Mustervertrag zur Car Policy

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Die Car Policy regelt die Richtlinien zu der Fahrzeugnutzung im Fuhrpark. Ist sie nicht vorhanden, können Neid und Diskussionen unter den Angestellten aufkommen. Mitarbeiter fühlen sich vernachlässigt, da sie einen anderen Dienstwagen als der Kollege erhalten haben. Verhindern Sie, dass Ärger aufkommt und legen eine einheitliche Car Policy für alle Mitarbeiter fest.

Abgrenzung zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

Die Car Policy beschreibt ein firmeninternes Regelwerk, das Richtlinien rund um die Vergabe und die Nutzung von Firmenwagen beinhaltet. Sie ist jedoch aus rechtlicher Perspektive nicht verbindlich. Sie darf aus diesem Grund nicht mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag verwechselt werden. Ein solcher Vertrag befasst sich im Detail mit individuellen Rechten von einzelnen Mitarbeitern. Im Gegensatz dazu behandelt eine Car Policy allgemeine und grundsätzliche Themen rund um die Handhabung von Firmenfahrzeugen im Betrieb. Das können beispielsweise auch die Ausstattung und der Preis der Fahrzeuge sein.
Außerdem sollte eine Vereinbarung zu der Nutzung festgelegt werden, um zu verhindern, dass unberechtigte Dritte den Wagen nutzen.

Da die Liste der Regeln lang ist, hat Vimcar einen Mustervertrag für Sie angefertigt. In dem Vertrag erhalten Sie einen Einblick in eine Dienstwagenverordnung. 



Es ist die Vorschau eines Mustervertrags zur Car Policy zu sehen.

Warum eine Car Policy wichtig ist

In einer Car Policy werden zunächst die verschiedenen Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenwagen definiert. Das bedeutet, es wird genau festgelegt, welche Mitarbeiter auf welche Fahrzeuge Zugriff haben oder sogar einen eigenen Firmenwagen erhalten. Es kann in einem Betrieb gegebenenfalls für verschiedene Abteilungen oder Gruppen Sonderregeln geben. Beispielsweise erhalten Führungskräfte häufig andere Fahrzeuge als normale Angestellte. Weiterhin wird auch die Nutzungsart des Fahrzeugs genau in der Car Policy beschrieben. Ergänzende Punkte sind, wie die Wartung des Fahrzeugs erfolgt und und wie bei Abnutzung verfahren wird. Sind die Themen genau abgedeckt, gibt es weniger Streitpunkte im Nachhinein geben. Eine Car Policy bietet somit sowohl dem Fahrzeughalter als auch dem Fahrer des Firmenwagens eine interne Absicherung und Orientierung. Als Fahrzeughalter gilt meist die Geschäftsführung oder ein beauftragter Fuhrparkleiter.

Diese Punkte sollten unbedingt in der Car Policy stehen:

In der Car Policy sollten alle wichtigen Fakten und Situationen rund um das Firmenfahrzeug abgedeckt sein. Angestellter und Fuhrparkleiter müssen daraus erschließen können, wer worauf achten muss und wer welche Aufgaben hat. Nicht selten spielen rechtliche Faktoren, Sicherheitsvorkehrungen gemäß den UVV oder auch ökologische Aspekte eine zentrale Rolle. Mindestens sollten folgende Punkte abgedeckt sein:

  • Wer darf das Firmenfahrzeug nutzen?
    Häufig kommt bei der Übergabe eines Firmenwagens die Frage auf, ob denn Familienangehörige das Fahrzeug nutzen dürfen. Durch die Car Policy sollte dies genau geregelt sein.
  • In welchem Rahmen darf das Firmenfahrzeug genutzt werden?
    Angestellte dürfen einen Firmenwagen nicht immer automatisch privat fahren. Ist ein privates Nutzungsverbot enthalten, darf der Angestellte das Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Zwecke fahren.
  • Wie lange darf das Firmenfahrzeug genutzt werden? Ist die Übergabe befristet?
    Die Car Policy legt den Zeitraum über den das Fahrzeug gefahren wird fest. Meist ist die Übergabe zeitlich begrenzt. Nach Ablauf der festgelegten Zeit erfolgt eine Rückgabe oder der Umstieg auf ein neues Fahrzeug. Ist dies von Anfang an klar vermittelt, kommt es nachträglich nicht zu Diskussionen.
  • Wer übernimmt welche Kosten?
    Tankkosten, Wartung, Reinigung, Kfz-Steuer – bei einem Auto fallen viele Kosten an. Es muss geklärt sein, ob und welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt.
  • Was ist bei einem Unfall zu beachten?
    In der Regel sollte in einer Car Policy eine kurze Anleitung stehen, was bei einem Unfall zu beachten ist – zum Beispiel die ordnungsgemäße Dokumentation in einem Unfallprotokoll.
    Welche betriebsspezifischen Sonderfälle gibt es?
  • Jedes Unternehmen ist anders, also kann es verschiedene Sonderfälle geben, die ebenfalls in einer Car Policy festgehalten werden sollten. Darunter fallen beispielsweise Regelungen bei Krankheit oder die Firmenwagenversteuerung.