Kategorisierung von Fahrten in der Vimcar App

Neue Funktionen bei Vimcar

Wir verbessern unsere Produkte stetig. In diesem Blogpost erläutern wir Ihnen die neuesten Funktionen rund um das Fleet Fahrtenbuch und Vimcar Fleet Pro.

Kategorisierung von Fahrten in fleet.vimcar.com

Wenn Sie das Vimcar Fleet Fahrtenbuch nutzen, haben Sie nun die Möglichkeit Fahrten in fleet.vimcar.com direkt zu kategorisieren. Vor dieser Neuerung war es notwendig, dass Sie sich erst aktiv Zugriff auf ein Fahrzeug erteilen mussten, um sich dann in eine der Fahrtenbuch-Apps einloggen und das Fahrtenbuch einsehen zu können.

Seit diesem Update ist es nun möglich, dass Sie die Fahrtenbücher von Poolfahrzeugen direkt in fleet.vimcar.com einsehen. Klicken Sie dafür eines der Poolfahrzeuge Ihres Fuhrparks in der Fahrzeugübersicht an und klicken Sie anschließend im Menü des Fahrzeuges auf “Fahrtenbuch”. Hier können Sie nun alle Fahrten einsehen und diejenigen, die noch jünger als sieben Tage sind, bearbeiten.

Änderungshistorie Ihrer Fahrten

Wenn Sie eine Fahrt anklicken, haben Sie oberhalb der Karte die Möglichkeit die Änderungshistorie der Fahrt einzusehen. Hier sehen Sie alle Änderungen inkl. Uhrzeit und Art der Änderung, die Nutzer an den Fahrten durchgeführt haben. Zusätzlich können Sie einsehen welche Person die Änderungen wann durchgeführt hat.

Hinzufügen von Fahrern zu älteren Fahrten

Bisher waren Änderungen an Fahrten, die bereits älter als 7 Tage sind, verboten. In Absprache mit Steuerberatern konnten wir diese Regel jedoch dahingehend lockern: Es ist nun erlaubt für Fahrten, die aufgrund der 7-Tage-Regel automatisch als Privatfahrten kategorisiert wurden und daher keinen Fahrer hinterlegt haben, nachträglich einen Fahrer hinzuzufügen. Dies ist nur möglich, wenn die Fahrt noch keinen Fahrer hinterlegt hat. Andere Informationen können weiterhin nicht verändert werden, um die Anforderungen der Finanzbehörden zu erfüllen.

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Ausreißeranalyse auf Desktop

Ein brandneues Feature für Vimcar Fleet

Mit dem Release der neusten Version von Vimcar Fleet wartet pünktlich für 2020 mit der Ausreißeranalyse ein komplett neues Feature auf Sie!

Die Ausreißeranalyse

In Verbindung mit einer Tankkarte können Sie jetzt mit der Ausreißeranalyse ganz einfach verschiedene Arten von Ausreißern identifizieren. Das neue Feature erlaubt es Ihnen, den gewünschten Kraftstoffverbrauch einzelner Fahrzeuge festzulegen und zu kontrollieren. Bestimmen Sie welche Produkte über die Tankkarte gekauft werden dürfen und überprüfen Sie, ob entsprechend des Tankvolumens Kraftstoff getankt wurde. Zusätzlich können Sie kontrollieren, ob der Durchschnittsverbrauch der Fahrzeuge im Rahmen liegt. Im Folgenden erklären wir wie Sie die Ausreißeranalyse aktivieren und wie das Feature im Detail funktioniert.

So aktivieren Sie die Ausreißeranalyse

Wählen Sie unter Einstellungen den neuen Reiter “Ausreißer” aus und klicken Sie auf den jeweiligen Toggle der Karten (Produkte, Tankvolumen, Verbrauch), um das Ausreißer – Monitoring entsprechend der Regel zu aktivieren.

Wenn der Toggle für eine Regel geklickt wird, ist diese für alle Fahrzeuge der Flotte aktiv.

Innerhalb jeder Karte befindet sich eine Tabelle mit dem Titel “Gilt für folgende Fahrzeuge”. Mittels der Checkboxen können Sie so einzelne Fahrzeuge von der entsprechenden Regel ausschließen.

Die einzelnen Regeln im Detail

1. Produkt – Einstellungen:

Wird der Haken in der Checkbox “Zugelassen?” für einen Kostentyp entfernt, werden automatisch Ausreißer erstellt, sobald Kostenobjekte des jeweiligen Kostentyps erstellt werden.

Ist der Haken in der Checkbox “Zugelassen?” gesetzt, sind Kostenobjekte des entsprechenden Kostentyps zugelassen. Zusätzlich kann dann eine “Zeitrestriktion” festgelegt werden. Es werden dann Ausreißer erstellt, wenn die Zeitrestriktion überschritten wird.

2. Tankvolumen – Einstellungen:

Ist die Regel Tankvolumen aktiviert, werden automatisch Ausreißer erstellt, wenn die getankten Mengen nicht mit den hinterlegten Volumina Ihrer Fahrzeuge übereinstimmen.

Wichtig: Nur wenn für die Fahrzeuge die Werte “Antrieb” und “Tankvolumen” hinterlegt worden sind, werden Ausreißer erstellt. 
In den Fahrzeugdetails können diese Werte hinterlegt und angepasst werden. Sollten die Felder Antrieb und Tankvolumen in der Fahrzeugübersicht und in der Detailansicht der Fahrzeuge noch nicht angezeigt werden, können Sie diese im Bereich  Einstellungen > Felder einblenden und anschließend bearbeiten.

3. Verbrauch – Einstellungen

Gemäß der Verbrauchsregel werden Ausreißer erstellt, wenn der Verbrauch eines Fahrzeugs von dessen angegebenen Durchschnittsverbrauch abweicht.

So wird erkannt, ob Fahrzeuge deutlich mehr verbrauchen, als erwartet. Ein zu niedriger Verbrauch weist häufig darauf hin, dass nicht alle Kraftstoffkosten für das entsprechende Fahrzeug hinterlegt wurden. 

Über die Felder “untere Grenze” und “obere Grenze” kann festgelegt werden, ab wieviel Prozent Abweichung Ausreißer erstellt werden sollen.

Ausreißer – Übersicht

Einen Überblick über alle auftretenden Ausreißer können Sie sich auf der neuen Seite “Ausreißer” verschaffen, die Sie über Kosten > Ausreißer erreichen können.

Sollten Ausreißer erstellt werden, tauchen diese tabellarisch auf der Seite “Ausreißer” auf.

Durch einen Klick auf eine der Spalten der Tabelle, öffnet sich die Detailansicht des entsprechenden Ausreißers.

Alles zum Fuhrparkmanagement:

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Neuheiten bei Vimcar Fleet

Diese neuen Funktionen warten auf Sie: Fahrer- & Fahrzeugstatistik, Buchungsfreigabeprozess & neue Admin-Rollen. Kurz vorm Jahreswechsel möchten wir Sie in diesem Blogpost über unsere neuesten Features und Funktionen informieren.

Die Fahrer- & Fahrzeugstatistik

(enthalten in Fleet Fahrtenbuch & Fleet Pro)

Unter dem neuen Reiter “Statistiken” im Hauptmenü finden Sie ab jetzt die Fahrer- & Fahrzeugstatistik.

Mit Hilfe der Statistiken können Sie sich jederzeit einen Überblick über die zurückgelegten Distanzen einzelner Fahrer oder Fahrzeuge in den verschiedenen Kategorien (Betriebsfahrt, Privatfahrt, Arbeitsweg) verschaffen.

So funktioniert’s:

1. Besuchen Sie die neue Seite Statistiken:

2. Einen Fahrer oder ein Fahrzeug auswählen:

3. Einen Zeitraum bestimmen

4. Den “Statistik generieren”-Button klicken

5. Fertig:

Tipp: Wenn Sie eine Statistik erstellt haben, können Sie oben rechts in der Tabelle auf “% einblenden” klicken, um sich neben den zurückgelegten Kilometern in den entsprechenden Kategorien auch deren prozentualen Anteil der Gesamtdistanz anzeigen zu lassen.

Der Buchungsfreigabeprozess

(enthalten in Fleet Admin & Fleet Pro)

Wenn der Buchungsfreigabeprozess aktiviert ist, müssen neue Buchungen, die über Vimcar Booking (https://booking.vimcar.com/) getätigt werden, durch einen Buchungsmanager (eine hierfür eingeführte neue Admin-Rolle) genehmigt oder abgelehnt werden.

So aktivieren Sie den Buchungsfreigabeprozess: Weiter unten in den Flotteneinstellungen finden Sie die Karte “Buchungen” – zum Aktivieren des Freigabeprozesses klicken Sie einfach auf den Regler:

Ist diese Einstellung aktiv und es wird eine Buchung in Vimcar Booking getätigt, erhalten Buchungsmanager eine E-Mail mit einem Link zur Buchungsübersicht in Vimcar Fleet, auf der Buchungen genehmigt und abgelehnt werden können.

Außerdem informieren wir Sie durch einen roten Punkt neben dem Navigationselement “Buchungen” über ausstehende Buchungen.

Nachdem Sie eine Buchung angenommen oder abgelehnt haben, wird der Buchende per E-Mail über diese Aktion informiert. Diese E-Mail enthält ebenfalls eine .ics-Datei, die es dem Buchenden ermöglicht, die entsprechende Buchung seinem Kalender hinzuzufügen.

Beispiel für den Inhalt einer Buchungsbestätigungs-E-Mail:

Erweiterung des Rollenmanagements

(relevant für Fleet Pro, Fleet Admin und Fleet Geo)

Wir haben unser bestehendes Rollenmanagement um neue Rollen erweitert, damit Sie die die Sichtbarkeit Ihrer Inhalt ein Vimcar Fleet noch besser Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen zu können. 

Zusätzlich zu allen bestehenden Rollen auf der Seite “Administratoren” in den Einstellungen möchten wir Ihnen daher die folgenden neuen Rollen vorstellen:

  1. Kartenfunktionen nutzen
  2. Kosten verwalten
  3. Buchungen verwalten

Mehr zum Thema Fuhrparkmanagement:

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Vimcar Fleet erstrahlt in neuem Glanz

Wir haben Vimcar Fleet einen neuen Anstrich verpasst, das Produkt visuell noch ansprechender und die Nutzung für Sie noch effizienter und intuitiver gestaltet:

  1. Das Hauptmenü ist ab jetzt links: So ist noch mehr Platz für all Ihre Inhalte wie Tabellen und das Kartenmaterial. Das Navigieren zwischen Seiten ist nun noch intuitiver.
  2. Wir haben aufgeräumt: Buttons für Funktionen wie das Hinzufügen neuer Inhalte (+), Exporte etc. befinden sich ab jetzt im Kopf der entsprechenden Tabelle und beziehen sich so immer auf die Inhalte, auf die Sie angewendet werden.
  3. Noch intuitiver: Das Wechseln von Ansichten (zum Beispiel zwischen Listen- & Rasteransichten) erfolgt nun immer über den Button im Kopf der Seite.
  4. Alle klickbaren Buttons auf hellem Hintergrund sind ab jetzt im Vimcar-Blau gehalten: Einmal daran gewöhnt, wird die Nutzung des Produktes somit noch intuitiver.

Die Neuerungen im Detail

Umzug des Hauptmenüs nach links – Das Hauptmenü, das zuvor den oberen Bereich der Seite ausgefüllt hat, befindet sich ab jetzt links. So ist auf vertikaler Ebene mehr Platz für alle Ihre Inhalte wie beispielsweise Tabellen oder Karten.  Sie erhalten einen noch besseren Überblick über all Ihre Inhalte.

Die Anordnung der einzelnen Features bleibt bestehen – anstatt von links nach rechts sind sie jetzt von oben nach unten angeordnet.

Durch einen Klick auf den blauen Pfeil-Button, der am oberen rechten Rand des Hauptmenüs erscheint, wenn Sie mit der Mauszeiger über diese fahren, können Sie das Hauptmenü minimieren und somit noch mehr Platz auf den Seiten gewinnen.

Damit Sie auch bei minimiertem Menü noch zwischen den Unterseiten hin- und her wechseln können, gibt es jetzt eine zusätzliche Menüvariante. Diese erscheint, wenn Sie Ihren Mauszeiger über ein entsprechendes Element in der Navigation bewegen.

Auch zwischen Unterseiten navigieren Sie jetzt innerhalb der Navigationsleiste hin und her.

Anstelle der vorher genutzten Reiter zum Erreichen von Unterseiten (wie s.u. im Screenshot, Fahrtenbuch und Kosten), wechseln Sie zwischen diesen nun auch innerhalb der Navigationsleiste.

Wir haben aufgeräumt – Wie wir das gemacht haben, möchten wir am Beispiel der Fahrzeugübersicht erklären:

Alle Buttons – wie zum Beispiel der für den Export, den neuen Bearbeitungsmodus oder das altbekannte “+” zum Hinzufügen eines neuen Fahrzeuges – befinden sich innerhalb der Tabelle und beziehen sich so noch konkreter auf die Inhalte, zu denen sie gehören und auf die sie angewendet werden.

Das Wechseln der Ansicht, in diesem Falle zwischen aktiven und archivierten Fahrzeugen, erfolgt nun durch ein intuitives Dropdown-Element neben dem Titel der Tabelle.

Kurzum: Durch das neu Anordnen der Buttons der oben beschriebenen Funktionen werden deren Bezüge auf Inhalte noch deutlicher und klarer und außerdem konnte so noch mehr Platz zum Vergrößern der Tabellen gewonnen werden.

Neue Detailansichten – Auch die Detailansicht (Fahrzeug, Nutzer, Gruppe) hat einen neuen Anstrich bekommen: Die Reiter-Darstellung haben wir in diesem Falle beibehalten und ihr lediglich ein kleines Upgrade verpasst, um die Trennung der verschiedenen Bereiche klarer zu machen.

Neue Position der Einstellungen – Um sie dem Umzug des Hauptmenüs entsprechend einzuordnen, finden Sie die den Bereich der Einstellungen, Ihres Profils und den Logout-Button nun im unteren Bereich der neuen Navigationsleiste.

Die Anleitungen haben einen neuen Platz – Falls zu einer Seite eine Anleitung vorhanden ist, finden Sie diese ab jetzt immer oben rechts im Header der Seite – direkt neben dem Megafon, über das wir Sie weiterhin wie gewohnt über Updates und Neuigkeiten in Bezug auf das Produkt informieren werden.

Wenn Sie noch offene Fragen zum neuen Design von Vimcar Fleet haben, melden Sie sich bitte bei Ihrem Vimcar Account Manager oder kontaktieren Sie uns unter fleet@vimcar.com.

Alles zum Fuhrparkmanagement:

Alles zum Fahrtenbuch:

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Jetzt neu: Aufgaben & Termine

Vimcar entwickelt sich stetig weiter. Mit der neuen Funktion bei Vimcar Fleet Admin können nun Aufgaben und Termine erstellt werden. Welchen Mehrwert dies für Sie bedeutet und wie genau die neue Aufgabenübersicht funktioniert, lesen Sie hier.

Fuhrpark-Aufgaben planen mit Fleet Admin

Die neue Funktion in Fleet Admin ermöglicht es Aufgaben und Erinnerungen für den Fuhrpark zu erstellen. Dieses Feature bringt einen erheblichen Mehrwert für die Verwaltung des Fuhrparks mit sich: Anstehende Aufgaben können besser geplant werden und Termine geraten nicht in Vergessenheit. Von der Einhaltung von Serviceintervallen bis hin zum Kontrolltermin beim TÜV, vereinfacht die neue Aufgabenfunktion die Fuhrparkverwaltung maßgeblich.

Beispiel 1: Einhaltung von Serviceintervallen

Für das eigene Fahrzeug, sowie für Leasing- und Langzeitmietwagen gilt: Gewährleistungsansprüche können nur durch die Einhaltung und Dokumentation der Serviceintervalle geltend gemacht werden. Serviceintervalle sind entweder zeit- oder entfernungsbasiert. Beide Intervallarten können durch die neue Funktion bei Fleet Admin eingepflegt werden.

Beispiel 2: Erinnerung zum Ablauf von Garantiezeiträumen

Händler oder Fahrzeughersteller räumen oft einen Garantiezeitraum ein, in dem sie für entstandene Schäden oder Mängel am Fahrzeug aufkommen. Mit steigender Größe des Fuhrparks wird es für den Fuhrparkleiter zunehmend schwerer diese Garantiezeiträume zu überblicken. Doch auch hier unterstützt die neue Fleet Admin Funktion. Der Fuhrparkleiter kann sich auch hier eine Aufgabe erstellen, die ihn zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Kilometerstand benachrichtigt.

Beispiel 3: Hauptuntersuchung / TÜV

Neuwagen müssen nach Ablauf der ersten drei Jahre zur Hauptuntersuchung. Nach dieser ersten Kontrolle ist alle zwei Jahre ein weiterer Termin beim TÜV erforderlich. Einen Termin drei Jahre im Voraus zu vereinbaren ist nicht möglich, weshalb auch hier die neue Aufgabenfunktion von Fleet Admin sehr nützlich sein kann.

Neben den zuvor erläuterten Beispielen ist es mit der neuen Aufgabenfunktion selbstverständlich auch möglich individuelle Fuhrpark relevante Aufgaben zu erstellen. Vom Wechsel der Autoversicherung bis hin zu geplanten Mitarbeiterschulungen sind keine Grenzen gesetzt.

Die neue Aufgabenübersicht – eine kurze Anleitung

Die neue Aufgabe Übersichtsseite ist Ihr neuer Startpunkt für alle Aktionen rund um Ihre fuhrparkbezogenen Aufgaben und Termine. Die als nächstes anstehenden oder im Zweifelsfall überfälligen Termine sehen Sie immer ganz oben in der Tabelle.

So funktioniert’s:

1. Neue Aufgabe anlegen (“+” Symbol)

Um eine neue Aufgabe in Ihrem Vimcar Konto anzulegen, müssen Sie zuerst in der linken Seitenleiste das Feld “Aufgaben” auswählen. Danach müssen Sie nur auf das “+” Symbol oben rechts in der Tabelle klicken.

2. Aufgaben-Details ausfüllen

Nachdem Sie auf das “+” Symbol angeklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie zwischen einer individuellen, einer TÜV und einer Service Aufgabe wählen und die Art und Häufigkeit der Benachrichtigung festlegen.

Individuell: Dieses Formular können Sie für jede Art von Aufgabe verwenden, für die Sie eine Benachrichtigung wünschen. Die Erinnerungen können zeitbasiert (Fälligkeitsdatum) oder km-basiert sein.

TÜV: Hier wird das Datum der Erstzulassung eines Fahrzeugs benötigt, um den nächsten Fälligkeitstermin abschätzen zu können. Nur zeitbasierte Erinnerungen sind möglich. Datum und Uhrzeit können hinzugefügt werden, sobald der konkrete TÜV-Termin bekannt ist – bis dieser hinzugefügt wurde, werden Sie daran erinnert, einen Termin hinzuzufügen.

Service: Dieses Formular kann beispielsweise dazu dienen Serviceintervalle für Gewährleistungsansprüche im Blick zu behalten. Es sind sowohl zeitbasierte als auch km-basierte Erinnerungen möglich, da die Anforderungen von Anbieter zu Anbieter variieren. Sobald der konkrete Servicetermin bekannt ist, kann ein Termin mit Datum und Uhrzeit hinzugefügt werden – bis dieser hinzugefügt wurde, werden Sie daran erinnert, einen Termin zu vereinbaren.

Achtung: Km-basierte Erinnerungen sind derzeit nur bei Fahrzeugen möglich, die die Vimcar Box oder den OBD-Stecker installiert haben.

Gut zu wissen:

Wenn Sie innerhalb der Tabelle auf eine Aufgabe klicken, öffnet sich deren Detailansicht. Diese Ansicht variiert leicht entsprechend dem Aufgabentyp: Im Gegensatz zu einer individuellen Aufgabe verfügen TÜV- und Service-Aufgabe über eine Termin-Box, in der Sie der Aufgabe einen konkreten TÜV- bzw. Servicetermin zuordnen können, sobald Ihnen dieser vorliegt.

Hier können die folgenden Aktionen durchgeführt werden:

1. Informationen bearbeiten

2. Anhänge hochladen

3. Benachrichtigungen bearbeiten

4. Kommentare verfassen

5. Termine hinterlegen (TÜV- & Service-Aufgaben)

6. Aufgaben als erledigt markieren

3. Erinnerungen an Aufgaben

Durch die Benachrichtigungszentrale (Glocken-Symbol oben rechts) erhalten Sie Erinnerungen an Aufgaben, die Sie innerhalb der einzelnen Aufgaben festgelegt haben. Ein auffälliger, roter Punkt über der Glocke informiert Sie dann auf die gleiche Weise wie das Megafon, wenn es etwas Neues gibt.

4. Aufgabe abschließen

Haben Sie eine Aufgabe abgeschlossen, gibt es zwei Möglichkeiten die Aufgabe als erledigt zu markieren. Zum Einen ist dies in der Detailansicht durch einen Klick auf Schaltfläche “erledigen” möglich. Zum anderen können Sie eine Aufgabe auch auf der Aufgaben Übersichtsseite durch das Betätigen des Häkchen-Symbols als erledigt markieren. Mit einem Klick auf das “…” Symbol können Sie hier u. a. auch eine Aufgabe löschen oder duplizieren.

Haben Sie Fragen bzgl. der neuen Funktion oder wünschen Sie sich eine persönliche Beratung? Schreiben Sie uns gerne eine Nachricht an fleet@vimcar.com oder laden unsere Info-Broschüre Fleet Admin hier herunter:

Alles zum Fuhrparkmanagement:

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