Car Policy Muster

Der Arbeitgeber muss die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark regelmäßig durchführen und die Kontrolle dabei gemäß der Unfallverhütungsvorschriften dokumentieren. Kriegt ein Fahrer ohne gültigen Führerschein ein Fahrzeug zugewiesen, macht sich der Halter strafbar. Zur Dokumentation kann ein Formular zur Führerscheinkontrolle verwendet werden. 

Im Artikel erfahren Sie:

1. Zweck des Formulars: Das Formular zur Führerscheinkontrolle dient dazu, die regelmäßige Überprüfung der Führerscheine von Mitarbeitern in einem Fuhrpark zu dokumentieren, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen.

2. Wichtigkeit der regelmäßigen Kontrolle: Die regelmäßige Führerscheinkontrolle ist notwendig, um zu gewährleisten, dass alle Fahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen und um das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.

3. Digitale Lösungen: Neben dem traditionellen Formular gibt es auch digitale Lösungen für die Führerscheinkontrolle, die den Prozess vereinfachen und automatisieren können.

Führerscheinkontrolle: rechtlicher Hintergrund

Die Führerscheinkontrolle gehört zum Alltag in jedem Fuhrpark. Die ordnungsgemäße Durchführung einer Führerscheinkontrolle bewahrt das Unternehmen vor eventuellen Regressansprüchen und sichert den Betrieb. Das Thema wird jedoch noch viel zu oft auf die leichte Schulter genommen. Viele Fuhrparkleiter sehen die Führerscheinkontrolle als nebensächlich an – dabei kann die Missachtung der Pflicht schwerwiegende Folgen haben. Die Führerscheinkontrolle muss der Arbeitgeber oder Fuhrparkleiter durchführen. Dabei haben sie die Möglichkeit die Führerscheinkontrolle per Formular oder elektronisch durchzuführen - beide Varianten erleichtern den Vorgang und sichern eine lückenlose Dokumentation. Ein Führerscheinkontrolle Formular dokumentiert die durchgeführte Führerscheinprüfung und sichert somit das Unternehmen ab. 

Mit digitaler Führerscheinkontrolle absichern

Gerade im stressigen Fuhrparkalltag können Fuhrparkleiter die regelmäßige Führerscheinkontrolle vergessen. Hinzu kommt, dass Vorlagen fehleranfällig sein können. Werden nicht alle Prüfdaten richtig eingetragen, kann das Unternehmen Probleme erhalten. Der Einsatz eines digitalen Tools hilft, die Führerscheinkontrolle gemäß Gesetz zu kontrollieren. Das Tool erinnert die Fuhrparkleiter daran, dass die Kontrolle ansteht. Die eigentliche Führerscheinkontrolle kann dabei durch die Fahrer selbst durchgeführt werden. 

Formular zur Führerscheinkontrolle

Sie können hier ein Führerscheinkontrolle Formular kostenlos herunterladen. Nutzen Sie dieses gerne für die regelmäßige Führerscheinprüfung. Dafür kann die Vorlage zur Führerscheinkontrolle einfach ausgedruckt, ausgefüllt und abgeheftet werden. Für eine höhere Rechtssicherheit empfehlen wir, sich auch für unsere Beratung zum Einsatz eines digitalen Tools anzumelden.

• Sie erfahren wie ein digitales Tool die rechtssicheren Führerscheinkontrolle garantiert.
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• Die Beratung ist unverbindlich und kann jederzeit per Telefon durchgeführt werden.

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Bußgelder mit der Führerscheinkontrolle verhindern

Die Abkürzung FSK steht für die Führerscheinkontrolle, die mindestens halbjährlich im Fuhrpark erfolgen muss. Denn nur wer einen gültigen Führerschein besitzt, darf die Fahrzeuge bewegen. Sonst drohen dem Fahrer und Fuhrparkleiter rechtliche Konsequenzen. Die Führerscheinkontrolle dient somit der Sicherheit der Fahrer und Außenstehenden.

Neben dem Fahrtenbuch ist die Führerscheinkontrolle ein weiterer administrativer Aufwand der Fuhrparkverwaltung. Welcher Fahrer muss wann als nächstes kontrolliert werden? Wann hat dieser Zeit für eine Kontrolle? Wer führt die Kontrolle durch? Wo werden alle Dokumente lückenlos und rechtskonform abgelegt?

Warum ist die Führerscheinkontrolle so wichtig?

In der Regel ist das Unternehmen Halter aller Fahrzeuge im Fuhrpark. Sich vor der Einstellung neuer Mitarbeiter die Fahrerlaubnis vorlegen zu lassen, ist Standard. Doch was, wenn ein Mitarbeiter den Führerschein verliert, dies dem Betrieb jedoch nicht meldet, etwa aus Sorge um seinen Arbeitsplatz? Kommt es zu einem Unfall – ob selbst- oder fremdverschuldet –, ist der Halter in der Pflicht. Nach §21 StVG ist das Anordnen von Fahrten ohne gültige Fahrerlaubnis eine Straftat. Unterlässt der Halter es, sich zu vergewissern, dass diese vorliegt, macht er sich eben diesem Vorwurf schuldig. Darüber hinaus erlischt in der Regel der Versicherungsschutz.

Formular zur Führerscheinkontrolle

Um die Führerscheinkontrolle als Arbeitgeber genau zu dokumentieren, können diese kostenfreie Führerscheinkontrolle Formulare nutzen. Sie helfen dabei, die Informationen zu notieren und für die Akten zu verstauen. Doch Vorsicht: Selbst bei kostenlosen Vorlagen zur Führerscheinkontrolle passieren Fuhrparkverantwortlichen häufig Fehlern. Oft werden die Prüfintervalle vernachlässigt, die Formulare nicht richtig datiert und Unterschriften ausgelassen. 

 hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Informationen zu notieren und für Ihre Akten sicher zu verstauen. Gleichzeitig dient das Formular als Bestätigung der Führerscheinkontrolle. In der Vorlage zur Führerscheinkontrolle können Sie unter anderem Angaben zum Fahrer und dem Führerschein sowie die Unterschrift festhalten. So stellen Sie sicher, dass Sie keine Kontrollen verpassen und Sie die Halterhaftung einhalten.

Führerscheinkontrolle rechtssicher durchführen

Wer die Führerscheinkontrolle rechtssicher durchführen möchte, sollte eine digitale Lösung einsetzen. Mittlerweile bieten viele Anbieter von Fuhrparksoftware eine elektronische Führerscheinkontrolle an. Diese schafft die Arbeit auf FuhrparkleiterInnen Seite ab. Das System erkennt automatisch, wenn eine Prüfung wieder notwendig ist. Das Fahrpersonal wird dann zur der Führerscheinkontrolle aufgefordert und kann diese selbstständig z. B. per App durchführen. Auch für die FahrerInnen ist das von Vorteil, denn müssen sie nicht mehr zur Fuhrparkleitung ins Büro fahren, um die Prüfung durchzuführen. Um alles zu dem Thema zu erfahren, können Sie sich hier unverbindlich für eine Beratung anmelden. 

Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber

In jedem Fuhrpark ist bei der Überlassung von Firmenfahrzeugen besonders die Kontrolle eines Dokumentes wichtig: des Führerscheins. Nur mit einer gültigen Fahrerlaubnis dürfen Mitarbeiter die Fahrzeuge bewegen und so sieht es der Gesetzgeber vor, dass die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber mindestens zweimal im Jahr erfolgt. Geschieht das nicht, drohen laut Halterhaftung unter Paragraf 21 des Straßenverkehrsgesetzes (Abs. 1 Nr. 2) hohe Geldstrafen oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr für die verantwortliche Person. Darüber können erhebliche zivilrechtliche Konsequenzen entstehen. Um die durchgeführte Führerscheinkontrolle zu beweisen, können Arbeitgeber ein Formular einsetzen.

Nicht zuletzt auch um den Halter vor möglichen Strafen zu schützen, ist eine regelmäßige Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber, die über das einmalige Prüfen bei der ersten Schlüsselübergabe hinaus geht, essentiell im Fuhrpark. Damit die Dokumentation absolut revisionssicher und lückenlos vonstatten geht, greifen immer mehr Fuhrparkverantwortliche zur elektronischen Führerscheinkontrolle. Besonders wenn mehrere Fahrer Zugriff auf den Fuhrpark haben, können auf diesem Weg Berge an Bürokratie eingespart werden.

Wer ist der Fahrzeughalter? Rechtlich ist derjenige als Halter relevant, der bei der zuständigen Behörde als eben solcher gemeldet ist und über die Nutzung des Fahrzeuges entscheidet. In einem Unternehmen betrifft das in der Regel die Geschäftsführung, die die Fahrzeuge zu Firmenzwecken beschafft. Die Halterverantwortlichkeiten wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle lassen sich mit einer schriftlichen Erklärung auf Mitarbeiter wie den Fuhrparkleiter übertragen.

Führerscheinkontrolle vom Arbeitgeber – wer ist dazu autorisiert?

In den meisten Unternehmen wird die Führerscheinkontrolle mit Formular, digital oder mittels Prüfstationen vom der fuhrparkverantwortlichen Person durchgeführt. Wird diese jedoch von der Unternehmensleitung repräsentiert, so ist diese Person in der Verantwortung, die Führerscheinkontrolle zwei mal jährlich durchzuführen. Wesentlich ist dabei, dass die Mitarbeitenden darüber informiert werden, wer die zuständige Person für eine Führerscheinkontrolle ist, und wer sie im Falle einer Abwesenheit vertreten darf. Eine Führerscheinkontrolle vom Arbeitgeber betrifft nur jene Mitarbeitenden, die Zugang haben zur Nutzung der Fahrzeugflotte. Nur dann ist es den Fuhrparkverantwortlichen oder der Geschäftsführung erlaubt, die persönlichen Daten der Mitarbeitenden mittels einer Führerscheinkontrolle mit Formular oder digital durchzuführen. Eine Fuhrpark Führerscheinkontrolle ist etwas sehr Persönliches. Daher sollte die verantwortliche Person mit Respekt und Transparenz bei der Führerscheinkontrolle vorgehen.

Dieses Gesetz muss bei einer Führerscheinkontrolle der Arbeitgeber beachten

Bei einer Fuhrpark Führerscheinkontrolle geht es um den Schutz für die Mitarbeitenden, aber auch um den Schutz der verantwortlichen Person. Der §21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) besagt Folgendes hinsichtlich der Führerscheinkontrolle des Arbeitgebers: Wer ohne Fahrerlaubnis ein Fahrzeug lenkt, muss mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr rechnen. Ein Halter, der jemandem erlaubt, mit dem Fahrzeug des Unternehmens zu fahren, ohne eine Führerscheinkontrolle vorher durchzuführen, muss mit derselben Strafe rechnen. Sinn ist, dass die Sicherheit im Straßenverkehr so gut, wie möglich, gewahrt wird. Durch die Führerscheinkontrolle mit Formular oder digital stehen bereits einige Tools zur Verfügung, die diesen Prozess vereinfachen sollen. Eine Führerscheinkontrolle mit Formular spricht nicht jeden an. Ebenso verhält es sich mit einer digitalen Führerscheinkontrolle des Arbeitgebers. Gesetzlich wird die digitale Führerscheinkontrolle, sowie die analoge Art der Fuhrpark Führerscheinkontrolle akzeptiert. 

Welche Folgen kann die Unterlassung der Führerscheinkontrolle haben?

Ordnet der Arbeitgeber oder Fuhrparkmanager an, dass ein Mitarbeiter ohne Führerschein das Fahrzeug fährt, haftet er persönlich für die Folgen – auch wenn er davon keine Kenntnis hatte. Hier gilt vielmehr: Unkenntnis schützt vor Strafe nicht. Bei unterlassener Führerscheinkontrolle drohen Geldstrafen, im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr.

Gesetzesauszug zur Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber

Paragraph 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) regelt das Fahren ohne Fahrerlaubnis. Hier ist auch festgehalten, welche Strafen in einem solchen Falle verhängt werden würden. Wichtig: Hier ist nur potentiell der Fahrzeugführer betroffen. Auch der Halter, sofern er einer anderen Person das Fahren ohne Führerschein gestattet, kann sich strafbar machen. Das Gesetz schreibt folgendes vor:

(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer […] (2) als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs […] verboten ist.

§ 21 StVG Tweet

Je nach Schwere des Vergehens, können Geld- oder sogar Freiheitsstrafen die Konsequenz sein. Teilweise kommt es auch zur Beschlagnahmung des unzulässig geführten Fahrzeugs. Laut Gesetz darf der Halter des Fahrzeugs nicht darauf vertrauen, dass ein Fahrer den Verlust seiner Fahrerlaubnis aus eigenen Stücken mitteilt. Mögliche Strafen können nur vermieden werden, indem die Führerscheinkontrolle regelmäßig und sorgfältig durchgeführt werden.​

Sonderfälle der Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber

Ein Sonderfall, der Fuhrparkleitern des öfteren Probleme macht, sind ausländische Führerscheine. Mit ihnen kann ein regelrechter bürokratischer Rattenschwanz einhergehen: Aufenthaltszeiten, 185-Tage-Regelung, Lebensmittelpunkt, Wohnsitz, Umschreibung auf eine deutsche Fahrerlaubnis, weitere Fahrprüfungen usw. Es ist nicht zu unterschätzen, wie sehr ein Fuhrparkmanager hier über die einzelnen Gesetzesregelungen im Bilde sein muss, um einen ausländischen Führerschein korrekt einschätzen zu können. Im Zweifel ist es daher immer noch besser, weitere Abteilungen oder Fachpersonen wie z.B. einen Steuerberater zur Führerscheinkontrolle zu Rate zu ziehen.

Ein weiterer heikler Fall sind Poolfahrzeuge. Zwar ist empfohlen, den Führerschein des Fahrers vor jeder Fahrt neu zu kontrollieren, doch in der Praxis ist dies nicht immer umsetzbar. Mit einem schriftlichen Nutzungsüberlassungsvertrag kann diese Problematik bekämpft werden. Eine einfache Lösung könnten externe Dienstleister wie der TÜV oder ADAC sowie elektronische Führerscheinkontrollen darstellen.

Durchführung der Führerscheinkontrolle

Laut Rechtsprechung (BGH VRS, Bd. 34, 354) genügt es, bei jedem Fahrer zweimal pro Jahr stichprobenartig eine Führerscheinkontrolle durchzuführen. Dies kann sowohl intern als auch extern durch einen Dienstleister geschehen. In jedem Fall sollten die Verantwortlichkeiten im Voraus klar erkennbar sein und der betroffene Mitarbeiter der Führerscheinkontrolle unterwiesen werden. Der Mitarbeiter, der mit der Kontrolle beauftragt wird, muss darüber informiert werden, wie ein Führerschein korrekt gelesen wird.

Darauf müssen Arbeitgeber bei der Führerscheinkontrolle achten

Bei der Kontrolle muss der Führerschein im Original eingesehen werden. Dies ist auch als Sichtprüfung bekannt. Die allererste Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber sollte entweder bei der Einstellung des Mitarbeiters oder bei der ersten Übergabe eines Firmenfahrzeuges stattfinden. Es empfiehlt sich die dann folgenden Prüfungszeiträume zu planen, um keine Kontrolle zu verpassen. Für die Unterlagen kann eine Kopie des Führerscheins in der Personalakte oder beim Fuhrparkmanagement hinterlegt werden, allerdings gilt es hier die Datenschutzrichtlinien zu beachten.

Weiterhin muss der Fuhrparkleiter sichergehen, dass der Fahrer keinem Fahrverbot unterliegt. Ist dies der Fall muss er außerdem darauf achten, dass der Fahrer auch wirklich nicht fährt. Tut der Fahrer dies doch, kann sich der Halter nach den oben genannten Gesetzen strafbar machen.

Wie lässt sich das Vorhandensein des Führerscheins effektiv kontrollieren?

Die Führerscheinkontrolle vom Arbeitgeber muss nicht aufwendig sein – wenn passende Systeme verwendet werden. Zunächst einmal ist nicht vor jeder Fahrt zwingend eine Sichtkontrolle notwendig. Hat der Fahrzeughalter oder ein von ihm beauftragter Mitarbeiter vor Fahrtantritt „sichere Kenntnis“ erhalten, dass die Fahrerlaubnis vorliegt, darf er auf diese Aussage vertrauen. Das gilt allerdings nicht, wenn er hätte erkennen müssen, dass dies nicht der Fall ist. Im Zweifelsfall können entsprechende Beweise schwer zu erbringen sein. Es ist daher ratsam, mit einem Führerscheinkontrolle Formular dies zu dokumentieren.

Notwendige Angaben im Führerscheinkontrolle Formular:

• Angaben zum Fahrer:
  
  • Name
  • Wohnsitz
  • Kontaktdaten
• Angaben zur Fahrerlaubnis:
  
  • Listennummer
  • Klasse
  • Ausstellungsdatum, und -ort sowie ausstellende Behörde
  • Ablaufdatum, falls vorhanden
  • Beschränkungen mit Schlüsselzahlen (z.B. 01 für Sehhilfen)
  • Ggf. weitere Dokumentation des Fuhrparkmanagements (z.B. Kopie)
• Datum und Unterschriften von sowohl Fuhrparkleiter als auch Fahrer

Besonderheiten bei der Fuhrpark Führerscheinkontrolle

Lenken wir den Fokus auf die Führerscheinkontrolle bei den Poolfahrzeugen, die in einem Fuhrpark mehrfach genutzt werden. Der Vorteil dieser Fahrzeugnutzung ist, dass die Wagen zu unterschiedlichen Zeiten von verschiedenen Personen benützbar sind. Dies erhöht die Flexibilität des Unternehmens und ermöglicht eine optimale Auslastungseffizienz. In diesem besonderen Fall taucht manchmal die Frage auf, ob auch dann im Fuhrpark die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden muss. Die klare Antwort ist ja. Denn es ist unwesentlich, für welches Fahrzeug Mitarbeitende die Fahrerlaubnis bei einer Führerscheinkontrolle zeigen müssen. Wichtig ist, dass er oder sie bei einer Führerscheinkontrolle durch die Fuhrparkverantwortlichen oder eine andere autorisierte Person die nötigen Unterlagen vorweisen kann. Es muss also zwei mal im Jahr eine Führerscheinkontrolle mit Formular beziehungsweise digital durchgeführt werden, damit die Nutzung von Dienstfahrzeugen dem gesetzlichen Bereich und dem Versicherungsschutz entspricht. 

Die Rolle der Halterhaftung bei der Fuhrpark Führerscheinkontrolle

Der Halter eines Fuhrparks ist diejenige Person, welche über den Einsatz der Fahrzeuge bestimmt. Außerdem trägt sie die Kosten für die Fahrzeuge, aber auch deren Nutzen. Daraus geht hervor, dass das Unternehmen selbst die Rolle des Fahrzeughalters innehat. Es kann die Funktion des Fahrzeughalters aber auch an die fuhrparkverantwortliche Person delegieren. Je nachdem, wer die Verantwortung über die Fahrzeuge trägt, ist auch dafür zuständig, dass die Führerscheinkontrolle in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird. Denn dies ist eines der Aufgabengebiete, die auf der To-do-Liste eines Fahrzeughalters stehen. Diese Aufgabenverteilungen und Führerscheinkontrolle sollten in einem Unternehmen klar abgesteckt sein, so dass alle Beteiligten genau wissen, in welchem Radius sich ihr Verantwortungsbereich abspielt. Es kann, auch ohne diese Voraussetzung, für lange Zeit alles gutgehen. Aber spätestens bei einem Unfall werden die Verantwortungsbereiche transparent. Und dann kann es bei einer Nichteinhaltung der regelmäßigen Fuhrpark Führerscheinkontrolle für die Halterhaftung unangenehm werden. Daher muss unbedingt eine Führerscheinkontrolle stattfinden. 

Führerscheinkontrolle und Datenschutz vereinbaren

Wird eine Führerscheinkontrolle vom Arbeitgeber notwendig, so ist dies nur dann erlaubt, wenn man eine Autorisierung hat, ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark des Unternehmens zu lenken. In diesem Fall kann der Betrieb eine Führerscheinkontrolle mit einem Formular oder in digitaler Form einfordern. Unter diesen Umständen ist eine Führerscheinkontrolle vom Arbeitgeber mit dem Datenschutz vereinbar. Ob die elektronische Variante bevorzugt wird, oder für die Führerscheinkontrolle ein Formular verwendet wird, ist Geschmackssache. Erfahrungsgemäß erweist sich die digitale Form der Führerscheinkontrolle als unkompliziertere Version, denn sie läuft automatisch ab. Außerdem gibt es die Möglichkeit, an Prüfstationen eine Führerscheinkontrolle durchzuführen. Hierbei muss allerdings auf dem Führerschein ein Siegel angebracht werden. Dadurch hat der Fuhrparkleiter jederzeit den vollen Überblick über die Fahrerlaubnis der angestellten Mitarbeitenden. Eine Führerscheinkontrolle kann theoretisch vor jeder Ausfahrt erfolgen. In der Praxis ergibt sich jedoch in den meisten Fuhrparks eine zweimalige Führerscheinkontrolle pro Jahr. 

FAQ zur Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber

1. Warum müssen die Führerscheine kontrolliert werden?

Generell dient die Führerscheinkontrolle der Sicherheit der FahrerInnen und Außenstehenden, die im Straßenverkehr unterwegs sind. Als Halter eines Fahrzeugs haftet man für Schäden, die durch das eigene Fahrzeug entstehen. Kommt es zu einem Unfall, der aus Haltersicht eigen- oder fremdverschuldet sein kann, greift durch die Unfallbeteiligung zunächst die Halterhaftpflicht. Fahrten darf ein Arbeitgeber darüber hinaus nicht anordnen, wenn Fahrten ohne eine gültige Fahrerlaubnis durchgeführt werden sollen. Hier macht sich der Halter des Fahrzeugs selbst strafbar. Aus diesem Grund sollte sich der Fahrzeughalter immer vergewissern, dass die Fahrten mit einer Fahrerlaubnis vorgenommen werden und sich diese mittels Führerscheinkontrolle vorlegen lassen. Neben einer Straftat durch unerlaubt angeordnete Fahrten verliert der Halter auch seinen Versicherungsschutz infolge eines Unfalls.

2. Wie oft muss der Führerschein vom Arbeitgeber kontrolliert werden?

Die UVV Führerscheinkontrolle muss in regelmäßigen Abständen erfolgen. Hierbei ergibt sich, dass die Führerscheinvorlage beim Arbeitgeber mindestens in halbjährlichen Abständen durchgeführt werden sollten.

3. Erfolgt die betriebliche Führerscheinkontrolle über den Arbeitgeber?

Üblicherweise ist der Arbeitgeber Halter der Fahrzeuge seines Fuhrparks. Insofern verteilt er auch die Fahrzeuge für die zu unternehmenden Einsätze. Aus diesem Grund ist er auch für die betriebliche Führerscheinkontrolle in seinem Fuhrpark regelmäßig zuständig und muss diese entsprechend durchführen. Nach Maßgabe der Unfallverhütungsvorschriften sind die Kontrollen der Führerscheine auch entsprechend zu dokumentieren. Für die Dokumentation kann der Arbeitgeber beispielsweise ein Formular zur durchgeführten Führerscheinkontrolle verwenden und dieses dann archivieren. Verfügt der Betrieb über eine gesondertes Fuhrparkmanagement, dann kann auch die Fuhrparkleitung die Kontrollen der Führerscheine durchführen.

4. Wie wird die Führerscheinkontrolle in der Firma durchgeführt?

Die Führerscheinkontrolle in der Firma wird durch unmittelbare Vorlage des Führerscheins durchgeführt. Der Arbeitgeber lässt sich hierzu physisch den Führerschein vorlegen. Dabei kann die Kontrolle über ein Formular oder auch elektronisch dokumentiert werden. Die Archivierung der durchgeführten Kontrollen ist wichtig, damit alle Fahrzeuge auch ordnungsgemäß unterwegs sind und der Versicherungsschutz erhalten bleibt.

5. Was passiert bei Missachtung der Pflicht zur Führerscheinkontrolle?

Die Führerscheinkontrolle ist für den Halter des Fuhrpark essentiell. Würde es zu einem Unfall kommen, der selbst- oder fremdverschuldet geschehen ist, greift zunächst die Halterverpflichtung. Wurde die Fahrt vom Arbeitgeber als Halter des Fahrzeugs angeordnet, obwohl keine gültige Fahrerlaubnis vorliegt und er dies nicht kontrolliert hat, dann liegt eine Straftat durch Unterlassen vor. Weiterhin verliert der Fahrzeughalter auch seinen Versicherungsschutz aus der gesetzlich vorgeschriebenen Haftpflichtversicherung, wenn es zu einem Unfall kommt.

Alternative: elektronische Führerscheinkontrolle

Bei einem rechtlich sensiblen Thema wie der Führerscheinkontrolle ist auf eine Zettelwirtschaft keinen Verlass. Die Koordination von Listen und Formularen, die Absprache mit Mitarbeitern zu jeder Kontrolle rauben auf beiden Seiten Zeit und Nerven, die sinnvoller für andere Tätigkeiten genutzt werden könnten. Besonders bei heiklen Fällen wie Fahrzeugpools ist der Aufwand einer rechtskonformen manuellen Führerscheinkontrolle mit Vordrucken nicht zu unterschätzen. Zwar ist es ratsam, den Führerschein des Fahrers vor jeder Fahrt neu zu kontrollieren, doch in der Praxis ist dies nicht immer umsetzbar. Um das Arbeitspensum auf ein Minimum zu verringern und die Effizienz im Fuhrpark zu steigern, hilft eine elektronische Führerscheinkontrolle. 

Statt mit Formular Führerscheinkontrolle digital durchführen

Die elektronische Führerscheinkontrolle vereinfacht das Prozedere. Da sie vollautomatisch abläuft, haben weder Fahrer noch Fuhrparkleiter einen hohen Aufwand. Mit dem richtigen System liegt die Kontrolle auf Seiten des Fahrers, sodass der Fuhrparkverantwortliche nur bei Versäumnis aktiv werden muss. Die Führerscheinkontrolle erfolgt bei modernen Systemen via App. Fahrer werden an anstehende Führerscheinkontrollen erinnert und führen diese eigenständig mit Smartphone oder Tablet durch. Gleichzeitig ist der Fahrzeughalter dank lückenloser und revisionssicherer Dokumentation vor rechtlichen Konsequenzen geschützt. Die Dokumentation ist rechtssicher, besteht also vor Gericht. Darüber hinaus fließen die Daten durch entsprechende Schnittstellen in das Fuhrparkmanagementsystem. So hat das Unternehmen beziehungsweise der Fuhrparkleiter zu jeder Zeit einen Überblick darüber, welche Führerscheine vorliegen und kann, falls notwendig, Mitarbeiter an die Pflicht zur Vorlage erinnern.

Verschiedene Möglichkeiten der digitalen Führerscheinkontrolle

Elektronisch gibt es mehrere Möglichkeiten wie ein Führerschein auf seine Gültigkeit geprüft werden kann. Entscheidet sich ein Fuhrparkleiter für die Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle ist es wichtig, dass dieser sich zuerst darüber Gedanken macht wie diese Kontrolle am besten durchgeführt werden soll und sich anschließend für den Anbieter mit der passendsten Lösung entscheidet.

Führerscheinkontrolle an Prüfstationen

Eine Methode die in der UVV vorgeschriebenen Führerscheinkontrolle einzuhalten, stellt die Verwendung von Prüfstationen dar. Hierfür muss zuerst ein Siegel auf dem Führerschein angebracht werden. Dieses Siegel ermöglicht eine automatische Prüfung des Führerscheins. Ist es Zeit für die Kontrolle, muss der Mitarbeiter seinen Führerschein lediglich an eine Prüfstation halten.

Führerscheinkontrolle mit dem Smartphone

Die Führerscheinkontrolle mit dem Smartphone kommt am ehesten der Sichtkontrolle durch den Fuhrparkleiter gleich. Möchte man diese Methode verwenden, muss zuerst die App des Anbieters heruntergeladen werden. Steht eine Führerscheinkontrolle an, leitet die Smartphone App den Mitarbeiter durch den Kontrollprozess. Während des Prozesses muss der Mitarbeiter ein Foto seines Führerscheines aufnehmen, welches anschließend vom Anbieter überprüft wird.

Wichtig hierbei: Das Smartphone muss über eine Kamera, einen Blitz und eine stabile Internetverbindung verfügen.

Beide Methoden haben den großen Vorteil, dass der Fuhrparkleiter selbst nicht in die Kontrolle der Führerscheine involviert wird. Jeder Mitarbeiter kann selbstständig die Gültigkeit seines Führerscheins prüfen.

Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber per Software

Nach aktueller Rechtsprechung reicht es aus, die Führerscheinkontrolle „regelmäßig“, das heißt, zweimal im Jahr durchzuführen. Besteht der Verdacht, dass eine Fahrerlaubnis nicht mehr vorliegt, ist es ratsam, so schnell wie möglich zu handeln. Hier kann eine elektronische Kontrolle außer der Reihe erfolgen oder eine persönliche Sichtprüfung. Ein begründeter Verdacht kann bereits vorliegen, wenn es zu außergewöhnlich vielen Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung kommt. Hier spielt erneut die Fuhrparksoftware eine wichtige Rolle: Geschehen diese Ordnungswidrigkeiten im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit, werden sie dort vermerkt. Ein Warnhinweis kann dann den Ausschlag geben, eine Kontrolle anzuordnen.

Anbieter Vimcar

Der Anbieter Vimcar ermöglicht beispielsweise die einfache Führerscheinkontrolle in Kooperation mit Avrios. Alle anstehenden oder überfälligen Kontrollen sind in der Fuhrparksoftware von Avrios einsehbar, sodass zeitfressende Besprechungen mit Fahrern, Ansammlungen von Papierkram und ständiges Erinnern an Fristen damit überflüssig sind.

Stattdessen werden Mitarbeiter automatisch daran erinnert, ihren Führerschein zu kontrollieren. Erst wenn die Kontrolle eingesendet oder nicht durchgeführt wurde, wird auch der Fuhrparkverantwortliche informiert – ohne direkte Absprache. Dabei sind alle Daten übersichtlich über die Fuhrparksoftware Avrios einsehbar und das Papierchaos vom Tisch. So wird keine Kontrollfrist mehr versäumt und die Dokumentation ist wirklich lückenlos und rechtskonform.

FAQ

1. Was ist das Formular zur Führerscheinkontrolle und warum ist es wichtig?

Das Formular zur Führerscheinkontrolle ist ein Dokument, das die regelmäßige Überprüfung der Führerscheine von Mitarbeitern in einem Fuhrpark dokumentiert. Diese Kontrolle ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Fahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen, und um das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.

2. Wie oft muss die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden?

Die Führerscheinkontrolle sollte mindestens halbjährlich erfolgen. Dies stellt sicher, dass alle Fahrer, die Zugang zu Firmenfahrzeugen haben, über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen.

3. Welche Informationen enthält das Formular zur Führerscheinkontrolle?

Das Formular enthält typischerweise Angaben zum Fahrer, wie Name und Kontaktdaten, sowie Details zur Fahrerlaubnis, wie Listennummer, Klasse, Ausstellungsdatum und -ort, Ablaufdatum und eventuelle Beschränkungen. Es sollte auch Datum und Unterschriften von sowohl Fuhrparkleiter als auch Fahrer enthalten.

4. Was passiert, wenn kein gültiger Führerschein vorliegt?

Wenn ein Mitarbeiter ohne gültige Fahrerlaubnis ein Fahrzeug führt, kann dies zu schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen für den Fahrer und den Fuhrparkleiter führen, einschließlich Geldstrafen und im schlimmsten Fall Freiheitsstrafen.

5. Können digitale Lösungen für die Führerscheinkontrolle verwendet werden?

Ja, viele Unternehmen setzen mittlerweile auf digitale Lösungen für die Führerscheinkontrolle. Diese Systeme können automatisch erkennen, wann eine Prüfung notwendig ist, und ermöglichen es den Fahrern, die Kontrolle selbstständig durchzuführen, oft über eine App. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt Richtlinien und das Nutzungsrecht zu den Firmenwagen von Mitarbeitern. Der Kfz Überlassungsvertrag wird in der Regel vor der Fahrzeugübergabe von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet. 

Im Artikel erfahren Sie:

1. Zweck des Dienstwagenüberlassungsvertrags: Der Vertrag regelt die Bedingungen für die Nutzung von Dienstwagen durch Mitarbeiter, fördert Transparenz und Kommunikation und legt Verantwortlichkeiten fest, um Streitigkeiten vorzubeugen.

2. Wichtige Vertragsinhalte: Der Vertrag behandelt Themen wie die Art der Fahrzeugnutzung (beruflich und/oder privat), steuerrechtliche Fragen, Kostenverteilung, Widerrufsrecht, Fahrzeugmodell und Auslandsnutzung.

3. Risiken ohne Vertrag: Ohne einen Dienstwagenüberlassungsvertrag bleiben viele Aspekte unklar, was zu rechtlichen und finanziellen Risiken führen kann, insbesondere bei Unfällen oder Fahrzeugwechseln.

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird in der Regel vor der Übergabe eines Firmenwagens von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet. Da er schriftlich bindend ist, sind die getroffenen Vereinbarungen einzuhalten. Das bedeutet, dass sich bei einem Streitfall beide Parteien darauf berufen können. In dem Dienstwagenüberlassungsvertrag sind unter anderem Punkte wie Firmenwagenversteuerung, Widerrufsrecht, Betriebskostenerstattung und Regelungen für Schadensfälle festgelegt. Zuerst gilt es, bei der Vertragserstellung einige grundsätzliche Punkte zu bedenken. Die Aufbereitung und die Kommunikation rund um das Thema Dienstwagenüberlassungsvertrag fallen in den Zuständigkeitsbereich des Fuhrparkleiters, denn dieser gibt einige seiner eigenen Verantwortlichkeiten an den Fahrer des Firmenwagens ab.

Kostenloses Muster zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

Laden Sie ein Dienstwagenüberlassungvertrag Muster hier herunter, um einen Eindruck der üblichen Vorschriften zu erhalten. Der Vertrag enthält typische Regeln zum Umgang mit Dienstfahrzeugen. Es empfiehlt sich, eine ähnliche und angepasste Verordnung im Unternehmen einzuführen, um Streitsituationen unter Mitarbeitern zu verhindern. Gleichzeitig können Sie so allgemeine Vorgaben zur Nutzung festlegen.

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Mit Dienstwagenüberlassungsvertrag auf der sicheren Seite

FuhrparkleiterInnen wünschen sich hinsichtlich des Fuhrparks klare Verhältnisse. Daher ist für sie, ihre MitarbeiterInnen und deren Dienstwagen ein Überlassungsvertrag von Bedeutung. Fuhrparkverantwortliche treffen so für sich und ihr Team klare Vereinbarungen und halten diese schriftlich fest. Auf diese Art gibt die Person im Unternehmen, die den Fuhrpark leitet, Teile ihrer eigenen Verantwortlichkeit ab. Zuständigkeiten liegen dadurch klar auf dem Tisch und dies beugt Streitigkeiten vor. Ein Dienstwagenvertrag fördert Transparenz und Kommunikation unter allen Verantwortlichen.

Kostenlose Kfz-Überlassungsvertrag Muster

Wer einen derartigen Vertrag für das Unternehmen benötigen, kann ein Muster davon online finden. Einfach herunterladen, ausdrucken und schon können FuhrparkleiterInnen die wichtigsten Punkte einsehen. Sagen die Dienstwagenüberlassungsvertrag den Fuhrparkverantwortlichen zu, empfiehlt es sich, eine Verordnung dieser Art einzuführen. Diese sollte im Unternehmen individuell angepasst werden.

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag und seine Checkliste

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag fungiert wie eine Checkliste. Er schafft für Fuhrparkveranwortliche und alle involvierten Personen die rechtliche Basis, die der Nutzung eines Dienstwagens zugrunde liegen. Ein wichtiger Punkt darin ist die Art der Nutzung des Fahrzeugs. Wird der Dienstwagen ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt, oder sind auch private Fahrten möglich? Steuerrechtliche Fragen diesbezüglich werden vorab anhand des Vertrages geklärt. Welche Kosten fallen an das Unternehmen und welche übernimmt der Fahrer oder die Fahrerin? All das wird festgehalten, damit bei Unstimmigkeiten eine Argumentationsbasis vorhanden ist. Der nächste, wichtige Punkt bezieht sich auf das Widerrufsrecht. Hier wird geklärt, ob eine dauerhafte Nutzung des Dienstwagens gewährt wird, oder nicht. Wenn ein Dienstwagenüberlassungsvertrags als Checkliste dient, so geht es auch um die anfallenden Kosten.

Bei der Variante eines Leasingfahrzeugs muss geregelt werden, wer für den Fahrzeugzustand und anfallende Kosten zuständig ist. Dadurch werden solide Rahmenbedingungen geschaffen und alle Beteiligten können sich daran orientieren.

Dienstwagen ohne Kfz Überlassungsvertrag und damit verbundene Risiken

Die Nutzung eines Dienstwagens birgt ein gewisses Risiko, wenn keine vertragliche Basis vorhanden ist. Werden spezifische Fragen nicht in schriftlicher Form geklärt, so bleibt es womöglich unklar, wer mit dem Dienstwagen fahren darf. Im Falle einer privaten Nutzung ist es unumgänglich, vertraglich zu fixieren, ob beispielsweise ein Ehepartner mit dem Dienstwagen fahren darf. Denn, sollte es zu einem Unfall kommen, kann dies zu erheblichen Unannehmlichkeiten führen. Wenn ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen auf einen Dienstwagenüberlassungsvertrag verzichten, so ist außerdem nicht geklärt, welches Fahrzeugmodell als Dienstwagen angemessen ist. Dabei kann es passieren, dass der Dienstwagen gegen ein anderes Modell ausgetauscht wird. Dies kann zu Unzufriedenheit im Unternehmen führen. Die nächste Frage ist, ob das Dienstfahrzeug im Ausland verwendet werden darf und wer die Kosten für etwaige Schäden tragen muss. Ohne Dienstwagenüberlassungsvertrag kann es hier zu finanziellen Stresssituationen kommen.

Vertrag heißt sich vertragen

Die Wortbedeutung von Vertrag kommt aus dem Spätmittelhochdeutschen und ist in ihrer Aussagekraft eindeutig. Ein Dienstwagengvertrag hilft Angestellten dabei, sich mit ArbeitgeberInnen zu vertragen. Klarheit und Transparenz sind wichtige Säulen für eine vertrauenswürdige Arbeitsatmosphäre. Schließlich hat jeder das Recht, genau darüber Bescheid zu wissen, wer im Schadensfall die Verantwortung trägt. Mit einem fest umrissenen Dienstwagenüberlassungsvertrag liegen Fahrpersonal und Fuhrparkverantwortliche im sicheren Bereich.

Grundsätzliche Punkte der Dienstwagenverordnung

1. Wie sieht der Umgang mit Dienstfahrzeugen und die Versteuerung aus?

Eine der wichtigsten Fragen bei einer Dienstwagenüberlassung ist: Darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich betrieblich oder auch privat nutzen? Während bei einer rein dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs die finanzielle Verantwortung hauptsächlich im Bereich des Arbeitgebers liegt, sieht es bei einer zusätzlich privaten Nutzung etwas komplizierter aus. Auf den Arbeitnehmer kommen finanzielle und steuerrechtliche Fragen zu. Demnach ist der private Nutzungsanteil nach der 1-Prozent-Regelung oder mit dem Fahrtenbuch zu versteuern. Es ist daher wichtig, in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag festzulegen, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche der Angestellte selbst zahlen muss.

2. Gibt es ein Widerrufsrecht im Dienstwagenüberlassungsvertrag?

Es kann sein, dass in einem Kfz Überlassungsvertrag ein Widerrufsrecht integriert ist. Dies ist für einen Arbeitgeber insofern sinnvoll, dass er sich die Option offen hält, den Firmenwagen nicht mehr zu gewähren. Eine betriebliche Übung entsteht, wenn der Mitarbeiter regelmäßig und über einen längeren Zeitraum einen Dienstwagen erhält. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer durch die regelmäßige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers Rückschlüsse darauf ziehen kann, dass sich der Arbeitgeber auch in Zukunft so verhalten wird.

Er kann also davon ausgehen, dass er über einen längeren Zeitraum gewährte Leistungen — wie beispielsweise einen Dienstwagen — auch zukünftig bekommt und erhält sogar einen Rechtsanspruch darauf. Der Arbeitgeber könnte folglich den Firmenwagen ohne ein vorher abgestimmtes Widerrufsrecht nicht ohne Weiteres wieder entziehen. Um das Einklagen der betrieblichen Übung des Arbeitnehmers zu verhindern, müssen beide Parteien vorab vertraglich über ein Widerrufsrecht erfahren, welches im Dienstwagenüberlassungsvertrag festgehalten ist. Nur in diesem Falle kann der Arbeitgeber den Dienstwagen ordnungsgemäß zurückziehen.

3. Handelt es sich um einen gekauften oder einen Leasingwagen?

Ist der Firmenwagen ein Leasing-Fahrzeug, so muss sichergestellt werden, dass die Richtlinien des Leasing-Partners eingehalten werden. Dies können beispielsweise anfallende Kosten oder der Fahrzeugzustand sein. Es muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgestimmt werden, wer für die Einhaltung dieser vertraglichen Bedingungen verantwortlich ist.

Umgang mit Firmenwagen im Dienstwagenüberlassungsvertrag

Neben den grundsätzlichen Fragen gibt es kleinere Regelungen, die festgelegt werden müssen. Diese spezifischen Fragen können in bestimmten Situationen darüber entscheiden, wer welche Kosten trägt. Achten Sie unbedingt darauf, was vertraglich festgelegt wird.

1. Wer darf fahren?

Zunächst ist bei einer privaten Nutzung des Dienstwagens zu klären, ob ausschließlich der spezifische Arbeitnehmer oder auch anderen Personen, wie beispielsweise der Ehepartner, das Fahrzeug fahren dürfen. In der Regel kann ein anderer Fahrzeugnutzer eingetragen werden – sollte dies jedoch nicht möglich sein, ist davon abzuraten gegen die Dienstwagenrichtlinie zu verstoßen. Es kann beispielsweise bei einem Unfall mit dem Fahrzeug sehr teuer werden, wenn eben mal kurz der Ehepartner gefahren ist, obwohl laut Dienstwagenüberlassungsvertrag nur der eigentliche Arbeitnehmer fahren darf. Der Fuhrparkleiter sollte die Kollegen besten über die Sachlage informieren. 

2. Kann jederzeit ein Ersatz oder Austausch erfolgen?

Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss des Weiteren geklärt sein, ob der Arbeitgeber den Firmenwagen jederzeit gegen ein anderes Modell austauschen darf. Genaue Bedingungen muss der Kfz Überlassungsvertrag vereinbaren.

3. Darf der Wagen im Ausland gefahren werden?

Der Gedanke an einen Urlaub mit dem Firmenwagen kann für die Mitarbeitenden verlockend sein. Doch ist eine Fahrt ins Ausland nicht explizit vertraglich im Dienstwagenüberlassungsvertrag erlaubt, können z. B. im Falle eines Schadens erhebliche Kosten für den Arbeitnehmer entstehen.

4. Welche Betriebskosten werden erstattet?

In der Regel kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Treibstoffkosten, Wartungskosten, Kfz-Steuer und weitere Kosten, die für die Betriebsfahrten enstehen zurückerstatten oder in seiner Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abgelten. Er kann keine Kosten, die auf privaten Fahrten entstanden, wie beispielsweise Strafzettel zurückerstatten. Nach welcher Regelung eine Erstattung beziehungsweise eine Versteuerung der Betriebskosten erfolgt, ist vorab im Dienstwagenvertrag festzulegen.

5. Wer zahlt bei Schaden?

Im Schadensfall kommen in der Regel hohe Kosten auf, die jemand tragen muss. Hier ist meistens ausschlaggebend ob der Schaden auf einer Betriebsfahrt oder Privatfahrt entstanden ist. Achten Sie in jedem Falle darauf, dass jedes Szenario vertraglich in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung festgelegt ist.

6. Was geschieht bei Kündigung oder Krankheit?

Bei einer Kündigung muss festgelegt sein, dass der Arbeitnehmer den Wagen wieder zurück in den Besitz des Arbeitgebers übergibt. Der Firmenwagen ist mehr als eine Form der Leihgabe zu verstehen als ein tatsächlicher Besitz. Der Arbeitgeber kann zudem in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung festlegen, dass der Firmenwagen bei einem längeren Krankheitsfall herausgegeben werden muss. 

Bei den angegebenen Punkten handelt es sich um eine Auswahl der Vereinbarungen, die schriftlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden müssen, wenn die Überlassung eines Firmenwagens ansteht. Aus dem Eindruck der vermittelt wurde, soll hervorgehen, dass ein Vertrag möglichst alle Szenarien umfassen soll, in denen es zum Streit kommen kann. Zusätzlich zu dem rechtlich bindenden Vertrag ist es zudem sinnvoll eine Car Policy zu vereinbaren.

7. Wie muss der Dienstwagen gepflegt werden?

Zwar muss der Betrieb die Unterhaltskosten des Firmenwagens bezahlen, der Fahrer kann jedoch trotzdem für die Verkehrstauglichkeit seines Fahrzeugs in Verantwortung gezogen werden. Aus diesem Grund ist es ratsam im Dienstwagenüberlassungsvertrag festzuhalten welche Konsequenzen beispielsweise auf die Nichteinhaltung von Wartungsterminen oder regelmäßiger Kontrollen des Fahrzeugs (u. a. Bremsen, Licht, Reifen) folgen.

FAQ zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

1. Wer verfasst den Kfz Überlassungsvertrag im Fuhrpark?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag wird durch die Firma erstellt, die den Dienstwagen zur Verfügung stellt. Je nach Größe des Unternehmens sind dabei entweder die FuhrparkleiterInnen oder andere leitende Angestellte, etwa aus der Personalabteilung oder der Geschäftsführung für das Aufsetzen des Vertrags verantwortlich. Ein Muster-Dienstwagenüberlassungsvertrag gibt es im Internet. Diese Vorlage kann man für den Vertrag nutzen oder sich anschauen, um sich mit dem Dokument vertraut zu machen.

2. Welche weiteren Parteien sind bei der Erstellung des Überlassungsvertrag von Dienstwagen involviert?

Ein Überlassungsvertrag für Dienstwagen wird zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitenden geschlossen, die das jeweilige Fahrzeug erhalten. Wer sich vorher mit dem Dokument vertraut machen möchte, findet die Dienstwagenrichtlinie als Muster oben auf dieser Seite. Wichtig dabei ist zu wissen, dass der Dienstwagenvertrag rechtlich bindend ist und dass sich beide Seiten an das Dokument halten müssen.

3. Wann wird ein Dienstwagenüberlassungsvertrag aufgesetzt?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag ist bindend und legt fest, unter welchen Bedingungen das Dienstfahrzeug genutzt werden kann. Er kann ferner auch dann aufgesetzt werden, wenn ein neuer Dienstwagen ausgehändigt wird, oder wenn sich die Bedingungen für die Nutzung geändert haben.

4. Warum muss ein Überlassungsvertrag für Dienstwagen erstellt werden?

Der Kfz Überlassungsvertrag ist ein rechtlich bindendes Dokument. Er legt fest, wie die Mitarbeitenden das Fahrzeug nutzen dürfen, was damit gemacht werden darf und was nicht etc. Er ist eine wichtige Richtlinie, die verhindert, dass MitarbeiterInnen mit dem Dienstfahrzeug unerlaubte Dinge machen. Daher ist es wichtig, dass in dem Vertrag alle Punkte genannt sind und dass das Dokument keine Lücken enthält. Die Dienstwagenrichtlinie als Muster hilft dabei einen eigenen Vertrag zu erstellen. 

5. Was passiert, wenn keine Firmenwagenvereinbarung aufgesetzt wird?

Wird keine Firmenwagenvereinbarung aufgesetzt, ist für die Mitarbeitenden die Nutzung des Mietwagens nicht geregelt. Sie können das Fahrzeug also nach Belieben nutzen und damit tun, was sie möchten. So können sie den Wagen etwa für private Fahrten nutzen. Als Unternehmen kann man dann wenig tun, da man keine Handhabe gegen die Mitarbeitenden hat, denn es wurde ja nichts vereinbart. Deswegen ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag als Muster ein wichtiges Dokument. Dieses muss auch gar nicht selbst geschrieben werden. Die Nutzung von vorgefertigten Dokumenten, wie die oben erhältliche Firmenwagenvereinbarung als Vorlage, ist völlig okay. Wichtig ist nur, dass man am Ende etwas in der Hand hat. 

6. Welche Themen werden im Überlassungsvertrag für Dienstwagen behandelt?

Wer sich den Dienstwagenüberlassungsvertrag als Muster bereits angeschaut hat, der hat auch schon eine Idee, wie so ein Dokument aussieht. Das Dienstwagenrichtlinien Muster kann übrigens auch problemlos für den Vertrag genutzt werden. So hat man die Gewissheit, dass alle wichtigen Punkte vorhanden sind. Im Einzelnen geht es darum, dass geklärt wird, wie und wofür der Wagen genutzt werden darf. Etwa auch für private Fahrten, für den Urlaub etc. Er muss auch enthalten, ob ein Fahrtenbuch geführt werden muss. Alles, was mit der Nutzung des Fahrzeugs zu tun hat, sollte in der Firmenwagenvereinbarung als Vorlage vorhanden sein. Es müssen nur noch die fehlenden Informationen eingetragen werden. 

Video zum Dienswagenüberlassungsvertrag

Abgrenzung zur Dienstwagenordnung

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird zwischen dem Unternehmen und einem einzelnen Mitarbeiter geschlossen. Die Car Policy, auch Dienstwagenordnung genannt, legt hingegen allgemeine Richtlinien zur Anschaffung von Dienstwagen fest. Darin ist beispielsweise geregelt wer im Unternehmen das Recht auf ein eigenes Firmenfahrzeug hat und welche Fahrzeugmodelle zur Verfügung stehen.

Car Policy vs. Dienstwagenüberlassungsvertrag

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag weicht nachdrücklich hinsichtlich der Adressaten, also des angesprochenen Personenkreises, ab. Beide verbindet die gleiche Sache: die Nutzung von Firmenwagen inklusive Vereinbarung innerhalb eines Schriftwerks. Die Regelungen der Car Policy betreffen für gewöhnlich eine große Gruppe von Mitarbeitenden eines Unternehmens. Die Zurverfügungstellung eines Dienstfahrzeugs über einen schriftlichen Vertrag ordnet Rechte und Pflichten zweier Vertragspartner. ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn einigen sich im Einzelfall auf die Überlassung eines Fahrzeugs im Dienstwagenüberlassungsvertrag.

Dienstfahrzeug ohne Vertrag?

Das niedergeschriebene Normenwerk eines Unternehmens zum sämtlichem Umgang mit Dienstfahrzeugen ist ein Vertrag. Die Car Policy entsteht im Zusammenspiel von ArbeitgeberIn und Arbeitnehmerseite. In großen Unternehmen vertritt diese der Personalrat als von ArbeitnehmerInnen gewähltes Gremium. Mit Unterzeichnung durch die Vertretungsberechtigten beider Lager kommt ein Vertrag zustande. Spürbar für einzelne Mitarbeitende entfaltet sie ihren Vertragscharakter als Bestandteil des Arbeitsvertrages. Bei Nichtvorhandensein eines Personalrates in der Firma gibt die Geschäftsführung diese im Rahmen ihres Direktionsrechts bekannt.

Eine Abgrenzung zum Dienstwagenvertrag anhand zweier Fallbeispiele

Die nachfolgenden Fallkonstellationen erklären anschaulich die Unterschiede von der Überlassung eines Kraftfahrzeugs mittels Dienstwagenvertrag.

Fall 1:

ArbeitnehmerIn A bekommt für tägliche Fahrten zu Kunden einen Dienstwagen aus dem Fahrzeugbestand gestellt. Im Unternehmen besteht eine Car Policy. Diese charakterisiert alle Punkte umfänglich zum Sachgegenstand Dienstwagen – Umgang, Kosten, Privatnutzung etc. ArbeitnehmerIn A gehört einer Gruppe von Außendienstlern an. Dieser Personenkreis greift hinsichtlich Güte und Beschaffenheit auf die gleiche Art von Dienstwagen zu. Sie ist Bestandteil des Arbeitsvertrages von ArbeitnehmerIn A. Somit bedarf es keines Dienstwagenüberlassungsvertrages.

Fall 2:

ArbeitnehmerIn B ist Führungskraft. Aufgrund überdurchschnittlicher Leistungen erhält B ein zu beschaffendes Dienstfahrzeug. Die Vorgaben der Geschäftsführung umfassen Marke, Fahrzeugklasse und Wagenfarbe. Den Rest wählt B aus. Strategisch dient der Dienstwagen von B anderen Führungskräften als Motivation zur Erreichung ebensolcher Arbeitsleistungen. Die im Unternehmen etablierte Car Policy deckt diesen Einzelfall nicht ab. Hier ist zwingend die Überlassung im Dienstwagenvertrag schriftlich niederzulegen. Führungskraft B und die Geschäftsführung verhandeln den Vertrag individuell. Paragraphen des Dienstwagenüberlassungsvertrages verweisen häufig auf eine bestehende Car Policy. Dies ist bei allgemeinen Regeln angebracht. Zum Beispiel unterscheidet sich die Fahrzeugpflege von Mittelklassewagen kaum von Kraftfahrzeugen der Oberklasse.

Der richtige Zeitpunkt für einen Kfz Überlassungsvertrag

Die Gewährung eines Dienstfahrzeugs via Vertrag ist angezeigt bei Fällen, in denen die Car Policy nicht ausreicht. Der richtige Zeitpunkt für einen Dienstwagenüberlassungsvertrag hängt vom Einzelfall ab. Üblich ist die Unterzeichnung des Übernahmevertrags für Firmenwagen nach Beendigung der Probezeit von MitarbeiterInnen. In Einzelfällen erfordert die Arbeitsaufnahme von neuen Beschäftigten einen Dienstwagenüberlassungsvertrag. Zum Beispiel handelt Führungskraft C einen definierten Dienstwagen im Arbeitsvertrag vor Arbeitsaufnahme aus. Das Fahrzeug stellt einen geldwerten Vorteil dar. In diesem Fall ist folgendes zu berücksichtigen: Führungskraft C verlässt innerhalb der festgelegten Probezeit das Unternehmen und händigt den Dienstwagen aus. Die laufenden Kosten – Leasingraten, Versicherungen, Pflege usw. – fallen in voller Höhe auf das Unternehmen zurück.

Die Verfasser eines Dienstwagenüberlassungsvertrages

Unternehmensinterne und/oder externe JuristInnen verfassen regulär einen Dienstwagenüberlassungsvertrag. Dienstfahrzeuge und die mit ihnen verbundenen Kosten und Risiken stellen für jedwede Firma eine große Herausforderung dar.

Die Vertragsklauseln bedürfen regelmäßig der Überprüfung hinsichtlich aktueller Rechtsprechung und gesetzlicher Änderungen. Beides spiegelt sich in einem Vertrag wider.

Das Wichtigste im Überblick:

• Car Policy und Dienstwagenüberlassungsvertrag richten sich an unterschiedliche Adressaten.
• Die Car Policy deckt einen Großteil von Fällen ab.
• Der Kfz Überlassungsvertrag für Dienstwagen regelt Einzelfälle.
• Den Dienstwagenüberlassungsvertrag mit Ende der Probezeit vereinbaren.
• Ausfertigung und Prüfung des Kfz Überlassungsvertrages von Angehörigen der rechtsberatenden Berufe.

Vorlagen für die Furparkverwaltung

• Reifeneinlagerung Formular
• Checkliste zur Leasingrückgabe
• Protokoll Fahrzeugübergabe
• Checkliste Ausschreibungen Fuhrpark
• Formular Führerscheinkontrolle
• Fragebogen jährliche Fahrerunterweisung
• Fahrtenbuch Vorlage
• UVV Prüfung Lkw
• Kosten der UVV Prüfung im Fuhrpark
• Online Kurse zum Thema Fuhrpark

• eBook Datenschutz im Fuhrpark
• Protokoll Erstunterweisung
• Ladungssicherungsrechner
• Total Cost of Ownership Rechner
• Vollmacht Fahrzeugabholung
• Fuhrparkmanagement Software Vergleich
• Ladungssicherungsrechner
• Rettungskarte
• Dienstwageneinsatz im Ausland
• Mustervertrag Car Policy
  

FAQ

1. Was ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag und warum ist er wichtig?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag ist ein rechtlich bindendes Dokument, das die Bedingungen für die Nutzung eines Dienstwagens durch Mitarbeiter festlegt. Er ist wichtig, um klare Vereinbarungen zu treffen, Verantwortlichkeiten zu definieren und Transparenz sowie Kommunikation zwischen Fuhrparkverantwortlichen und Mitarbeitern zu fördern.

2.Welche Hauptpunkte sollten in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag enthalten sein?

Der Vertrag sollte Regelungen zur Art der Fahrzeugnutzung (beruflich und/oder privat), steuerrechtliche Aspekte, Kostenverteilung, Widerrufsrecht, Fahrzeugmodell, Auslandsnutzung und Verantwortlichkeiten bei Schäden oder Unfällen enthalten.

3. Wie wirkt sich der Vertrag auf die steuerliche Behandlung des Dienstwagens aus?

Der Vertrag legt fest, ob und wie der Dienstwagen privat genutzt werden darf und welche steuerlichen Konsequenzen sich daraus ergeben. Bei privater Nutzung muss der Nutzungsanteil entweder nach der 1-Prozent-Regelung oder mit einem Fahrtenbuch versteuert werden.

4. Was sind die Risiken, wenn kein Dienstwagenüberlassungsvertrag vorhanden ist?

Ohne einen solchen Vertrag bleiben viele Aspekte unklar, was zu rechtlichen und finanziellen Risiken führen kann. Unklarheiten können bei der Fahrzeugnutzung, bei Unfällen, Fahrzeugwechseln oder im Schadensfall entstehen.

5. Wer ist für die Erstellung und Verwaltung des Dienstwagenüberlassungsvertrags verantwortlich?

In der Regel wird der Vertrag von der Firma erstellt, die den Dienstwagen zur Verfügung stellt. Verantwortlich sind meist die Fuhrparkleiter oder andere leitende Angestellte, wie Personalabteilung oder Geschäftsführung. Es ist wichtig, dass der Vertrag alle relevanten Punkte abdeckt und rechtlich bindend ist.

Bei einem Protokoll zur Fahrzeugübergabe handelt es sich um ein offizielles Dokument im Fuhrpark. Der Kilometerstand des Fahrzeugs, mögliche Schäden und Mängel sind festzuhalten. Im Idealfall kommt eine einheitliche Vorlage für die wichtige Aufgabe zum Einsatz.

Hier Protokoll erhalten

Im Artikel erfahren Sie:

1. Zweck des Protokolls: Das Fahrzeugübergabeprotokoll dokumentiert offiziell die Fahrzeugübergabe im Fuhrpark.
2. Inhalt und Bedeutung: Das Protokoll beinhaltet wichtige Informationen wie Fahrzeugzustand, Schäden, Verkehrssicherheit, Kilometerstand und Fahrerdaten. Das Fahrzeugübergabeprotokoll überwacht Mängel und Schäden am Fahrzeug.
3. Vorteile einer Vorlage: Die Verwendung von einem einheitlichen Übergabeprotokoll erleichtert die Kontrolle und Dokumentation des Fahrzeugzustands und bietet rechtliche Absicherung für beide Parteien.

Was ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll?

Es handelt sich bei einem Fahrzeugübergabeprotokoll um ein offizielles Dokument für die Übergabe von Fahrzeugen im Fuhrpark. Das Dokument bietet einen Überblick über Mängel, Schäden, den Kilometerstand und bietet im Fuhrpark eine rechtliche Absicherung. Vor allem bei der Nutzung eines Fahrzeuges von mehreren Personen ist das Dokument wichtig. Zum Einsatz kommt das Fahrzeugübergabeprotokoll bei allen Pool- und Nutzfahrzeugen im Fuhrpark.

Warum ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll wichtig?

Ein Fahrzeugübergabeprotokoll schützt vor Missverständnissen und ist für ein effizientes Fuhrparkmanagement entscheidend. Darüber hinaus lassen sich Mängel und Schäden aller Art frühzeitig erkennen. Auf diese Weise können Probleme erkannt und beseitigt werden. Das Fahrzeugübergabeprotokoll dokumentiert wichtige Daten für den Fuhrpark und unterstützt die Unfallverhütung.

Wichtige Gründe für das Protokoll:

• Rechtliche Absicherung dank Nachweis über den Fahrzeugzustand
• Vermeidung von Streitigkeiten durch klare Dokumentation
• Strukturierte Übergabeprozesse für Unternehmen im Rahmen des Fuhrparkmanagements
• Einfache und zugleich sichere Übergabe der Fahrzeuge mit Einweisung in die Nutzung
• Aufzeichnung der gefahrenen Kilometer unterstützt beim Kostenmanagement
• Sorgt für Fahrzeugsicherheit gerade bei Poolfahrzeugen

Welche Inhalte gehören in ein Fahrzeugübergabeprotokoll?

Für die sichere Fahrzeugübergabe sollten einige Inhalte unbedingt im Fahrzeugübergabeprotokoll enthalten sein. Wichtig ist vor allem die vollständige Dokumentation von entstandenen Mängeln und durchgeführten Reparaturmaßnahmen.

Wichtige Inhalte von dem Auto Übergabeprotokoll:

• Fahrzeuginformationen
• Fahrzeughalter
• Kilometerstand
• Checkliste vorhandener Dokumente
• Raum für Schadensbeschreibung inklusive Fahrzeugbild
• Raum für Anmerkungen
• Unterschriften der Beteiligten

Wann und zwischen wem wird es benötigt?

Ein Fahrzeugübergabeprotokoll kommt grundsätzlich bei der Übergabe von Firmenfahrzeugen zum Einsatz. An der Übergabe sind im Normalfall Fahrer sowie mindestens ein Mitarbeiter der Fuhrparkverwaltung beteiligt. Neben dem Führen des Auto Übergabeprotokolls ist an diesem Punkt eine Einweisung des Fahrers erforderlich.

Zu einer Fahrzeugübergabe kommt es in folgenden Fällen:

• wenn Mitarbeiter vertraglich zugesicherte Firmenwagen erhalten
• wenn als Fahrer angestellte Mitarbeiter Fahrzeuge für Dienstfahrten erhalten
• Bei der einmaligen Übergabe von Fahrzeugen an Mitarbeiter

Unsere kostenlose Fahrzeugübergabeprotokoll Vorlage

In Betrieben mit Firmenfahrzeugen ist bei der Fahrzeugübergabe ein einheitliches Protokoll in Form einer Vorlage die effizienteste Lösung.

Vorteile der Vimcar Vorlage für das Fahrzeugübergabeprotokoll:

• Beinhaltet alle relevanten Informationen
• Einheitliches Design für die schnelle Verwendung
• Rechtssichere Lösung mit Blick auf Schäden/ Mängel
• Digital oder in ausgedruckter Form einsetzbar

So funktioniert die Vimcar Vorlage:

• E-Mail-Adresse eintragen
• Auf „Herunterladen“ klicken
• Die PDF Vorlage ausdrucken oder digital bei der Fahrzeugübergabe verwenden

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Und Fuhrpark einfach verwalten.

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Tipps für eine reibungslose Fahrzeugübergabe

Klare Strukturen bei der Fahrzeugübergabe vereinfachen den Prozess, beugen Fehlern vor und verringern das Unfallrisiko. Für eine reibungslose Fahrzeugübergabe ist ein genau vorgegebener Ablauf dabei wichtig. Dieser beinhaltet die Dokumentation der Fahrzeugübergabe, die Ersteinweisung und eine Überprüfung des Zustandes.

Tipps für die Fahrzeugübergabe:

• Auto Übergabeprotokoll bereit halten
• Mit einer Checkliste Fahrzeugzustand überprüfen
• Einweisung in das Fahrzeug vornehmen
• Schlüssel bereit halten
• Schäden & Mängel prüfen/ schriftlich festhalten
• Führerscheinkontrolle nicht vergessen

Häufige Fehler bei der Fahrzeugübergabe vermeiden

Zu den klassischen Fehlern bei der Fahrzeugübergabe zählen eine fehlende Dokumentation des Fahrzeugs sowie nicht vorgenommene Einweisungen und Führerscheinkontrollen. Eine strukturierte, immer gleich ausfallende Vorgehensweise mit klarer Dokumentation ist hier die beste Vorgehensweise. Wird schriftlich festgehalten, dass der Reifendruck zu prüfen ist, wird es nicht vergessen. So lassen sich Unfälle verhindern und die Verkehrssicherheit wird verbessert. Vor allem auf vorgeschriebene Aufgaben wie die Erstunterweisung bei der Fahrzeugübergabe oder die regelmäßige Führerscheinkontrolle ist dabei nicht zu verzichten.

Fazit

Mit einem Übergabeprotokoll Dienstwagen können Unternehmen sich rechtlich absichern und unterstützen die Unfallverhütung. Mit einer einheitlichen Vorlage werden beim Fahrzeugübergabeprotokoll immer die gleichen wichtigen Informationen abgefragt. Das vereinfacht die Verwaltung des Fuhrparks und erleichtert Fahrzeugübergabe sowie die Dokumentation. Das Fahrzeugübergabeprotokoll als PDF Version steht kostenlos von Vimcar zur Verfügung und stellt die einfachste Lösung für die Dokumentation der Fahrzeugübergabe dar.

FAQ zu dem Fahrzeugübergabeprotokoll für die Firma

1. Was ist das Ziel eines Fahrzeugübergabeprotokolls?

Das Protokoll dient der Dokumentation der offiziellen Übergabe eines Fahrzeugs im Fuhrpark. Dabei werden wichtige Daten wie Kilometerstand, Zustand des Fahrzeugs, eventuelle Schäden und durchgeführte Sicherheitschecks aufgenommen.

2. Welche Informationen enthält ein Fahrzeugübergabeprotokoll?

Das Protokoll enthält Details wie Fahrzeuginformationen, Kilometerstand, Checkliste vorhandener Dokumente, Schadensbeschreibung, Anmerkungen und Unterschriften der beteiligten Personen.

3. Warum ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll besonders wichtig bei Poolfahrzeugen?

Poolfahrzeuge werden von mehreren Personen genutzt, wodurch die Fahrzeuge anfälliger für Schäden, Mängel oder fehlende Dokumente sind. Das Fahrzeugübergabeprotokoll hilft dabei, den Zustand des Fahrzeugs bei jeder Übergabe zu überprüfen. Selbst bei intensiver Fahrzeugnutzung lässt sich dadurch sicherstellen, dass das Fahrzeug in einem geeigneten Zustand ohne gravierende Mängel ist.

4. Wie trägt das Auto Übergabeprotokoll zur Kosteneinsparung und Sicherheit bei?

Das Protokoll ermöglicht eine genaue Nachverfolgung der Fahrzeugnutzung und hilft dabei, versteckte Kosten zu vermeiden. Es trägt auch zur Sicherheit bei und reduziert mögliche Schadenkosten dank der frühzeitigen Behebung von Schäden aller Art.

5. Können digitale Fahrzeugübergabeprotokolle verwendet werden?

Ja, digitale Protokolle bieten Vorteile wie Zeitersparnis, einfache Verteilung und Integration in digitale Tools. Sie erleichtern die Dokumentation und helfen, menschliche Fehler zu vermeiden. Außerdem vereinfachen digitale Lösungen die Verwaltung des Fuhrparks und schützen vor verlorenen Fahrzeugübergabeprotokollen.