Fuhrparkverwaltung mit Excel vs. Software

In vielen Unternehmen läuft die Fuhrparkverwaltung noch über Excel-Listen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Einige scheuen den vermeintlichen Aufwand, den eine Umstellung auf ein neues System mit sich bringen soll. Andere schätzen es, dass sie für die Fuhrparkverwaltung Excel Vorlagen kostenlos erhalten. Dabei kann man bereits vor dem Kauf eine Fuhrparkmanagement Software kostenlos – und sich Excel in Zukunft sparen.

Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen: die Vorteile einer Verwaltungssoftware gegenüber Excel

Fuhrparkverwaltung mit Excel
Die Fuhrparkverwaltung mit Excel ist bei einem Fuhrpark mit mehreren Fahrzeugen schnell chaotisch.

Excel ist zweifellos ein nützliches Programm und bei den meisten Unternehmen ist es im Geschäftsalltag ein hilfreiches Tool. So gibt es für die Fuhrparkverwaltung mit Excel kostenlose Beispiele im Netz, die Fuhrparkleiter übernehmen und mit individuellen Parametern erweitern können. Viele Unternehmen arbeiten so – und machen sich damit mehr Aufwand als notwendig wäre. Denn in vielen Fällen ist das Fuhrparkmanagement mit Excel kostenlos, aber zeitraubend. Es gibt außerdem übersichtlichere Möglichkeiten, Fahrzeuge, Auslastungen und Routen zu verwalten. Was viele nicht wissen: Die Nutzung von Excel kann auch rechtliche Risiken nach sich ziehen.

Die Software ist schlicht und einfach nicht für die komplexe Datenverarbeitung ausgelegt, die ein Fuhrpark mit sich bringt. Die Tabellenkalkulation verarbeitet Daten mit maximal zwei bestimmenden Faktoren – nicht mehr. Sie kann keine komplexen und vor allem dynamischen Prozesse verwalten. Die Nutzung von Excel für die Fuhrparkverwaltung ist damit nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mit einem hohen Fehlerpotenzial verbunden.

Stattdessen lässt sich die Fuhrparkverwaltung kostenlos mit einer Softwarelösung testen und langfristig effizienter steuern sowie organisieren. Das hat zahlreiche Vorteile, spart Zeit und nicht nur aufgrund der freien Verfügbarkeit letztendlich Geld.

Fuhrparkverwaltung kostenlos organisieren: Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software

Kosten in Vimcar Fleet
Die Kostenübersicht in der Fuhrparksoftware Vimcar Fleet.

Nur auf den ersten Blick scheint die Fuhrparkverwaltung mit Excel kostenlos zu sein – auf den zweiten ist sie mit unnötigen Aufwendungen verbunden. Haben Sie schon einmal versucht, einen Fuhrpark mit mehr als 100 Fahrzeugen via Excel im Griff zu behalten? Wahrscheinlich ist es Ihnen nicht gelungen. Spezielle Fuhrparkverwaltungsprogramme sind für exakt diese Zwecke ausgelegt.

Sie bieten umfangreiche Voreinstellungen, erinnern an fällige Leasingraten, Inspektionen und Werkstatttermine. Mithilfe einer GPS-Steuerung behält der Fuhrparkleiter sämtliche Fahrzeuge in Echtzeit im Blick. Die Daten fließen automatisiert in die Software ein und lassen sich anschließend einfach auswerten und weiterverarbeiten. Mit einer integrierten Routendokumentation können Unternehmen so zum Beispiel Stundenzettel generieren und behalten Arbeits- sowie Anwesenheitszeiten im Blick. Die Fuhrparkmanagement Software unterstützt so auch bei der Arbeitszeiterfassung.

Ein weiterer Vorteil gegenüber der Fuhrparkverwaltung mit Excel Vorlagen, die kostenlos erhältlich sind: Fuhrparkleiter nutzen lediglich ein Programm für zahlreiche Aufgaben. Die Tabellenkalkulation ist beispielsweise keine Kalenderverwaltung. Termine und Erinnerungen werden daher in ein separates System eingetragen, das aufgrund fehlender Schnittstellen keine Daten an Excel weiterleitet. Die Laufleistung der Flotte wird dagegen oftmals in einer Datenbank des Tankkartenanbieters gespeichert, die ebenfalls nicht mit Excel verbunden ist. So nutzen Sie eine Vielzahl einzelner Programme – zulasten der Übersicht und der Sicherheit. Sie müssen jedes System im Auge behalten, eigene Sicherheitsoptionen und Zugriffsrechte festlegen.

Fuhrparkverwaltung kostenlos testen: So funktioniert der Umstieg auf die Fuhrparkverwaltungssoftware

Die Kostenstatistik in Vimcar Fleet
Die Kostenstatistik in der Fuhrparksoftware Vimcar Fleet.

Selbst wenn Sie nur einen kleinen Fuhrpark verwalten, geht bei Nutzung von Excel schnell die Übersicht verloren. Beim Umstieg auf eine Fuhrparkverwaltungssoftware gilt es daher, sämtliche notwendigen Daten in das System einfließen zu lassen. Das hört sich aufwendiger an, als es in der Praxis tatsächlich ist. Die meisten auf dem Markt erhältlichen Programme sind intuitiv bedienbar und mit zahlreichen Automatisierungsfunktionen versehen. So lassen sich die in Excel vorhandenen Daten meist einlesen. Das spart Zeit und verhindert Fehler. Befinden sich die Daten einmal im System, arbeitet es praktisch von alleine.

Leistungsstarke Systeme gibt es bereits für wenig Investitionen. Oftmals erhält man für einen Testzeitraum die Fuhrparkmanagement Software kostenlos und zahlt im Anschluss eine geringe monatliche Gebühr. Alternativ kaufen Fuhrparkleiter das Programm nach der Probephase.

Es ist ratsam, sich vor der Testphase mit den Funktionsumfängen der verschiedenen Systeme vertraut zu machen. Dafür sollten Fuhrparkleiter im ersten Schritt ein Pflichtenheft anlegen: Welche Optionen werden benötigt, worauf kann auch langfristig verzichtet und somit beim späteren Kauf Geld gespart werden? Weiß der Fuhrparkleiter genau, welche Funktionen notwendig sind, spart er viel Zeit bei der Suche nach der passenden Lösung:

Fazit: Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen und sparen

Zeit ist bekanntlich Geld. Mit einer cleveren Planung sparen Fuhrparkleiter beides. Mit endlos langen Excel-Listen hantieren, gleichzeitig den Terminplaner im Auge behalten, um schließlich doch wichtige Parameter übersehen – dieses Szenario gehört mit einer passenden Fuhrparkverwaltungssoftware der Vergangenheit an. Eine zu dem Unternehmen passende Lösung spart viel Aufwand. Der Umstieg ist dank verschiedener Schnittstellen zu vorhandenen Programmen einfach. Dazu zählt in vielen Fällen auch Excel.

Denn: Das Fuhrparkmanagement mit Excel ist nicht kostenlos, sondern verschenkt im Gegenteil viel Geld und Fuhrparkleiter vergeuden hohe Einsparpotenziale. So können mithilfe einer Softwarelösung etwa Kostenfresser aufgedeckt, Fahrt- und Einsatzzeiten optimiert sowie letztendlich die Zufriedenheit von Kunden, Partnern und Mitarbeitern erhöht werden. Last, but not least, sind die Programme Helfer für das Einhalten der Rechtssicherheit. Fuhrparkleiter können wichtige Protokolle für die Unfallverhütungsvorschriften wie z. B. die Führerscheinkontrolle hinterlegen. 

Webinar zur Fuhrparksoftware Vimcar Fleet

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