7-Tage-Regel: Neue Reminderfunktion

Auf dieses Feature haben sich sich viele Vimcar-Nutzer gefreut: Ab sofort steht eine neue Erinnerungsfunktion zur Verfügung, die vor dem Ablaufen der gesetzlichen siebentägigen Frist auf die Bearbeitung neuer Fahrten im Fahrtenbuch aufmerksam macht. 

Zeitnahe Dokumentation

Wer Fahrtenbuch führt, muss seine Eintragungen “zeitnah” erledigen – so verlangt es das Bundesministerium für Finanzen. Wer Papier und Stift bemüht, tut ohnehin gut daran, nach jeder Fahrt sofort zum Fahrtenbuch zu greifen, denn nachträgliche Eintragungen, oft mit Hilfe von Kalendern und Routenplanern “rekonstruiert”, sind nicht nur rechtswidrig, sondern fallen bei der Betriebsprüfung schnell auf.

Diese Anforderung ans „zeitnahe Fährtenbuchführen“ wurde im Rahmen eines gerichtlichen Beschlusses für die digitale Welt in die sogenannte “7-Tage-Regel” übersetzt: Innerhalb einer Woche müssen Ihre digitalen Aufzeichnungen einer der Fahrtkategorien “Betriebsfahrt”, “Weg zur Arbeit” oder “Privatfahrt” zugeordnet und um die gesetzlich vorgeschriebenen Details des besuchten Geschäftspartners und Fahrtanlasses ergänzt sein. (Siehe OFD Rheinland und Münster, Kurzinfo LSt-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.2.2013) 

Vorsicht, Gerichtsbeschluss!

Viele bestehende digitale Lösungen nehmen es hier nicht so genau: Lokale Speicher in fest verbauten Geräten können bis zur Erschöpfung der Speicherkapazität “vollgeschrieben” und Fahrten zu einem viel späteren Zeitpunkt abgespeichert und bearbeitet werden. Diese großzügige Auslegung der Regeln kann zu unangenehmen Überraschungen führen: Da die Geräte ohne Anbindung ans Internet dem Nutzer keine Rückmeldung geben können, beginnen sie, alte Einträge zu überschreiben, wenn der Speicherplatz zu Neige geht – das sichere Ende einer rechtskonformen, lückenlosen Dokumentation. Darüber hinaus wird natürlich der oben genannte Gerichtsbeschluss verletzt, was bereits ein hinreichender Grund zur Ablehnung eines Fahrtenbuchs sein kann.

Vimcar: Streber, und stolz darauf

Vimcar nimmt es deutlich genauer: Fahrten müssen innerhalb von sieben Tagen per App oder Web-Interface einer Fahrtkategorie zugeordnet und mit den geforderten Details ausgefüllt sein. Alle Fahrten, die nach Verstreichen dieser fortlaufenden Frist nicht bearbeitet wurden, werden automatisch als Privatfahrt abgespeichert. Darüber hinaus sind alle Fahrten nach sieben Tagen dauerhaft schreibgeschützt und eine weitere Anpassung der Fahrtkategorie oder der eingetragenen Details ist nicht mehr möglich. Autsch! Das ist die strengstmögliche Auslegung der geltenden Rechtslage! Aber auch ein weiterer Grund, warum unsere Fahrtenbuchlösung als besonders BMF-konform empfohlen wird …

Nie mehr: “War da was?”

Ab sofort geht eine neue Erinnerungsfunktion live, die vor dem drohenden Ablauf der Frist warnt. So bleibt genug Zeit, noch einmal einen Blick ins digitale Fahrtenbuch zu werfen und zu prüfen, ob wirklich alle geschäftlichen Fahrten bereits als solche abgespeichert wurden. Aktuell wird der Reminder zunächst als E-Mail zugestellt, in Zukunft könnte es auch eine Push-Notification direkt auf dem Smartphone geben.

Die Reminder-Funktion ist für Nutzer mit Android-Betriebssystemen zunächst automatisch verfügbar. Wer die Funktion bewusst nutzen und private Fahrten automatisch als solche “verfallen lassen” möchte, muss sich noch ein wenig gedulden. Ein Upgrade, das für iOS-Nutzer schon verfügbar ist und es dem Nutzer erlaubt, die Erinnerungsfunktion flexibel an- und auszuschalten, erwartet Sie in den nächsten Wochen.

Update: 7-Tage-Erinnerung 2.0

Seit Janaur 2017 gibt es wirklich keine Ausreden mehr: Ab sofort erinnern wir Sie mit Push-Nachrichten, die Sie direkt auf Ihr Smartphone erhalten, an das fristgerechte Kategorisieren Ihrer Fahrten. Wie Sie die Benachrichtigungen aktivieren können und weitere Details dazu finden Sie hier.

Wie gefällt Ihnen das neue Feature? Freuen Sie sich auf die Nutzung der Push-Nachrichten? Was sollten wir als nächstes entwickeln? Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback!

 

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