Mustervertrag zur Car Policy

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Für Firmen empfiehlt sich der Einsatz einer Dienstwagenordnung, auch Car Policy genannt, sowie eines Dienstwagenüberlassungsvertrages. Die Car Policy regelt die Richtlinien zu der Fahrzeugnutzung im Fuhrpark. Neben der Kostensenkung des Fuhrparks verringern eindeutigen Regelungen zu Nutzungs-, Haftungs- und Sicherheitsfragen das betriebliche Konfliktpotenzial. Denn ist eine Car Policy nicht vorhanden, können Neid und Diskussionen unter den Angestellten aufkommen. Alles, was Sie dazu wissen müssen und eine kostenlose Vorlage, finden Sie hier.

Definition Car Policy

Der eine Mitarbeiter hätte gerne einen Mercedes, der andere einen flotten Sportflitzer, dem dritten genügt ein Polo. Und dann wäre da ja auch noch die Frage, ob man mit dem PKW auch privat unterwegs sein darf und wer bei einem Unfall für den Schaden aufkommt? Der Arbeitgeber? Der Mitarbeiter? Oder teilen sich beide Seiten die Schadenkosten? Hier muss eine glasklare Regelung her – die sogenannte Car Policy. Sie regelt den allgemeinen Umgang mit den Fahrzeugen der Firmen – und auch wer welches Auto fahren darf.

Es ist die Vorschau eines Mustervertrags zur Car Policy zu sehen.

Obwohl die Car Policy als zentraler Handlungsrahmen für den Fuhrpark gilt, verzichtet laut Studie eines Marktforschungsunternehmens fast jede dritte Firma mit eigener Flotte auf ihren Einsatz. Eigentlich unverständlich, denn je nach Position des Mitarbeiters können sich Berechtigung und Kalkulation für ein Fahrzeug schnell ändern. Deshalb stellt die Car Policy ein wichtiges Instrument dar, damit die Fahrzeugvergabe für die Mitarbeiter transparent und nach klaren Regeln erfolgt. Der Fuhrparkmanager wiederum weiß durch die Richtlinien, welche Kosten auf ihn zukommen.“ Das Herzstück der Car Policy ist die Fahrzeugpalette samt Ausstattungs­ und Motorisierungsmerkmalen. Verschiedenen Mitarbeitergruppen haben so die Wahl zwischen bestimmten Fahrzeugmodellen samt Ausstattungen. Im Ergebnis lassen sich so oftmals die Fuhrparkkosten durch bessere Einkaufskonditionen dank größerer Stückzahlen senken und die Verwaltungsprozesse schlanker gestalten.

Abgrenzung zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

Die Car Policy beschreibt ein firmeninternes Regelwerk, das Richtlinien rund um die Vergabe und die Nutzung von Firmenwagen beinhaltet. Sie ist jedoch aus rechtlicher Perspektive nicht verbindlich. Sie darf aus diesem Grund nicht mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag verwechselt werden. Ein solcher Vertrag befasst sich im Detail mit individuellen Rechten von einzelnen Mitarbeitern. Im Gegensatz dazu behandelt eine Car Policy allgemeine und grundsätzliche Themen rund um die Handhabung von Firmenfahrzeugen im Betrieb. Das können beispielsweise auch die Ausstattung und der Preis der Fahrzeuge sein.
Außerdem sollte eine Vereinbarung zu der Nutzung festgelegt werden, um zu verhindern, dass unberechtigte Dritte den Wagen nutzen.

Da die Liste der Regeln lang ist, hat Vimcar einen Mustervertrag für Sie angefertigt. In dem Vertrag erhalten Sie einen Einblick in eine Dienstwagenverordnung. 



Warum eine Car Policy wichtig ist

In einer Car Policy werden zunächst die verschiedenen Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenwagen definiert. Das bedeutet, es wird genau festgelegt, welche Mitarbeiter auf welche Fahrzeuge Zugriff haben oder sogar einen eigenen Firmenwagen erhalten können. Es kann in einem Betrieb gegebenenfalls für verschiedene Abteilungen oder Gruppen Sonderregeln geben. Beispielsweise erhalten Führungskräfte häufig andere Fahrzeuge als normale Angestellte. Weiterhin wird auch die Nutzungsart des Fahrzeugs genau in der Car Policy beschrieben. Ergänzende Punkte sind, wie die Wartung des Fahrzeugs erfolgt und und wie bei Abnutzung verfahren wird. Sind die Themen genau abgedeckt, gibt es weniger Streitpunkte im Nachhinein. Eine Car Policy bietet somit sowohl dem Fahrzeughalter als auch dem Fahrer des Firmenwagens eine interne Absicherung und Orientierung. Als Fahrzeughalter gilt meist die Geschäftsführung oder ein beauftragter Fuhrparkleiter.

Konfiguration frisst Zeit

Zu den beliebtesten Firmenwagen gehören unter den Kompaktwagen nach wie vor der Skoda Octavia Combi 1.6 TDI und Volkswagen Golf 1.4 TGI, in der Mittelklasse der VW Passat Variant GTE. Welches Fahrzeug der Mitarbeiter letztlich erhält, regelt die Car Policy. Dabei gibt es einige Firmen, die den Mitarbeitern bei der Fahrzeugkonfiguration freie Hand lassen. Ist der Spielraum zu groß, kann die Auswahl große Auswirkungen auf der Kostenseite verursachen. Denn je länger der Mitarbeiter sich mit der Konfiguration des Fahrzeugs befasst, umso mehr Arbeitszeit geht verloren. In der Regel beschäftigen sich Mitarbeiter rund 30 Stunden mit der Ausstattung ihres Fahrzeugs – und das während der Arbeitszeit. Damit Sie dies verhindern können, sollten Fuhrparkmanager eine Modellauswahl, also eine Art Fahrzeugpalette samt den Ausstattungs- und Motorisierungsmerkmalen in der Car Policy, festlegen. Je nach definierter Mitarbeitergruppe kann dann eine Anzahl an Fahrzeugmodellen und Ausstattungen angeboten werden. So können bestimmte Fahrzeugtypen mit einer vorgegebenen Ausstattung und Motorisierung festlegt werden.

Diese Punkte sollten unbedingt in der Car Policy stehen:

In der Car Policy sollten alle wichtigen Fakten und Situationen rund um das Firmenfahrzeug abgedeckt sein. Angestellter und Fuhrparkleiter müssen daraus erschließen können, wer worauf achten muss und wer welche Aufgaben hat. Nicht selten spielen rechtliche Faktoren, Sicherheitsvorkehrungen gemäß den UVV oder auch ökologische Aspekte eine zentrale Rolle. Mindestens sollten folgende Punkte abgedeckt sein:

  • Wer darf das Firmenfahrzeug nutzen?
    Häufig kommt bei der Übergabe eines Firmenwagens die Frage auf, ob denn Familienangehörige das Fahrzeug nutzen dürfen. Durch die Car Policy sollte dies genau geregelt sein.
  • In welchem Rahmen darf das Firmenfahrzeug genutzt werden?
    Angestellte dürfen einen Firmenwagen nicht immer automatisch privat fahren. Ist ein privates Nutzungsverbot enthalten, darf der Angestellte das Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Zwecke fahren.
  • Wie lange darf das Firmenfahrzeug genutzt werden? Ist die Übergabe befristet?
    Die Car Policy legt den Zeitraum über den das Fahrzeug gefahren wird fest. Meist ist die Übergabe zeitlich begrenzt. Nach Ablauf der festgelegten Zeit erfolgt eine Rückgabe oder der Umstieg auf ein neues Fahrzeug. Ist dies von Anfang an klar vermittelt, kommt es nachträglich nicht zu Diskussionen.
  • Wer übernimmt welche Kosten?
    Tankkosten, Wartung, Reinigung, Kfz-Steuer – bei einem Auto fallen viele Kosten an. Es muss geklärt sein, ob und welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt.
  • Was ist bei einem Unfall zu beachten?
    In der Regel sollte in einer Car Policy eine kurze Anleitung stehen, was bei einem Unfall zu beachten ist – zum Beispiel die ordnungsgemäße Dokumentation in einem Unfallprotokoll.
    Welche betriebsspezifischen Sonderfälle gibt es?
  • Jedes Unternehmen ist anders, also kann es verschiedene Sonderfälle geben, die ebenfalls in einer Car Policy festgehalten werden sollten. Darunter fallen beispielsweise Regelungen bei Krankheit oder die Firmenwagenversteuerung.

Car Policy CO2: Verankerung der Nachhaltigkeit

Neben allgemeinen Regeln zur Nutzung des Firmenwagens regelt die Car Policy außerdem, welche Fahrzeugtypen die Mitarbeiter erhalten. Üblich ist, dass Mitarbeiter aus einer Auswahl an Fahrzeugmodellen auswählen können. Die Motorisierung und Ausstattung ist dabei meist vorgeschrieben. Grund hierfür ist, dass Fuhrparkleiter bei größeren Stückzahlen Sonderkonditionen erhalten.

Mittlerweile spielen jedoch auch alternative Antriebe eine stärkere Rolle in der Car Policy. So bieten Unternehmen neben klassischen Fahrzeugmodellen auch Elektrofahrzeuge als Dienstwagen an. Entscheidet sich ein Mitarbeiter für ein Fahrzeug mit geringen CO2 Emissionen, kann er z. B. durch eine hochwertige Ausstattung belohnt werden. Durch die Verankerung der CO2 Werte in der Car Policy fördert der Fuhrparkleiter umweltfreundliches Verhalten. Gleichzeitig kann so das Auftreten der Mitarbeiter und des Unternehmens kontrolliert werden. Möchte ein Unternehmen sich für seine besondere Nachhaltigkeit aufstellen, hilft die Car Policy CO2 Richtlinie bei der Umsetzung im Fuhrpark. Neben Umweltbewusstsein spielt auch die CO2 Obergrenze eine wichtige Rolle. Diese regelt, dass neu zugelassene Fahrzeuge einen Grenzwert von Emissionen nicht überschreiten darf. Welche Auswirkungen die Grenze auf den Fuhrpark hat, erfahren Sie im Artikel zur CO2 Obergrenze.