Neue Funktionen

Jetzt neu: Die Fahreridentifikation für Fleet Fahrtenbuch

Mit der Fahreridentifikation erhalten Sie einen Überblick darüber, wer wann mit dem Fahrzeug unterwegs war. Dieser Vorteil kommt nicht mehr nur Nutzern des Fleet Geo Pakets zugute, auch Anwender des Fleet Fahrtenbuches können von diesem profitieren.

Fahreridentifikation Vimcar Fleet

Vorteile der Fahreridentifikation

  • Bei allen Poolfahrzeugen wird in der Flottenmanagement Software automatisch die Person angezeigt, die den Wagen gefahren hat.
  • Sind mehrere Personen im Fahrzeug mitgefahren, wählt das System die Person aus, dessen Bluetooth Beacon am häufigsten angezeigt wurde.
  • Fahrer können mit einem Klick auf die Fahrt problemlos ausgetauscht werden
  • Hat eine Person ein Fahrzeug über die Fahrzeugbuchung reserviert, wird diese automatisch als Fahrer angezeigt. 
  • Fuhrparkverantwortliche haben somit einen besseren Überblick darüber, wer ein Poolfahrzeug zu welchem Zeitpunkt genutzt hat.
  • Droht die 7-Tage Frist zur Kategorisierung einer Fahrt abzulaufen, kann der Fuhrparkverantwortliche so den Fahrer ohne großen Aufwand ausfindig machen und kontaktieren. 
  • Die Fahrtenbuchaufzeichnung im Fuhrpark wird so noch einfacher!

So funktioniert’s:

Abbildung des Bluetooth Beacon
  1. Die Fahrer erhalten einen Bluetooth Beacon. Dabei handelt es sich um einen kleinen Hardware Sender, der einfach am Schlüsselbund befestigt oder in der Hosentasche mitgeführt werden kann. 
  2. Befinden sich Beschäftigte in der Nähe eines Firmenfahrzeuges, sendet der Bluetooth Beacon die Information an die Vimcar Fuhrparksoftware. 
  3. Jetzt können Fuhrparkverantwortliche im Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge auf einen Blick erkennen, wer die Fahrt unternommen hat.

Laden Sie hier die Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Fahrtenbuch herunter

Nutzen Sie das Fleet Fahrtenbuch noch nicht, möchten aber gerne mehr zu der Fuhrparksoftware erfahren? Dann laden Sie hier unsere Broschüre herunter und lernen alle Funktionen kennen.

Sie möchten sich über den Mehrwert der Fahreridentifikation im Zusammenhang mit dem Fleet Geo Paket informieren? Hier sind alle Infos für Sie zusammengefasst.

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So einfach klappt Vertragsmanagement mit Vimcar Fleet

Die Entwickler bei Vimcar arbeiten stets daran, die Software zu verbessern. Mit dem neuen Vertragsmanagement ist ihnen dies wieder einmal gelungen. Ab sofort können Verträge noch einfacher verwaltet werden.

Was ist neu?

Das neue Vertragsmanagement ermöglicht eine noch effizientere Verwaltung Ihrer Verträge. Sie behalten alle auslaufenden Verträge durch das Dashboard im Blick, können bis zu fünf Erinnerungen für einen Vertrag erstellen und detaillierte Angaben zu den Kosten und Bedingungen der einzelnen Verträge hinterlegen. So berechnen sich beispielsweise automatisch die Mehrkosten, die durch eine Vertragsüberschreitung entstehen würden.

Ihr Mehrwert:

  • keine auslaufenden Verträge mehr vergessen
  • Mehrkosten rechtzeitig verhindern
  • besserer Überblick

Hinweis: Wer bereits Vimcar Fleet nutzt und Verträge angelegt hat, muss diese nicht zwingend neu anlegen. Wir raten trotzdem dazu, Leasingverträge nochmal mit der neuen Funktion anzulegen. Denn: Mit dem neuen Vertragsmanagement wird man innerhalb des Dashboards auf auslaufende Verträge automatisch hingewiesen! Zusätzlich sehen Nutzer durch die neue Übersichtskarte in der Detailansicht des Vertrags auf einen Blick, wie weit die Laufzeit des Vertrages fortgeschritten ist und ob die Kilometergrenze bei der derzeitigen Fahrweise überschritten wird.

So funktioniert’s:

Vertrag anlegen: 

1. In Vimcar Fleet werden Ihnen auslaufende Verträge in der unteren linken Ecke des Dashboards angezeigt.

2. Mit einem Klick auf “Vertrag hinzufügen” öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie das Fahrzeug auswählen können, für das Sie einen neuen Vertrag anlegen möchten.

3. Nachdem Sie das Fahrzeug ausgewählt haben, klicken Sie auf “Vertrag erstellen”. Sie werden automatisch zur Detailansicht des ausgewählten Fahrzeuges weitergeleitet. Hier können Sie auswählen, welche Art von Vertrag Sie anlegen möchten.

Hinweis: Momentan können nur Leasingverträge in der neuen Version des Vertragsmanagement hinterlegt werden. Das Anlegen von Miet- und Kaufverträgen ist nach wie vor möglich, hier wird jedoch noch das ursprüngliche Vertragsmanagement verwendet.

4. Nachdem Sie auf “Vertrag hinzufügen” geklickt haben, können Sie detaillierte Angaben zu Ihrem Vertrag eingeben. Pflichtfelder wie Vertragspartner oder Vertragsnummer sind mit einem Sternchen markiert.

5. Nachdem Sie die Hauptinformationen eingegeben haben, können Sie bis zu fünf Erinnerungen für den Vertrag erstellen. Klicken Sie hierfür auf das Plus-Symbol. Eine Erinnerung können Sie mit einem Klick auf das Kreuz löschen. Wurden die Erinnerungsdaten hinterlegt, wird die verantwortliche Person in der Fleet App und per E-Mail über den Vertragsstatus informiert.

Hinweis:  Die erste Erinnerung erhalten Sie automatisch vier Monate vor Ablauf des Vertrages.

6. Nachdem die Erinnerungen erstellt wurden, können Angaben zur Laufleistung und Art des Leasingvertrages gemacht werden. Sie können hier zwischen einem Freibetrag und einer Freigrenze wählen.

7. Zum Schluss können Sie noch die Kosten und Bedingungen des Vertrags hinterlegen. Bei der monatlichen Rate handelt es sich um ein Pflichtfeld. Alle anderen Felder können durch den Schieber auf der rechten Seite deaktiviert werden.

8. Anschließend ist nur noch ein Klick auf “speichern” nötig. Wurde der Vertrag erfolgreich hinterlegt, wird Ihnen dies in einem Pop-Up Fenster mitgeteilt.

Vertrag einsehen

Wurde ein Vertrag in Vimcar Fleet hinterlegt, können Sie diesen wie folgt einsehen: 

1. Klicken Sie zuerst auf “Fahrzeuge” in der linken Seitenleiste und wählen dann das gewünschte Fahrzeug aus.

2. Nun befinden Sie sich in der Detailansicht des Fahrzeuges. Unter dem Reiter “Verträge” werden Ihnen alle aktiven und ausgelaufenen Verträge des Fahrzeugs angezeigt. Es kann nur ein aktiver Vertrag pro Fahrzeug erstellt werden, weshalb das Plus-Symbol in dieser Ansicht deaktiviert wurde. Möchten Sie einen neuen Vertrag hinzufügen, muss zuerst der vorherige Vertrag ausgelaufen sein. Dieser kann aber auch selbstständig gelöscht werden.

3. Mit einem Klick auf den gewünschten Vertrag gelangen Sie in dessen Detailansicht. Diese ist in zwei Teile aufgeteilt. Auf der rechten Seite werden alle Informationen angegeben, die Sie zuvor zum Vertrag gemacht haben. Wenn Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, können Sie den Vertrag löschen.

4. Auf der linken Seite finden Sie die Übersichtskarte des Vertrags. Hervorzuheben ist hier die Statusleiste direkt unter der Fahrzeuggrafik. Hier können Sie einsehen, wie weit der Vertrag zeitlich bereits fortgeschritten ist. Sobald die letzten 4 Monate des Vertrages begonnen haben, färbst sich der Balken rot. Zudem erkennen Sie durch das Glocken-Symbol auf den ersten Blick, ob eine Erinnerung an die Kündigung des Vertrags bald bevorsteht. Der untere Balken gibt an, wie weit Sie davon entfernt sind, das Gesamtkilometerlimit zu überschreiten. Der Infokasten über dem Balken informiert Sie genauer über den aktuellen Stand.

Tipp: Im Dashboard werden Ihnen auslaufende Verträge angezeigt. Für eine bessere Übersicht können Sie auswählen, ob Verträge mit ein, drei oder sechs Monate Laufzeit im Dashboard erscheinen.

Hinweis: Das Vertragsmanagement ist in den Paketen Vimcar Fleet Admin und Vimcar Fleet Pro enthalten. 

Sie nutzen unsere Software zur Fuhrparkverwaltung noch nicht? Laden Sie sich hier die kostenlose Broschüre herunter. 

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NEU: Mehr Übersicht dank der Gruppenfunktion für Fahrzeuge

Je mehr Fahrzeuge sich in einem Fuhrpark befinden, desto schneller geht die Übersicht verloren. Die neue Funktion “Gruppen” in unserer Flottenmanagement Software bringt ab sofort noch mehr Ordnung in den Fuhrparkalltag und erhöht die Benutzerfreundlichkeit von Vimcar Fleet.

Unternehmen haben mit der Funktion die Möglichkeit, die Fahrzeuge beliebig zu gruppieren. Beispielsweise können Gruppen für verschiedene Regionen (Süddeutschland / Norddeutschland) oder Abteilungen (Management Team / Sales Team) erstellt werden. Die Anzahl der Gruppen ist dabei nicht begrenzt.

Hinweis: Die Gruppierungen von Personen wurde umbenannt. Die ehemaligen “Gruppen” heißen nun “geteilte Kontakte”. Diese können im Menü unter “Einstellungen” abgerufen werden.

So funktioniert’s:

Hinweis: Die Funktion wird nur angezeigt, wenn der Nutzer / die Nutzerin über die Berechtigung verfügt, Gruppen zu verwalten.

Gruppenübersicht

1. Mit einem Klick auf Gruppen in der linken Seitenleiste öffnet sich die Gruppenübersicht. In der abgebildeten Tabelle werden alle bereits erstellten Gruppen inkl. einer kurzen Beschreibung aufgelistet. Außerdem ist in dieser Tabelle ersichtlich, an welchem Datum die Gruppe erstellt wurde.

2. Eine neue Gruppe kann erstellt werden, indem auf das blaue Plus-Symbol geklickt wird. Es öffnet sich ein Fenster. Hier kann der Name der Gruppe festgelegt und eine kurze Beschreibung hinzugefügt werden.

3. Die Suchleiste links neben dem Plus-Symbol ermöglicht es, nach einzelnen Gruppen zu suchen. Hier kann entweder der Name der Gruppe oder nach Begriffen in der Beschreibung gefiltert werden.

Detailansicht einer Gruppe

1. Um in die Detailansicht einer Gruppe zu gelangen, reicht ein Klick auf die entsprechende Zeile. Hier sind alle Fahrzeuge aufgelistet, die der Gruppe angehören. 

2. Innerhalb dieser Detailansicht können der Gruppe weitere Fahrzeuge hinzugefügt werden. Dazu wird das blaue Plus-Symbol in der rechten, oberen Ecke angeklickt. Es öffnet sich eine Liste aller zur Verfügung stehenden Fahrzeuge. Wird ein Häkchen bei einem der Fahrzeuge gesetzt und auf den Button “Fahrzeuge hinzufügen” geklickt, erscheint das Fahrzeug in der Detailansicht der Gruppe. Um ein Fahrzeug schneller zu finden, kann in der Suchleiste (Lupen-Symbol) nach dem Kennzeichen, der Marke & dem Modell oder dem Nicknamen gefiltert werden.

3. Wird mit der Maus über den rechten Rand der Tabelle gefahren, erscheint ein Papierkorb-Symbol. Mit einem Klick auf dieses kann das Fahrzeug wieder aus der Gruppe entfernt werden.

4. Sollen gleich mehrere Fahrzeuge entfernt werden, können Häkchen bei den Fahrzeugen gesetzt und im Anschluss auf “entfernen” geklickt werden. Um eine versehentliche Löschung aus der Gruppe zu vermeiden, öffnet sich bei beiden Varianten ein Pop-Up Fenster. Hier muss der Vorgang mit einem Klick auf “entfernen” bestätigt werden.

Auf einen Blick die richtigen Fahrzeuge orten

Nach Gruppen in Echtzeit filtern

Nachdem die Gruppen erstellt wurden, können diese in Vimcar Fleet genutzt werden. Zum Beispiel ist es nun möglich, in der Kartenansicht neben Fahrzeugtyp und Status auch nach Gruppen zu filtern. Hier sollte wie folgt vorgegangen werden:

  1. Mit einem Klick auf den Reiter “Karte” und dem Unterpunkt “Fahrzeugortung” in der linken Menüleiste öffnet sich die Kartenansicht.
  2. Im Suchfeld erscheint direkt das Drop-Down-Menü “Gruppen”. Dieses befindet sich über den aufgelisteten Fahrzeugen auf der rechten Seite. 
  3. Nachdem das Feld “Gruppen” angeklickt wurde, werden alle zuvor erstellen Gruppen angezeigt. 
  4. Wird sich für eine Gruppe entschieden, werden ausschließlich Fahrzeuge dieser Gruppe auf der Karte dargestellt.

Die Funktion “Gruppen” stehen allen Nutzern von Vimcar Fleet Geo und Fleet Pro zur Verfügung. Neben der Gruppierung von Fahrzeugen können mit Fleet Geo und Fleet Pro u. a. Routendokumentationen erstellt oder Firmenfahrzeuge in Echtzeit geortet werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

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