In jedem Fuhrpark ist die Schlüsselverwaltung ein wichtiges Instrument der Logistik. Je mehr Fahrzeuge in dem Fuhrpark existieren, desto aufwendiger kann sich die Verwaltung der Schlüssel gestalten. Es gibt jedoch intelligente Instrumente, mit denen die Verwaltung der Schlüssel ohne einen hohen Zeitaufwand gestaltet werden kann. Neben dem klassischen Schlüsselschrank können Schlüssel einfach und effektiv elektronisch mit einer Software verwaltet werden.

Rezeptionistin übergibt Schlüssel an einen Mitarbeiter.
Ein Schlüssel wird händisch an einen Mitarbeiter übergeben.

Schlüsselverwaltung Fuhrpark​

Die Verwaltung der Autoschlüssel in einem mittleren oder größeren Fuhrpark kann das Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Dies gilt vor allem dann, wenn die Fahrzeuge in ihrem Typ identisch sind. In diesem Fall unterscheiden sich die Schlüssel in der Regel nicht. Das Fahrzeugkennzeichen kann an jedem Schlüssel befestigt werden. So ist eine eindeutige Zuordnung möglich. Dennoch ist es wichtig, dass das Auffinden der Schlüssel so einfach wie möglich gestaltet wird. In einem Schlüsselkasten ist die Kennzeichnung der einzelnen Schlüssel einfach und mit hoher Effizienz möglich. Dennoch sollte das Unternehmen ein System für die Aufbewahrung der Schlüssel erarbeiten, das alle Mitarbeiter kennen. Nur dann ist es möglich, die Schlüsselbox effektiv und ohne langes Suchen zu nutzen.

Aspekte der Sicherheit bei der Verwaltung von Schlüsseln​

Die übersichtliche Aufbewahrung der Schlüssel ist nur eine wichtige Funktion der Schlüsselbox. Zu beachten ist auch der Sicherheitsaspekt. Oftmals werden Fahrzeuge, die in einem Fuhrpark abgestellt sind, nicht aufgebrochen. Die Fahrzeugdiebe suchen gezielt nach den Schlüsseln. So lassen sich die Autos einfacher entwenden. Wegfahrsperren oder Alarmanlagen können umgangen werden, wenn ein unrechtmäßiger Besitzer den Schlüssel an sich nimmt. Somit ist der Sicherheitsaspekt bei der Aufbewahrung der Schlüssel sehr wichtig. In einem modernen Schlüsselkasten für das Auto gibt es Sicherheitsmechanismen, die nicht so einfach umgangen werden können. Die Fahrzeugschlüssel bleiben unter Verschluss, bis sie benötigt werden. Nicht alle Mitarbeiter haben Zugang zu den Schlüsseln. Wenn ein Fahrzeug benötigt wird, bekommt der jeweilige Mitarbeiter die Berechtigung, den Schlüssel aus der Box zu entnehmen. Alle Schlüsselübergaben werden protokolliert. Der Mitarbeiter, der das Fahrzeug übernimmt, ist für die ordnungsgemäße Rückgabe der Schlüssel verantwortlich.

Schlüsselkasten für das Auto - der Trend zur Digitalisierung

Person nutzt digitale Schlüsselverwaltung auf dem Smartphone.
Ein Fahrer schließt auf seinem Smartphone mit einem digitalen Schlüssel seinen Firmenwagen.

Die Digitalisierung hat in nahezu allen Bereichen des Lebens Einzug gehalten. Dies betrifft auch die Struktur und die Arbeit vieler Unternehmen. Im Zuge der Digitalisierung besteht die Möglichkeit, eine elektronische Schlüsselbox für die Verwaltung des Fuhrparks zu nutzen. Eine elektronische Schlüsselverwaltung ist für die Mitarbeiter zunächst eine Umstellung, auf die sie vorbereitet werden müssen. Im Rahmen von Schulungen und Weiterbildungen werden die Grundlagen vermittelt. In jedem Fall ist die elektronische Schlüsselbox eine Investition, die sich auszahlt. Beide Aspekte, also die Verwaltung der Schlüssel und die Sicherheit sind bei der Aufbewahrung von Schlüsseln in der elektronischen Schlüsselbox höher als bei den klassischen Methoden. Der Zugriff kann ebenso elektronisch gesteuert werden wie die Verwahrung. Mitarbeiter, die keinen Zugang zu den Fahrzeugen haben, können das elektronische System nicht nutzen. Die Schlüssel sind sicher verwahrt. Diebstähle oder eine unrechtmäßige Nutzung der Schlüssel sind deutlich erschwert.

Funktionsweise der elektronischen Schlüsselverwaltung

Die Funktionsweise der elektronischen Schlüsselverwaltung ist so einfach und komfortabel, dass der Trend in immer mehr Unternehmen dahin geht, die Verwaltung der Schlüssel zu digitalisieren. Die intelligente Anordnung und Verwaltung der Schlüssel erlaubt eine Herausgabe per Knopfdruck. In den angeschlossenen PC wird eingegeben, welches Fahrzeug benötigt wird. Das System sucht den Schlüssel selbstständig heraus. Für eine effektive Benutzung ist es notwendig, zunächst alle Schlüssel ordnungsgemäß einzulegen. Dies gilt auch für neue Fahrzeuge und solche, die aus dem Fuhrpark entfernt werden. Nur wenn alle Schlüssel ordnungsgemäß in dem elektronischen System angelegt sind, kann die intelligente Verwaltung der Schlüssel den Prozess erleichtern.

Erweiterung des Systems ist möglich

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die elektronische Verwaltung der Schlüssel auf andere Bereiche ausgedehnt werden kann. So ist es möglich, auch Schlüssel für Gebäude einzupflegen. Die Integration in ein Zutrittssystem, das bereits vorhanden oder im Ausbau befindlich ist, kann ebenfalls realisiert werden.

Vergleich Anbieter Schlüsselmanagement: ein digitaler Schlüssel für alles

Mit digitalen Lösungen wird der Autoschlüssel rund um die Uhr für viele Mitarbeiter verfügbar. Das bedeutet besseres Flottenmanagement und flexiblere Tourenplanung. Welche Anbieter es gibt und für wen sich welche Lösung lohnt, erfahren Sie hier.

Digitales Schlüsselmanagement erleichtert vieles im Flottenmanagement. Das gilt nicht nur für einen großen Fuhrpark, sondern selbst dann, wenn das Unternehmen nur wenige Fahrzeuge besitzt, diese aber zu jeder Zeit unterschiedlichen Mitarbeitern überlassen möchte. Verwirrende Schlüsselbretter mit dutzenden von konventionellen Schlüsseln gehören mit den digitalen Lösungen der Vergangenheit an. Die Digitalisierung macht Mobilitätsnutzung, Betrieb, Abrechnung und Wartung der Fahrzeuge umfassend planbar. Sie vernetzt Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge auf einer Plattform und soll dazu beitragen, die Steuerung der Flotte zu optimieren. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Alle Fahrzeuge sind ausgelastet und die Übergabe ist dank beliebig viele Schlüssel nicht auf einen Standort beschränkt. Zusätzlich kann das System je nach Bedarf an die jeweiligen Bedingungen angepasst werden.

Wie funktioniert das mit dem digitalen Schlüsseln?

Schlüsselbox von flinkey
Die flinkey Schlüssebox ist teil des Fleet Share Pakets von Vimcar.

Das digitale Schlüsselmanagement verbindet in der Regel eine kleine Box im Fahrzeug oder die Smartphone App und zugewiesene PKW über eine Cloud. Der Flottenmanager weist einem Fahrer für seine Tour ein Fahrzeug zu – mit einem personalisierten und geschützten digitalen Schlüssel. Nun kann der Fahrer mit seinem Smartphone oder anderen technischen Mitteln das zugewiesenen Fahrzeug öffnen, das ihn über Sensoren als erkennt. Über die App werden Zugangsberechtigungen für Fahrzeuge mit wenigen Klicks zugeteilt. So macht es etwa der Experte Witte Automotive mit seinem System Flinkey. Je nach Wahl des Systems lassen sich die digitalen Lösungen für kleinere bis größere Flotten mit keinem oder geringem Installationsaufwand integrieren. Unterstützt werden bei Witte Fahrzeuge ab 2003 – und zwar unabhängig vom Originalausrüstungshersteller. Vimcar wird bald als Addon die Witte Box anbieten und damit über ein modernes digitales Schlüsselmanagement verfügen.

Vorteile des Schlüsselmanagements

Witte Automotive stattet bestehende Flotten mit Retrofit-Lösungen für das Schlüsselmanagement aus, um auch sie für neue Anwendungsfälle der Zukunft, von Logistik bis zu Shared Mobility, nutzbar zu machen. Ein weiterer großer Vorteil: Flinkey ist das einzige digitale Schlüsselmanagementsystem für Autos, das keine Konfiguration in Bezug auf CAN-Integration oder Demontage von Autoschlüsseln erfordert. Fahrzeuge lassen sich so von jeder Person innerhalb weniger Minuten aktivieren. Ein weiterer Trumpf der Witte Box Flinkey: Um Schlüssel zu validieren, funktioniert Flinkey an jedem Ort. Anders als bei anderen Anbietern online und sogar offline. Natürlich lassen sich die während der Fahrt erhobenen Fahrzeugdaten nutzen. Eine Dongle-Erweiterung erfasst telematische Daten des Fahrzeugs ohne weiteres Nachrüsten der Box. Damit lassen sich fahrzeugspezifische Daten automatisch in Echtzeit erheben, die für verschiedene Analysezwecke im Rahmen des Flottenmanagements genutzt werden können.

So funktioniert flinkey

Erfahren Sie mehr zu dem digitalen Schlüsselmanagement, dass flinkey in Kooperation mit Vimcar als das Paket „Fleet Share“ anbietet. Neben der Schlüsselverwaltung wird auch die Fahrzeugbuchung online abgewickelt und schafft so mehr Transparenz über die Fahrzeugauslastung. 


Studien bestätigen Trend

Die Statistiken über Shared Mobility Services in Deutschland und international zeigen vor allem eines: starkes Wachstum. Das unterstreicht eine PwC-Studie aus dem vergangenem Jahr nach der der Markt für Mobility as a Service in den USA, Europa und China bis 2030 ein Volumen von 1,4 Trillionen US-Dollar erreicht. Die zwischen 1980 und den späten 1990er Jahren Geborenen, die sogenannten Millennials, machen bis dahin über 50 Prozent der Weltbevölkerung aus. Sie erwarten, dass Mobilität personalisiert, nahtlos integriert, multimodal und on-demand funktioniere. Doch um eine einwandfreie Nutzererfahrung zu gewährleisten, müssen Service Provider besonderen Wert auf eine leistungsfähige Technologie ihrer Dienste legen. Die Idee des schlüssellosen Autos, das per Telefon öffnet, stammt übrigens aus Japan. Schon 2008 zeigten Nissan und Sharp in Tokio einen Prototyp mit neuer Technologie. Damals war das Interesse jedoch noch gering. Durch das kommerziellen Car-Sharing hat sich der virtuelle Autoschlüssel bis jetzt weitgehend durchgesetzt. Auch die Autobranche setzt bei den neuesten Modellen mittlerweile auf digitale Autoschlüssel.

Weitere Anbieter auf dem Markt

Invers

Nach eigenen Angaben sind die Siegener weltweite Marktführer für neue Mobilitätsdienstleistungen. Sie beliefern große Carsharing Unternehmen mit ihrer Technologie. Shared Mobility OS und die Hardware werden in Deutschland entwickelt und produziert. Unzufrieden mit der lästigen Übergabe von Autoschlüsseln bei geteilten Fahrzeugen, entwickelte der Elektroingenieur 1993 Uwe Latsch eine technische Lösung für das Problem – das erste automatische Carsharing-System. Die Technik Mobility OS wird weltweit in allen etablierten Betriebsmodellen eingesetzt und bietet individuelle Möglichkeiten der Ausgestaltung und Kombination. Allerdings zielt Invers mit seinem Angebot eher auf Großkunden mit vielen KFZ ab.

Huf Secure Mobile

Die sogenannte SixSense Lösung von Huf beinhaltet eine Mobile App, die das Suchen und Buchen eines Fahrzeuges erlaubt – und sie fungiert als digitaler Schlüssel. So kann der Schlüssel ebenso wie weitere Rechte digital vergeben und an andere Personen übermittelt werden. Wenn der Nutzer seine Rechte erhalten hat, kann er das Fahrzeug mittels Smartphone öffnen, starten und schließen. Der Fahrer benutzt einfach die Mobile App auf seinem Smartphone um das Fahrzeug zu bedienen. Es kann ein Smartphone sein, ein anderes mobiles Endgerät oder zukünftig auch ein Wearable. Auch dieses Angebot richtet sich eher an größere Flotten.

Ota Keys

as Joint-Venture mit Sitz in Brüssel wurde von Continental und dem Automobil-Service-Unternehmen D’Ieteren gegründet. Die Technik lässt sich sowohl in Firmen-Flotten, bei Car-Sharing-Unternehmen wie auch bei Mietwagen-Firmen einsetzen. Die Verwaltung läuft über eine Flottenplattform, die Berichts- und Exportfunktionen enthalten. Mit derAPI und ihrer erweiterten Dokumentation ist eine IT-Integration ein Kinderspiel. Der Anbieter richtet sich an Großkunden.

Ibiola Solutions

„Wir sind der Pionier auf dem Gebiet der Mobilitätslösungen in Österreich.“ So stellt sich Ibiola Solutions auf seiner Website vor. Das Portfolio reicht vom Elektronisches Fahrtenbuch, komplexen Fuhrpark-Management Systemen bis hin zu Lösungen für Anbieter von Car-, Bike- und Scooter-Sharing. Das österreichische Unternehmen stellt Kunden eine App für die gängigen Betriebssysteme iOS und Android zur Verfügung, um das Fahrzeug ohne Schlüssel oder Karte via Bluetooth öffnen zu können. Das Besondere: Die vielseitigen Carsharing Lösungen können im Prinzip ab dem ersten Fahrzeug angeboten werden – und individualisiert angepasst werden.

Vispiron (Carsync)

Auch her läuft alles digital: Mit wenigen Klicks ist das passende Fahrzeug über das Webportal oder die App gebucht und zugeteilt bei zeitgleicher Führerscheinkontrolle. Mit einem smarten Schlüsselschrank ist eine personenlose Ausgabe und Rücknahme von Fahrzeugschlüsseln rund um die Uhr möglich. Das Angebot richtet sich an Ein-Mann-Betriebe bis hin zu großen Unternehmen.

Kemas

Wer in Bildung und Forschung, Justiz, Polizei und Militär tätig ist, für den bietet das deutsche Unternehmen Kemas Mobilitätssysteme, die in Kombination zu einer ganzheitlichen Lösung werden. Dazu zählen projektbezogene Kopplungen mit anderen Systemen, wie etwa Reservierungssoftware, Elektromobilität, Travel Management, Telematik, kaufmännische Fuhrparksoftware und Abrechnungssoftware, Mietwagenbuchung, Reparatur- und Wartungsservice. Medienbrüche sollen so vermieden und Informationslücken geschlossen werden. Das ermöglicht die personalfreie Übergabe der Fahrzeugschlüssel und anderer Ressourcen.

Boschmobile Solutions

Bosch sorgt mit schlüssellosem Öffnen, Starten und Schließen von Fahrzeugen für eine kleine Revolution. Das digitale Schlüsselsystem wird über das Smartphone bedient und funktioniert anders als bisherige Lösungen nicht über die Near-Field-Communication-Technologie (NFC), sondern über Bluetooth. Fest verbaute Sensoren im Auto sollen dann das Handy des Besitzers so sicher wie einen Fingerabdruck erkennen und öffnen das Fahrzeug nur für ihn. Der Clou: Dabei kann das Handy sogar in der Hosentasche bleiben und muss nicht ans Auto gehalten werden. Selbst wenn der Akku aber mal leer sein sollte, gehen die Türen noch auf. Dann dient das Handy mit NFC als Ersatz, um das Fahrzeug zu öffnen. Weiterer Vorteil: Nutzer können per Smartphone den Autoschlüssel mit anderen teilen, das sogar zeitlich eingegrenzt. Das alles geschieht ohne komplizierte Passwörter oder Benutzernamen.

Einziger Wehrmutstropfen der neuen Technologie ist die Nachrüstung von älteren Fahrzeugen, die nicht möglich ist. Hier werden speziellen Sensoren im Fahrzeug benötigt, die erkennen, wo sich der Smartphone Schlüssel genau befindet, um etwa zu unterscheiden, ob das Fahrzeuge geöffnet oder gestartet werden soll. Ab voraussichtlich 2020 sollen in China die ersten Fahrzeuge mit der Technologie auf den Markt kommen, in Europa ab 2022. Daneben lassen sich in virtuellen Schlüsseln übrigens auch pers3onalisierte Informationen hinterlegen. Dann lassen sich im Auto automatisch die gewünschte Sitzeinstellung vornehmen, die Lieblingsmusik anwählen und die Temperatur einstellen.

Mehr Informationen zum digitalen Fuhrparkmanagement:

Neben dem digitalen Schlüsselmanagement gibt es weitere Möglichkeiten, den Fuhrpark digital zu verwalten. Vorlagen und Rechner helfen beispielsweise dabei, alle Informationen am Computer zu speichern und Kosten sowie die Fahrzeugauslastung zu analysieren. Erhalten Sie hier mehr Informationen: