Fleet Management

Jetzt neu: Die Fahreridentifikation für Fleet Fahrtenbuch

Mit der Fahreridentifikation erhalten Sie einen Überblick darüber, wer wann mit dem Fahrzeug unterwegs war. Dieser Vorteil kommt nicht mehr nur Nutzern des Fleet Geo Pakets zugute, auch Anwender des Fleet Fahrtenbuches können von diesem profitieren.

Fahreridentifikation Vimcar Fleet

Vorteile der Fahreridentifikation

  • Bei allen Poolfahrzeugen wird in der Flottenmanagement Software automatisch die Person angezeigt, die den Wagen gefahren hat.
  • Sind mehrere Personen im Fahrzeug mitgefahren, wählt das System die Person aus, dessen Bluetooth Beacon am häufigsten angezeigt wurde.
  • Fahrer können mit einem Klick auf die Fahrt problemlos ausgetauscht werden
  • Hat eine Person ein Fahrzeug über die Fahrzeugbuchung reserviert, wird diese automatisch als Fahrer angezeigt. 
  • Fuhrparkverantwortliche haben somit einen besseren Überblick darüber, wer ein Poolfahrzeug zu welchem Zeitpunkt genutzt hat.
  • Droht die 7-Tage Frist zur Kategorisierung einer Fahrt abzulaufen, kann der Fuhrparkverantwortliche so den Fahrer ohne großen Aufwand ausfindig machen und kontaktieren. 
  • Die Fahrtenbuchaufzeichnung im Fuhrpark wird so noch einfacher!

So funktioniert’s:

Abbildung des Bluetooth Beacon
  1. Die Fahrer erhalten einen Bluetooth Beacon. Dabei handelt es sich um einen kleinen Hardware Sender, der einfach am Schlüsselbund befestigt oder in der Hosentasche mitgeführt werden kann. 
  2. Befinden sich Beschäftigte in der Nähe eines Firmenfahrzeuges, sendet der Bluetooth Beacon die Information an die Vimcar Fuhrparksoftware. 
  3. Jetzt können Fuhrparkverantwortliche im Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge auf einen Blick erkennen, wer die Fahrt unternommen hat.

Laden Sie hier die Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Fahrtenbuch herunter

Nutzen Sie das Fleet Fahrtenbuch noch nicht, möchten aber gerne mehr zu der Fuhrparksoftware erfahren? Dann laden Sie hier unsere Broschüre herunter und lernen alle Funktionen kennen.

Sie möchten sich über den Mehrwert der Fahreridentifikation im Zusammenhang mit dem Fleet Geo Paket informieren? Hier sind alle Infos für Sie zusammengefasst.

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So einfach klappt Vertragsmanagement mit Vimcar Fleet

Die Entwickler bei Vimcar arbeiten stets daran, die Software zu verbessern. Mit dem neuen Vertragsmanagement ist ihnen dies wieder einmal gelungen. Ab sofort können Verträge noch einfacher verwaltet werden.

Was ist neu?

Das neue Vertragsmanagement ermöglicht eine noch effizientere Verwaltung Ihrer Verträge. Sie behalten alle auslaufenden Verträge durch das Dashboard im Blick, können bis zu fünf Erinnerungen für einen Vertrag erstellen und detaillierte Angaben zu den Kosten und Bedingungen der einzelnen Verträge hinterlegen. So berechnen sich beispielsweise automatisch die Mehrkosten, die durch eine Vertragsüberschreitung entstehen würden.

Ihr Mehrwert:

  • keine auslaufenden Verträge mehr vergessen
  • Mehrkosten rechtzeitig verhindern
  • besserer Überblick

Hinweis: Wer bereits Vimcar Fleet nutzt und Verträge angelegt hat, muss diese nicht zwingend neu anlegen. Wir raten trotzdem dazu, Leasingverträge nochmal mit der neuen Funktion anzulegen. Denn: Mit dem neuen Vertragsmanagement wird man innerhalb des Dashboards auf auslaufende Verträge automatisch hingewiesen! Zusätzlich sehen Nutzer durch die neue Übersichtskarte in der Detailansicht des Vertrags auf einen Blick, wie weit die Laufzeit des Vertrages fortgeschritten ist und ob die Kilometergrenze bei der derzeitigen Fahrweise überschritten wird.

So funktioniert’s:

Vertrag anlegen: 

1. In Vimcar Fleet werden Ihnen auslaufende Verträge in der unteren linken Ecke des Dashboards angezeigt.

2. Mit einem Klick auf “Vertrag hinzufügen” öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie das Fahrzeug auswählen können, für das Sie einen neuen Vertrag anlegen möchten.

3. Nachdem Sie das Fahrzeug ausgewählt haben, klicken Sie auf “Vertrag erstellen”. Sie werden automatisch zur Detailansicht des ausgewählten Fahrzeuges weitergeleitet. Hier können Sie auswählen, welche Art von Vertrag Sie anlegen möchten.

Hinweis: Momentan können nur Leasingverträge in der neuen Version des Vertragsmanagement hinterlegt werden. Das Anlegen von Miet- und Kaufverträgen ist nach wie vor möglich, hier wird jedoch noch das ursprüngliche Vertragsmanagement verwendet.

4. Nachdem Sie auf “Vertrag hinzufügen” geklickt haben, können Sie detaillierte Angaben zu Ihrem Vertrag eingeben. Pflichtfelder wie Vertragspartner oder Vertragsnummer sind mit einem Sternchen markiert.

5. Nachdem Sie die Hauptinformationen eingegeben haben, können Sie bis zu fünf Erinnerungen für den Vertrag erstellen. Klicken Sie hierfür auf das Plus-Symbol. Eine Erinnerung können Sie mit einem Klick auf das Kreuz löschen. Wurden die Erinnerungsdaten hinterlegt, wird die verantwortliche Person in der Fleet App und per E-Mail über den Vertragsstatus informiert.

Hinweis:  Die erste Erinnerung erhalten Sie automatisch vier Monate vor Ablauf des Vertrages.

6. Nachdem die Erinnerungen erstellt wurden, können Angaben zur Laufleistung und Art des Leasingvertrages gemacht werden. Sie können hier zwischen einem Freibetrag und einer Freigrenze wählen.

7. Zum Schluss können Sie noch die Kosten und Bedingungen des Vertrags hinterlegen. Bei der monatlichen Rate handelt es sich um ein Pflichtfeld. Alle anderen Felder können durch den Schieber auf der rechten Seite deaktiviert werden.

8. Anschließend ist nur noch ein Klick auf “speichern” nötig. Wurde der Vertrag erfolgreich hinterlegt, wird Ihnen dies in einem Pop-Up Fenster mitgeteilt.

Vertrag einsehen

Wurde ein Vertrag in Vimcar Fleet hinterlegt, können Sie diesen wie folgt einsehen: 

1. Klicken Sie zuerst auf “Fahrzeuge” in der linken Seitenleiste und wählen dann das gewünschte Fahrzeug aus.

2. Nun befinden Sie sich in der Detailansicht des Fahrzeuges. Unter dem Reiter “Verträge” werden Ihnen alle aktiven und ausgelaufenen Verträge des Fahrzeugs angezeigt. Es kann nur ein aktiver Vertrag pro Fahrzeug erstellt werden, weshalb das Plus-Symbol in dieser Ansicht deaktiviert wurde. Möchten Sie einen neuen Vertrag hinzufügen, muss zuerst der vorherige Vertrag ausgelaufen sein. Dieser kann aber auch selbstständig gelöscht werden.

3. Mit einem Klick auf den gewünschten Vertrag gelangen Sie in dessen Detailansicht. Diese ist in zwei Teile aufgeteilt. Auf der rechten Seite werden alle Informationen angegeben, die Sie zuvor zum Vertrag gemacht haben. Wenn Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, können Sie den Vertrag löschen.

4. Auf der linken Seite finden Sie die Übersichtskarte des Vertrags. Hervorzuheben ist hier die Statusleiste direkt unter der Fahrzeuggrafik. Hier können Sie einsehen, wie weit der Vertrag zeitlich bereits fortgeschritten ist. Sobald die letzten 4 Monate des Vertrages begonnen haben, färbst sich der Balken rot. Zudem erkennen Sie durch das Glocken-Symbol auf den ersten Blick, ob eine Erinnerung an die Kündigung des Vertrags bald bevorsteht. Der untere Balken gibt an, wie weit Sie davon entfernt sind, das Gesamtkilometerlimit zu überschreiten. Der Infokasten über dem Balken informiert Sie genauer über den aktuellen Stand.

Tipp: Im Dashboard werden Ihnen auslaufende Verträge angezeigt. Für eine bessere Übersicht können Sie auswählen, ob Verträge mit ein, drei oder sechs Monate Laufzeit im Dashboard erscheinen.

Hinweis: Das Vertragsmanagement ist in den Paketen Vimcar Fleet Admin und Vimcar Fleet Pro enthalten. 

Sie nutzen unsere Software zur Fuhrparkverwaltung noch nicht? Laden Sie sich hier die kostenlose Broschüre herunter. 

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Infografik des Branchenreports

Vimcar-Studie zeigt: Digitale Schwachstellen im Facility Management – der Fuhrpark?

Berlin, 13. September 2021 – Mehr als die Hälfte der Facility-Management-Betriebe setzen in der Fuhrparkverwaltung derzeit noch nicht auf digitale Lösungen. Das ist das Ergebnis der aktuellen Vimcar-Umfrage unter 120 Flottenmanagern aus der Branche. Die Studie zeigt außerdem, dass die Mehrheit der Betriebe die Kosten ihrer Fuhrparks nicht genau analysieren kann und darüber hinaus vor allem mit der Schadensregulierung und unvollständig ausgefüllten Fahrtenbüchern zu kämpfen hat. Die Vimcar-Umfrage liefert ein detailliertes Bild zum Stand der Digitalisierung und den größten Herausforderungen bei der Flottenverwaltung im Facility Management.

Auf einen Blick:

56 % der Unternehmen setzen noch keine digitale Lösung im Flottenmanagement ein.

Mehrheit der Betriebe hat Schwierigkeiten bei Kostenanalyse.

Häufigste Probleme im Flottenmanagement lassen sich mithilfe von Fuhrpark-Software bereits heute vermeiden.

Viele Probleme durch Digitalisierung vermeidbar

Bei der Digitalisierung des Flottenmanagements gibt es bei den befragten Betrieben noch deutlich Luft nach oben: Derzeit setzen 56 % der Unternehmen noch keine digitale Lösung für bestimmte Aspekte der Fuhrparkverwaltung ein. 74 % der Unternehmen setzen nach wie vor auf Excel, um ihre Flotten zu managen – zum Teil neben anderen Lösungen. 

Beim Blick auf die Schwierigkeiten, mit denen die Unternehmen bei der Flottenverwaltung zu kämpfen haben, zeigt sich: Viele Probleme ließen sich bereits heute durch den Einsatz einer Fuhrpark-Software vermeiden. 56 % der Befragten geben an, dass sie am meisten mit der Kostenverwaltung und -analyse zu kämpfen haben. Bei allen Unternehmen verursachen darüber hinaus das Schadenmanagement (46 %) und die Fahrtenbücher (42 %) am häufigsten Schwierigkeiten. 

„Unsere Studie hilft uns zu verstehen, womit Betriebe bei der Flottenverwaltung am meisten zu kämpfen haben und mit welchen Lösungen wir ihnen helfen können. Die Ergebnisse bestätigen unseren Weg, eine umfassende All-in-One-Lösung anzubieten, mit der Betriebe sämtliche Aspekte des Fuhrparkmanagements aus einer einzigen Software heraus verwalten können. Schon heute bieten wir neben der digitalen Fahrtenbuchführung eine integrierte Kostenanalyse sowie Möglichkeiten zur Schadensregulierung.“, erklärt Andreas Schneider, Geschäftsführer von Vimcar.

Digitale Fuhrparkverwaltung als Wachstumshebel für den Mittelstand

Die Vimcar-Daten zeigen außerdem: 81 % der Betriebe erlauben ihren Mitarbeitern eine Mischnutzung ihrer Fahrzeuge für geschäftliche und private Zwecke. Mit einer digitalen Fahrtenbuchlösung reduzieren Unternehmen erheblich den Verwaltungsaufwand und führen ihre Fahrtenbücher tatsächlich finanzamtkonform. Betriebsprüfungen und hohe Nachzahlungen werden so vermieden. Zudem können Arbeitnehmer pro Dienstwagen jährlich bis zu 2.785 Euro an Sozialabgaben sparen.

Bislang beklagen 52 % der von Vimcar befragten Fuhrparkverantwortlichen, die im Moment noch keine digitale Lösung einsetzen, dass Fahrtenbücher nicht immer sauber ausgefüllt sind. Der Einsatz einer Software anstelle händischer Dokumentation kann hier also Abhilfe schaffen. 

Zudem geht aus der Vimcar-Studie hervor, dass 47,5 % der Befragten bis zu zehn Stunden pro Woche in die Fuhrparkverwaltung investieren – bei ganzen 26 % sind es sogar mehr als zehn Stunden wöchentlich. Gerade für mittelständische Betriebe stellt das Flottenmanagement also eine außergewöhnliche Belastung dar, bedenkt man, dass Mitarbeiter in KMUs den Fuhrpark meist neben anderen Aufgaben verwalten. Mithilfe einer umfassenden Software-Lösung kann der für die Flottenverwaltung nötige Zeitaufwand um 25 % reduziert werden. Zudem profitieren Betriebe von 15 bis 20 % Kostenersparnis. Durch das integrierte, digitale Schadenmanagement lassen sich Ausfallzeiten um ein Viertel reduzieren und bis zu 24.000 Euro jährlich an Reparaturkosten einsparen. Die Zahl der Werkstattfahrten kann sogar um 75 % reduziert werden. 

Die Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung stellt also einen Wachstumshebel für mittelständische Betriebe dar, da sich der Aufwand für das Flottenmanagement reduzieren und die Effizienz steigern lässt. Die entscheidenden Vorteile einer Fuhrpark-Software haben zahlreiche Betriebe offenbar bereits erkannt. Immerhin 42 % der befragten Flottenmanager geben an, den Einsatz einer Software innerhalb der nächsten sechs Monate zu planen. 56 % der Verantwortlichen gehen davon aus, dass die Belegschaft der Einführung einer digitalen Lösung offen gegenübersteht und lediglich 14 % erwarten Widerstand vonseiten der Geschäftsführung.

Über Vimcar 

Vimcar ist der führende Anbieter von Software zur Fuhrparkverwaltung für Mittelständler in der DACH-Region. Das SaaS-Angebot (Software as a Service) deckt vom Fahrzeug-Ortung über das digitale Fahrtenbuch, Routenplanung und Fahrzeugverwaltung bis hin zum Schlüsselmanagement zahlreiche Business-Mobility-Aufgaben ab. 100.000 Fahrzeuge hat Vimcar bereits mit seiner Software ausgerüstet – darunter die Fuhrparks von Deutsche Bahn, Allianz, Free Now, Knauf, Koziol, Nippon Seiki und Zalando. Weitere Informationen unter https://vimcar.de.

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