Fuhrparkverwaltung durchführen kann. Einige Beispiele sind:

  • Total Cost of Ownership (TCO): Aufteilung der Kosten pro Fahrzeug und gesamten Fuhrpark, um Kostenblöcke zu erkennen.
  • Bestandsaufnahme: Liste aller Fahrzeuge im Fuhrpark sowie Informationen zu den Kauf-, Miet- oder Leasingsverträgen, um die Beschaffung zu planen.
  • Wartung und Reparatur: Übersicht über Wartungs- und Reparaturtermine sowie die dazugehörigen Kosten, um die Fahrzeuge instand zu halten.
  • Kraftstoffkosten: Dokumentation der Kraftstoffkosten und Kilometerleistung, um Maßnahmen zur Kraftstoffeinsparung zu planen.
 

Dies sind nur einige Beispiele dafür, was man mit Excel im Fuhrpark-Controlling analysieren kann. Welche Art von Analyse am besten für den Betrieb geeignet ist, hängt von den spezifischen Anforderungen des Fuhrparks ab.

So klappt das Fuhrparkmanagement mit Excel

Wer seinen Fuhrpark mit Excel kostenlos verwalten möchte, trägt im ersten Schritt die wichtigsten Fuhrparkdaten in die Tabelle ein. Diese beinhalten unter anderem das Fahrpersonal, Kontaktadressen, Reparatur- und Wartungstermine sowie Kosten. Im nächsten Schritt können FuhrparkleiterInnen die Excel-Datei mit weiteren Fuhrparkdaten erweiteren und Analysen erstellen. 

Die kostenlose Fuhrpark Excel-Vorlage – eine günstige Alternative

Gerade für kleine Unternehmen stellt das Fuhrparkmanagement mit Excel eine kostengünstige Alternative zur umfassenden Fuhrparkmanagement Software dar. Dabei bietet Excel einige große Vorteile. Das Programm ist nahezu überall vorhanden. Die meisten Mitarbeitenden sind mit der Software vertraut, und zwar sowohl in der aktiven als auch in der passiven Nutzung. Ansprechende Tabellen sind schnell erstell, gegliedert und bei Bedarf über jeden Firmenrechner zu bedienen. Das Fuhrparkmanagement mit Excel lässt sich also schnell und kostengünstig starten. Das ist vor allem für klein- und mittelständische Unternehmen in der Anfangsphase von einem nicht zu unterschätzenden Vorteil.

Hier kostenlose Excel-Vorlage
zur Fuhrparkverwaltung herunterladen!

Ihre Vorteile

  • Kostenlose Excel-Vorlage zur Fuhrparkverwaltung
  • Gibt einen Überblick über Kosten, Fahrzeugauslastung und Einsatzplanung
  • Vorlage kann für Ihren Fuhrpark angepasst werden
  • Kann für weitere Fahrzeuganalysen kopiert werden 

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Fuhrparkverwaltungs Vorlage

Die vielseitigen Anwendungsbereiche von Excel im Fuhrparkmanagement

Die Verwaltung von Stammdaten und Fahrzeugen, Abschreibungen, Fahrpläne, Benzinabrechnungen, Kostenanalysen und viele weitere administrative Tätigkeiten sind mit der kostenlosen Excelsoftware für die Fuhrparkverwaltung bestens zu erledigen. Neben bereits vorgegeben Spalten können von den Verantwortlichen noch weitere Zeilen und Reihen, passend zu den individuellen Anforderungen eingefügt werden. Diese können zur besseren Übersicht farblich eingefärbt oder gebündelt werden. So entsteht in relativ kurzer Zeit eine individuelle Software, die hervorragend für die Verwaltung der eigenen Fahrzeugflotte geeignet ist. Diese Tabellen haben ein großen Wachstumspotential. Neue Fuhrwerke können hier ebenso eingepflegt werden, wie ein ständig wachsender Personalspiegel. Das funktioniert sehr lange, sehr gut. Erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße stößt die Verwaltung mit Excel an ihre Grenzen.

Nutzung von kostenlosen Excel-Vorlagen zur Fuhrparkverwaltung

Es gibt einige Dinge, die FuhrparkleiterInnen beachten sollten, wenn sie kostenlose Excel-Vorlagen für die Fuhrparkverwaltung verwenden. Die Excel-Dateien sollten individuell anpassbar sein. FuhrparkleiterInnen brauchen die Option, diese an die eigenen Fuhrparkbedürfnisse anzupassen. 

Anleitung zur Nutzung von Excel-Vorlagen im Fuhrparkmanagement:

  1. Personen sitzen an einem TischLaden Sie zuerst die Excel-Vorlage für das Fuhrparkmanagement herunter und speichern sie ab.
  2. Fügen Sie dann die einzelnen Fahrzeuge in die Tabelle ein.
  3. Nun können Sie einzelne Parameter, wie beispielsweise die Fahrzeugart, das Fahrzeugalter, den Zustand oder die Fahrzeugausstattung hinzugefügt werden.
  4. Als nächstes sollten Sie eine Spalte mit den Einsatz- und Tourenplanungszeiten hinterlegen, damit Sie eine entsprechende Übersicht zur Fahrzeugnutzung schaffen.
  5. Eine weitere Spalte sollten Sie  für die anfallenden Wartungen und erfolgten Reparaturen anlegen.
  6. Für die Ersatzplanung können Sie in der Regel jedes Fahrzeug hinterlegen, falls es zu Ausfallzeiten kommt.
  7. Weiterhin sollten Sie die FahrzeugenutzerInnen mit den aktuellen Kontaktdaten hinterlegen.
  8. Auch eine Kostenanalyse mit allen vorhandenen Daten sollten Sie in die Excel-Tabelle einfügen.

Die Grenzen einer kostenlosen Fuhrpark Excel-Vorlage

Bei allen Vorteilen einer Excel basierten Fuhrparkverwaltung, bei größeren Unternehmen oder großen Fahrzeugflotten ist das Fuhrparkmanagement mit Excel bald nicht mehr ausreichend. Denn mit der Größe des Unternehmens steigen auch die Anforderungen an eine moderne Fuhrparkverwaltung. Da geht es längst nicht mehr nur um die administrative Verwaltung – welches Fahrzeug wird wann, von wem und wie weit gefahren. Zur modernen Fuhrparkverwaltung gehören unter anderem Live-Fahrzeugortung via GPS, eine lückenlose elektronische Routendokumentation oder auch die digitale Führerscheinkontrolle.

Die Datenmenge wird also mit dem Unternehmen und dem Fuhrpark immer größer.  Ein weiterer Grund, aus dem die meist händische Verwaltung via Excel schnell an ihre Grenzen kommt. Die langen und sehr breiten Tabellen sind unübersichtlich, Mitarbeitende verlieren den Überblick, machen Fehler oder tragen Daten erst gar nicht ein. Aus diesem Grund ist gerade bei einem großen Fuhrpark dringend auf höchstmögliche Automatisierung der Dateneingabe zu achten. Anforderungen, die eine moderne Fuhrparkverwaltungssoftware mit GPS-Anbindung bietet.

Erfolgreiche Fuhrparkverwaltung mit Excel: Tipps und Tricks für optimale Ergebnisse

Fuhrpark Excel VorlageEine Tabelle ist nur so gut wie ihre Datengrundlage. Diese Daten werden vor allem von Mitarbeitern in Excel-Tabellen eingetragen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Tabellen entsprechend übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet werden. Excel bietet dafür eine Vielzahl von Funktionen. Zum Beispiel können Spalten und Zeilen gruppiert werden, Daten können auf Knopfdruck angezeigt oder ausgeblendet werden, Reihen können fixiert und Tabellenblätter miteinander verknüpft werden. Besonders praktisch ist dies, wenn bestehende Tabellen in eine neu anzulegende Exceldatei integriert werden. Auf diese Weise werden beispielsweise Mitarbeiterstammdaten automatisch aus den Personalakten in die Fuhrparkverwaltung übertragen.

Bei der Erstellung von Kalkulations- und Verwaltungstabellen ist es auch wichtig, dass die jeweilige Software jederzeit erweiterbar ist. Es ist wichtig, dass sich diese Erweiterungen nahtlos in den Arbeitsablauf integrieren, sodass Mitarbeiter und Nutzer gleichermaßen davon profitieren.

Vor- und Nachteile von Excel im Fuhrparkmanagement

Die Fuhrparkverwaltung mit Excel-Vorlagen hat ihre Vor- und Nachteile:

Vorteile

  • Kostengünstig: Excel ist in vielen Firmen als Programm vorinstalliert
  • Anpassbarkeit: Kostenlose Excel-Vorlagen können angepasst und erweitert werden
  • Erstellung von Berichten: Excel bietet Werkzeuge zur Erstellung von Berichten für die Fuhrparkverwaltung 
  • Integration mit anderen Programmen: Excel kann leicht mit anderen Programmen wie Word oder Outlook integriert werden
  • Datenanalyse: Excel ermöglicht es, mittels Formeln und Funktionen auf Datenmengen zuzugreifen und diese auszuwerten

Nachteile

  • Zeitaufwändig: Einpflegen und Aktualisierung der Daten kostet Zeit 
  • Limitiert: Fuhrparkprozesse können nur begrenzt abgebildet werden
  • Kann nur bestimmte Faktoren gleichzeitig bearbeiten
  • Fehleranfällig: Vorallem wenn mehrere Abteilungen an den Tabellen arbeiten
  • Unübersichtlich: Gerade bei größeren Fuhrparks und verschiedenen Prozessen
  • Unsicher: Wiederherstellung nach Ausfall oder Hacker-Angriff ist schwierig 

Statt Excel eine Software einsetzen

Fuhrparksoftware auf Tablet geöffnetDie Fuhrparkverwaltung mit Excel ist zwar kostengünstig, jedoch nicht für jeden Betrieb das passende Tool. Manche Fuhrparkverantwortliche stößen bei Excel-Dateien an ihre Grenzen. Gerade bei mehreren Fahrzeugen, ist ein Überblick schnell verloren. Die Lösung: eine Fuhrparksoftware. Eine Fuhrparksoftware dient speziell der Fahrzeugverwaltung. Die Software bietet eine Reihe von Funktionen, die Fuhrparkverantwortliche im Alltag unterstützen sollen. Das Tool erfasst alle Daten automatisch und erstellt Analysen. 

Gründe für den Einsatz einer Fuhrparksoftware

Es gibt mehrere Gründe, warum es sinnvoll sein kann, statt Excel eine spezielle Fuhrparksoftware zur Verwaltung des Fuhrparks zu verwenden:

  • Umfassende Funktionalität: Eine Fuhrparksoftware ist in der Regel speziell für die Verwaltung von Fuhrparks entwickelt und bietet daher eine umfassendere Funktionalität als Excel. Dazu gehören zum Beispiel Erinnerungen an Wartungsintervalle, eine Kostenübersicht und Live-Fahrzeugortung.
  • Effizienzsteigerung: Eine Fuhrparksoftware erleichtert die Fuhrparkverwaltung, da sie spezielle Funktionen und Werkzeuge bereitstellt, die Zeit und Aufwand bei der Fuhrparkverwaltung reduzieren.
  • Bessere Übersicht und Zusammenführung von Daten: Eine Fuhrparksoftware ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen automatisch zusammenzuführen und in Echtzeit auf einer einzigen Plattform zu visualisieren.
  • Sicherheit: Eine Fuhrparksoftware verfügt oft über eine bessere Datensicherung und -wiederherstellung als Excel, da sie automatisierte Backups, Sicherungskopien und Verschlüsselung unterstützt.
  • Zukunftssicherheit: Eine Fuhrparksoftware ist in der Regel dafür ausgelegt, mit neuen Technologien und Anforderungen Schritt zu halten, wie z.B. die Verwaltung von Elektrofahrzeugen, die Berücksichtigung von Datenschutzregelungen und die Anbindung an andere Systeme.

Der Wechsel von Excel zu einer kostenlosen Fuhrparkmanagement-Software

Die Umstellung von Excel auf kostenlose Fuhrparkmanagement-Software bietet viele Vorteile. Die meisten Prozesse, die Sie bisher in Excel manuell durchführen werden mussten, werden automatisiert. Das ist effizienter und spart Zeit. Zusätzlich werden Fehler reduziert, die durch die manuelle Erfassung auftreten können. Die Daten für Ihre Analyse und Ihre Planung werden zuverlässiger. Und falls Ihr Fuhrpark noch wächst, kann die kostenlose Software besser mit dieser Skalierung umgehen als die herkömmlichen Excel-Tabellen.

Durch die effizientere Verwaltung von Fahrzeugen und Ressourcen können potenziell Kosten eingespart werden: durch bessere Routenplanung, optimierten Kraftstoffverbrauch oder durch die Vermeidung von unnötigen Wartungskosten.

Starten Sie kostenlos mit unserem Partner Avrios

Unser Partner Avrios bietet Ihnen für einen Wechsel von Excel-Dateien zu einer ersten digitalen Fuhrparkmanagement-Software eine kostenlose Lösung an. Als Einstieg. Arbeiten Sie mit zentralen Fuhrparkdaten und automatisierten Prozessen. Sie verringern Fehler und sparen Zeit. Avrios Free erleichtert Ihnen mit eingeschränkten erweiterten Funktionen das Kennenlernen und das Testen weiterer Avrios Software-Pakete.

Übersicht über die Funktionen

  • Verwaltung: Stammdatenverwaltung, Kostenanalysen, digitale Führerscheinkontrolle & Unterweisung, Aufgaben & Erinnerungen
  • GPS: Live-Fahrzeugortung, Routendokumentation, Identifikation des Fahrpersonals
  • Digitales Fahrtenbuch: automatische Fahrtenaufzeichnung, finanzamtkonformer PDF-Export  
Vimcar Fleet Produkte

Jetzt Fuhrparkmanagement Software gratis testen!

Verwalten Sie mehrere Fahrzeuge mit Excel, würden aber gerne auf eine digitale Lösung umsteigen? Werfen Sie jetzt einen Blick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet! In unserer unverbindlichen Produktdemo zeigen unsere KollegInnen Ihnen die Fahrzeugverwaltung-Software und erklären, welche Funktionen für Ihren Fuhrpark wertvoll sind. Dabei gehen diese, falls erwünscht, auf die individuellen Herausforderungen und Probleme von Ihrem Fuhrpark ein. 

Erhalten Sie Einblick in Vimcar Fleet

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Einblick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet

Um eine bessere Vorstellung von den Funktionen einer Fuhrparkverwaltungssoftware zu haben, sehen Sie hier ein Webinar zur Fuhrparksoftware: 

So treffen Sie die richtige Entscheidung

Ob eine ganzheitliche Software nötig ist oder die Fuhrparkverwaltung mit Excel doch ausreicht, muss individuell ermittelt werden. Wichtig ist dabei, dass VerwalterInnen gemeinsam besprechen, in welchen Bereichen Probleme oder Chancen existieren. 

Dabei sollten Fuhrparkveranwortliche sich folgende Fragen stellen:

  • Ist das Fachwissen vorhanden, um Excel-Zahlen zu verknüpfen? 
  • Kommen Probleme bei Analysen auf und wenn ja, welche? 
  • Wie viele Fahrzeuge und FahrerInnen müssen im Blick behalten werden? 
  • Ist die Zeit vorhanden, um Excel Analysen selbstständig zu erstellen oder wären automatische Analysen besser?
 

Bei der Evaluation ist es wichtig, ehrlich gegenüber sich selbst zu sein. Die Fuhrparkverwaltung verlangt Verantwortlichen ein umfangreiches Spezialwissen ab. auch für das Fuhrparkmanagement Excel genutzt wird. Nicht jeder kann und muss dieses haben. Wenn ein digitales Tool wie z. B. eine Fahrzeugverwaltungs-Software dabei helfen kann, sollte der Einsatz in Erwägung gezogen werden.

Vor dem Kauf, Test durchführen

Person schreibt am Laptop

Fällt die Entscheidung zu einem digitalen Tool,  sollten FuhrparkleiterInnen die Fuhrparkmanagement-Software kostenlos testen. Dadurch können sie festellen, ob das Tool die nötigen Aufgaben und Probleme löst. Ist das der Fall, muss die Fuhrparkleitung das Budget von der Geschäftsleitung freigegeben bekommen. Auch das Fahrpersonal muss über die Entscheidung informiert werden. 

FAQ: Die richtige Software zur Fuhrparkverwaltung finden

1. Wozu braucht man eine kostenlose Software zur Fuhrparkverwaltung?

Eine Software zur Fuhrparkverwaltung ermöglicht eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit, einen Unternehmensfuhrpark per Knopfdruck zu verwalten und alle Außeneinsätze einer Firma zu unterstützen. Eine Fuhrparkmanagersoftware ist teilweise auch kostenlos nutzbar, wie z. B. bei dem Anbieter Avrios.

2. Was sollte die Software können?

Die Software sollte als digitale Fahrzeugakte nutzbar sein. Digital sind dann alle Daten von jedem Fahrzeug leicht abrufbar. So ist per Knopfdruck ein Überblick über Dokumente, Unfälle und auch Daten zum Gebrauch und Verbrauch eines Fahrzeugs möglich. Darüber hinaus können auch weitere Nutzungsdaten zu jedem Fahrzeug, wie Standzeiten, abgerufen werden. Auch Kosten können so leicht und übersichtlich abgerufen werden.

3. Welche Daten sind für den laufenden Betrieb in der Fuhrparkverwaltung nutzbar?

Die Daten der Fuhrparkverwaltungssoftware können leicht für die Optimierung von Unternehmensprozessen genutzt werden. So können beispielsweise vorhandene Routen über die Navigation für eine verbesserte Routenplanung leicht genutzt werden. Der Vorteil einer speziellen Software besteht insbesondere darin, die Daten auch in Echtzeit nutzen zu können, um flexibel auf Routenänderungen reagieren zu können. Über eine Terminmanagement-Funktion sind Stand- und Fahrzeiten sehr gut planbar, sodass hier auch auf besondere Anforderungen reagiert werden kann.

2 Antworten

    1. Hallo Herr Glee,

      vielen Dank für Ihre Anfrage und entschuldigen Sie die späte Rückmeldung. Mein Kollege wird sich schnellstmöglich bei Ihnen melden.

      Herzliche Grüße,
      Nora Emig
      Vimcar Boxenstopp Team

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