Neue Funktionen

Vimcar Fleet Dashboard: die Kilometerstände immer im Blick

Bei steigender Fahrzeuganzahl wird die Überwachung der Kilometerstände für die Fuhrparkverantwortlichen schnell zur Mammutaufgabe. Dennoch ist dies unabdinglich, um die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks zu gewährleisten. Ohne die Angabe der Kilometerstände kann die Laufleistung der Fahrzeuge nicht berechnet werden. Die Laufleistung kann jedoch zu wichtigen Erkenntnissen führen, beispielsweise ob Leasingverträge angepasst und so Kosten gespart werden können. Das neue Feld “Kilometerstände” im Dashboard von Vimcar Fleet Admin ermöglicht dem Fuhrparkverantwortlichen jetzt auf einen Blick fehlende Kilometerstände zu erkennen.

Kilometerstände im Detail

Das Feld “Kilometerstände” befindet sich auf der rechten Seite des Dashboards. Es listet alle Fahrzeuge auf, bei denen die Aktualisierung des Kilometerstands bereits mehr als 30 Tage zurückliegt oder bei denen eine Prognose des aktuellen Kilometerstands noch nicht möglich ist, da nicht mindestens zwei Kilometerstände hinterlegt wurden.

Wurde die letzte Aktualisierung des Kilometerstands nicht innerhalb von 60 Tagen vorgenommen oder ist eine Hochrechnung nicht möglich, werden diese Fahrzeuge als kritisch eingestuft.

Mit einem Klick auf “Jetzt aktualisieren” gelangen Sie zur Detailansicht des Fahrzeuges. Hier haben Sie die Möglichkeit durch einen Klick auf den Button “Kilometerstand aktualisieren” den Kilometerstand des Fahrzeuges nachzutragen.

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Dashboard: Die Fuhrparkkosten im Detail

Um einen Fuhrpark effizient zu führen, ist es wichtig, die Kosten genau im Blick zu behalten. Laut einer Dataforce Studie aus dem Jahr 2019 berechnen dennoch nur ungefähr ein Viertel der Fuhrparkverantwortlichen die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) eines Fahrzeuges. Eine Kostenübersicht ist ein gutes Mittel, um Einsparpotenziale zu ermitteln und somit die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks zu erhöhen. In Vimcar Fleet Admin werden Fuhrparkleitern ab sofort alle fuhrparkrelevanten Kosten übersichtlich auf der Startseite, dem sogenannten Dashboard, dargestellt.

So ist die Kostenübersicht aufgebaut

In der Kostenübersicht sind alle Kostenarten des Fuhrparks aufgelistet wie beispielsweise die Ausgaben für das Leasing von Fahrzeugen, Versicherungsbeiträge und Werkstattkosten. Durch ein Steuerelement rechts oben können Fuhrparkverantwortliche zudem auswählen für welchen Zeitraum sie die Kosten betrachten wollen. Zur Auswahl stehen die monatlichen, viertel- und halbjährlichen Gesamtausgaben sowie die Betrachtung der Kosten des aktuellen und des vergangenen Jahres. Neben den Gesamtausgaben der Kostenart wird zudem eine Prozentangabe angezeigt. Diese berechnet sich durch einen Vergleich zwischen dem aktuellen und dem vorherigen Zeitraum. Ist diese Prozentangabe rot gefärbt, bedeutet dies, dass die Ausgaben im aktuellen Zeitraum höher sind. Grün eingefärbte Prozentangaben weisen daraufhin, dass die Kosten im Vergleich zum vorherigen Zeitraum gesunken sind.

Hinweis: Wenn Sie mit Ihrer Maus über die Prozentangabe fahren, wird Ihnen angezeigt, welcher Zeitraum genau zum Vergleich herangezogen wurde.

Im unteren Abschnitt werden die Gesamtausgaben aller Kostenarten addiert. Ein Klick auf “Mehr Kosten” führt zur Detailansicht der Fuhrparkkosten.

Sie nutzen Vimcar Admin bisher noch nicht, möchten aber gerne mehr über die Vorteile der Software erfahren? Hier können Sie die Broschüre kostenlos herunterladen.

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Das neue Dashboard in Vimcar Fleet

Mit Fleet Admin wird es nun noch leichter den eigenen Fuhrpark zu verwalten. Das neue Dashboard gibt einen Überblick über die wichtigsten Elemente des Fuhrparks. Diese Felder werden im Dashboard abgebildet:

  • Kosten 
  • Verträge
  • Anzahl der Fahrzeuge 
  • Kostenausreißer
  • Aufgaben 
  • FSK & UVV 
  • Kilometerstände

Das neue Dashboard im Detail

Auf der linken Seite des Dashboards werden die Kosten abgebildet. Sie haben hier die Möglichkeit einen Zeitraum auszuwählen. Für diesen Zeitraum werden Ihnen die Kosten pro Kategorie (z. B. Leasing oder Verträge) und die Gesamtkosten angezeigt. Die Prozentangabe neben den jeweiligen Kosten gibt Aufschluss darüber, wie stark die Ausgabe im Vergleich zum letzten Zeitraum abweicht. Fahren Sie mit der Maus über die Prozentangabe, können Sie nachvollziehen welche Zeiträume miteinander verglichen wurden. Klicken Sie auf “Mehr Kosten” gelangen Sie zur Kostenübersicht. 

Rechts neben den Kosten wird die Anzahl der Fahrzeuge, aufgeteilt in Poolfahrzeuge und Dienstwagen, angezeigt.

Direkt darunter sehen Sie, wie viele Kostenausreißer es momentan in Ihrem Fuhrpark gibt. Mit einem Klick auf “Zur Ausreißerübersicht” gelangen Sie zur Detailansicht der Kostenausreißer. 

Unterhalb der Kostenausreißer befindet sich das Feld Aufgaben. Hier wird Ihnen angezeigt, welche offenen Aufgaben es zu erledigen gibt. Überfällige Aufgaben werden hervorgehoben und sind somit auf den ersten Blick ersichtlich. Mit einem Klick auf “Erledigen” gelangen Sie direkt zur Aufgabe. 

Im oberen Feld auf der linken Seite können Sie zwischen der Führerscheinkontrolle (FSK) und den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) wählen. Hier sehen Sie, bei welchen Fahrern die Führerscheine kontrolliert werden müssen bzw. ob Fahrerunterweisungen nach den UVV-Vorschriften nötig sind. Ein Klick auf “Jetzt überprüfen” neben dem Nutzernamen bringt Sie direkt zur entsprechenden Ansicht des jeweiligen Nutzers. 
Das Dashboard wird stetig weiterentwickelt. Eine Übersicht der abgeschlossenen Verträge und der Kilometerstände folgt in Kürze.

Übersicht Dashboard Feature

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Unsere neuen Funktionen sorgen für noch mehr Privatsphäre bei Fleet Geo

Die Fahrzeugortung sorgt für reibungslose Prozesse im Fuhrpark und steigert die Effizienz eines Unternehmens. Bisher konnte die Tracking Funktion von Vimcar Fleet Geo nur bei Poolfahrzeugen genutzt werden. Ab sofort ist auch die Ortung von Dienstfahrzeugen möglich. Gleichzeitig steigern die neuen Funktionen die Privatsphäre, denn Fuhrparkleiter können Fahrern von Poolfahrzeugen von nun an erlauben, die Ortung des Fahrzeugs bei Privatfahrten auszuschalten.

Fahrzeugortung bei Dienstwagen

Das Live-Tracking und die Routendokumentation waren bisher nur bei Poolfahrzeugen möglich. Grund dafür: Dienstfahrzeuge werden nur von einem Fahrer gefahren und häufig auch für Privatfahrten genutzt. Eine dauerhafte Fahrzeugortung würde deshalb in die Privatsphäre der Mitarbeiter eingreifen. Doch die Fahrzeugortung während der Arbeitszeit bietet für das Unternehmen, wie auch für den Fahrer selbst, zahlreiche Vorteile. Mit der Einführung der Ortung von Dienstwagen können Firmenwagenfahrer auf Wunsch das Live-Tracking aktivieren und bei Privatfahrten deaktivieren.

Erhöhte Transparenz bei Dienstfahrten

Die Fahrzeugortung hat auch für Dienstwagenfahrer große Vorteile. Sie haben die Möglichkeit ihre Einsätze transparent zu dokumentieren und können Nachweise für Kunden erstellen. Der Fuhrparkleiter kann durch das Live-Tracking den Fahrzeugstandort einsehen. So kann er bei kurzfristig eingehenden Aufträgen oder Notfällen schnell reagieren und den Mitarbeiter zum Kunden schicken, der sich am nächsten zum Einsatzort befindet. Der Vorteil: Dienstwagenfahrer entscheiden sich aktiv für das Tracking Ihres Fahrzeuges und können dieses bei Bedarf auch wieder deaktivieren. So erhalten sie volle Transparenz, behalten jedoch auch die volle Kontrolle.

Fahrzeugortung bei Poolfahrzeugen

Bisher war die Ortung von Poolfahrzeugen mit Vimcar Fleet Geo uneingeschränkt möglich. Mit der Aktivierung des privaten Modus kann der Fuhrparkleiter von nun an Fahrern erlauben, die Fahrzeugortung zu deaktivieren.

Hinweis: Der Fuhrparkleiter kann das Live-Tracking und die Routendokumentation in der Fahrzeugübersicht unter „Geo-Funktionen“ aktivieren. Das Fahrzeug erscheint dann auf der Karte und gefahrene Routen können in der Routendokumentation eingesehen werden. Zusätzlich kann der Fuhrparkleiter seinen Fahrern erlauben, die Ortung zeitweise zu deaktivieren. Wie die Berechtigung zur Deaktivierung erteilt werden kann, wird im Folgenden erläutert.

Bessere Kontrolle der Privatsphäre

Ob Mittagspause oder die Nutzung des Fahrzeugs für private Zwecke – es gibt viele Szenarien, bei denen die Ortung eines Poolfahrzeugs nicht zwingend notwendig ist. Für diese Fälle wurde der private Modus bei Poolfahrzeugen entwickelt. Hat der Fuhrparkleiter die Nutzung des privaten Modus genehmigt, können die Poolfahrer die Ortung bei Privatfahrten selbstständig deaktivieren. Der Fahrer erhält somit eine uneingeschränkte Privatsphäre bei Privatfahrten.

So funktioniert’s:

Die Berechtigung zur Deaktivierung der Fahrzeugortung bei Poolfahrzeugen kann vom Fuhrparkleiter in der Desktop Version von Vimcar Fleet Geo bzw. Fleet Pro vorgenommen werden. Fahrer können daraufhin die Fahrzeugortung in der Vimcar Fahrtenbuch App ein- und ausschalten.

Fuhrparkleiter: Berechtigung für Poolfahrzeuge erteilen

Möchte der Fuhrparkleiter den privaten Modus für ein Poolfahrzeug aktivieren, muss er wie folgt vorgehen.

  1. Desktop Version von Vimcar Fleet Geo/Pro unter fleet.vimcar.com öffnen.
  2. Sie sehen automatisch die Fahrzeugübersicht. In der Tabelle finden Sie die Spalte “Geo-Fahrerrechte”. Klicken Sie auf “Bearbeitung aktivieren”.
  3. Kreuzen Sie für beliebig viele Poolfahrzeuge die Felder zum “Geo-Fahrerrechte” an, um diesen zu aktivieren. 
  4. Damit Ihre Fahrer die Ortung bei Privatfahrten nun deaktivieren können, müssen diese die untenstehenden Schritte befolgen. 
  5. Sie können den privaten Modus jederzeit wieder deaktivieren, indem Sie wieder auf das Kästchen klicken.

Hinweis: Damit Sie den privaten Modus erlauben können, müssen die Fahrzeuge und Fahrer bereits im Vimcar Fleet angelegt und verknüpft sein. Ist das noch nicht der Fall, müssen Sie wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie auf das blaue Plussymbol in der Fahrzeugübersicht, um ein neues Fahrzeug anzulegen.
  2. Legen Sie jetzt den Fahrer im Menübereich “Nutzer” als Nutzer an.
  3. Klicken Sie hierfür auf das blaue Plussymbol.
  4. Beachten Sie, dass Sie hier die E-Mail-Adresse des Fahrers angeben, die er für die Vimcar-App nutzen wird. Fragen Sie dafür bitte den Fahrer, welche E-Mail-Adresse er nutzen möchte. Sobald Sie den Nutzer angelegt haben, erhält er eine Aktivierungs-E-Mail.
Bildschirmaufnahme der Fahrzeugansicht. Zu sehen sind die "Geo-Funktionen" und die "Geo-Fahrerrechte".

Fahrer: Ortung aktivieren/deaktivieren

Fahrer können die Ortung in der Vimcar Fahrtenbuch App ein- bzw. ausschalten, unabhängig davon, ob sie einen Dienstwagen oder ein Poolfahrzeug fahren. 

Achtung: Nur wenn Sie für Poolfahrer den privaten Modus in Vimcar Fleet aktivieren, können diese die Ortung in der App de- und reaktivieren. Möchten Sie die Deaktivierung der Ortung nicht erlauben, weil z. B. ihre Poolfahrer die Fahrzeuge nicht für Privatfahrten nutzen dürfen, können die Fahrer die Einstellung auch nicht nutzen. 

  1. Zuerst muss der Fahrer die Vimcar App im Google PlayStore oder im Apple AppStore auf seinem Smartphone heruntergeladen.
  2. Achtung: Die Vimcar App wird hier als Fahrtenbuch App bezeichnet. Auch wenn das Fahrtenbuch nicht genutzt wird, ist hier die neue Ortungsfunktionen zu finden.
  3. Zur Anmeldung sollte der Fahrer die Zugangsdaten verwenden, die er entweder bereits für sein Vimcar-Fahrtenbuch nutzt oder, falls er die App bisher nicht nutzt, per Aktivierungs-E-Mail erhalten hat. Die E-Mail wird automatisch versand, sobald der Fuhrparkleiter den Nutzer im System angelegt hat. Nutzt der Fahrer bereits die Vimcar App, muss er dem Fuhrparkleiter ggf. die zur Anmeldung verwendete E-Mail-Adresse mitteilen, um Zugriff auf die neuen Funktionen zu erhalten. 
  4. Den Menüpunkt “Ortung” auswählen.
Bildschirmaufnahme Fahrzeugortung aktivieren

5. Ein Klick auf „Fahrzeugortung aktivieren“ genügt, um diese zu aktivieren.

Bildschirmaufnahme: Fahrzeugortung deaktivieren

6. Um die Ortung nach der getätigten Betriebsfahrt zu deaktivieren, muss wieder auf den gleichen Button geklickt werden..

Vorschau Deaktivierung der Ortung

7. Fehlt die Berechtigung, um die Fahrzeugortung bei einem Poolfahrzeug zu deaktivieren wird dies in der App angezeigt.

Vorschau Ortung ist ausgeschaltet

8. Hat der Fahrer die Fahrzeugortung ausgeschaltet, ist es dem Fuhrparkleiter nicht mehr möglich den Standort des Fahrzeugs einzusehen.

Wichtig: Bei gemeinschaftlich genutzten Fahrzeugen muss unbedingt daran gedacht werden, die Ortung wieder einzuschalten, sobald das Fahrzeug abgegeben wurde oder eine Betriebsfahrt durchgeführt wird. Denn nur der Fahrer, der die Ortung deaktiviert hat, kann diese wieder einschalten.

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Neu: Nachhaltigkeit fördern mit dem CO2 Report von Vimcar Fleet

Aus ökologischen und betriebswirtschaftlichen Gründen setzen Unternehmen vermehrt auf die Senkung des Kraftstoffverbrauchs. Um dies bewerkstelligen zu können, müssen sich Fuhrparkverantwortliche zuerst einen Überblick über den jährlichen CO2 Ausstoß der Fahrzeuge verschaffen. Mit dem neuen CO2 Report in Vimcar Fleet ist dies nun möglich.

Welche Daten werden in dem CO2 Report veranschaulicht?

Der neue CO2 Report in Vimcar Fleet gibt Aufschluss darüber, wie hoch die CO2 Emissionen des Fuhrparks innerhalb eines Jahres waren bzw. in dem jetzigen Jahr sind. Der Emissionsausstoß wird auf die einzelnen Monate heruntergerechnet und in einem Graphen dargestellt. Hier kann ausgewählt werden, ob der Durchschnitt der CO2 Emissionen und/oder der Gesamtausstoß angezeigt wird. Zusätzlich ist es möglich, die Emissionen zweier Jahre miteinander zu vergleichen. Neben dem Graphen, der den CO2 Ausstoß bildlich veranschaulicht, werden wichtige Kennzahlen angezeigt:

  • Anzahl der Fahrzeuge, die im ausgewählten Jahr zum CO2 Ausstoß beigetragen haben 
  • Durchschnittliche CO2 Emissionen (g/kg) 
  • Gefahrene Distanz, die die Fahrzeuge insgesamt zurückgelegt haben 
  • Gesamtemissionen
Vorschau CO2 Report

So funktioniert’s:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Reiter “Statistiken”. Mit einem weiteren Klick auf den Unterpunkt “CO2 Emissionen” öffnet sich die CO2 Statistik.

Bildschirmaufnahme der Seitenleiste der Vimcar Software.

2. In der Kontrollleiste können Sie auswählen, für welches Jahr der CO2-Ausstoß des Fuhrparks analysiert werden soll. Mit einem Klick auf das Kästchen “im Vergleich mit” wählen Sie aus, ob und welche zwei Jahre miteinander verglichen werden sollen. Werden die “Gesamtemissionen (in kg)” und der “Durchschnitt (in g/km)” aktiviert, werden beide Werte im Graphen dargestellt.

Kontrollleiste des CO2 Reports.

3. Auf der rechten Seite sehen Sie die Kennzahlen für das ausgewählte Jahr. Unter “Fahrzeuge” wird angezeigt, wie viele Fahrzeuge zur CO2-Emission beigetragen haben.

Achtung: Sehen Sie hier ein rotes Ausrufezeichen, bedeutet dies, dass zumindest bei einem Fahrzeug Daten fehlen. Wie Sie in diesem Fall vorgehen müssen, lesen Sie weiter unten im Artikel unter dem Punkt Kritische Fahrzeuge. 

Unter “Durchschnitt (in g/km)” wird der durchschnittliche CO2-Ausstoß der Fahrzeuge pro Kilometer angezeigt. “Gesamte Distanz (km)” und “Gesamtemissionen (kg)” zeigen an, wie viele Kilometer die Fahrzeuge in einem Jahr insgesamt zurückgelegt haben bzw. wie viel CO2 die Fahrzeuge insgesamt ausgestoßen haben.

Übersicht Daten CO2 Feature

Hinweis: Mit einem Klick auf das “i” Symbol öffnet sich ein Informationsfeld, welches Aufschluss darüber gibt, wie sich die einzelnen Kennzahlen berechnen.

4. Die in Punkt 2 ausgewählten Felder werden Ihnen im Graph angezeigt. Die Balken stehen für die gesamten CO2-Emissionen, die genauen Werte sehen Sie links vom Graph. Der Durchschnitt wird als Linie veranschaulicht, die Durchschnittswerte werden rechts abgebildet. Haben Sie sich dazu entschieden, zwei Jahre miteinander zu vergleichen, werden Linien- und Balkendiagramm blau bzw. orange dargestellt.

Welche Fahrzeuge werden in der CO2 Statistik berücksichtigt?

Zu “Fahrzeuge” zählen alle Pool- und Dienstwagen, die: 

  • im angegebenen Zeitraum aktiv waren
  • mindestens zwei Kilometer Datensätze aufweisen 
  • einen CO₂-Emissionskoeffizienten eingestellt haben (WLTP oder NEFZ)

Kritische Fahrzeuge

Der CO2 Report nimmt zur Berechnung die gefahrene Distanz eines Fahrzeugs und den sogenannten CO2 Emissionskoeffizient. Ein Fahrzeug muss deshalb einen CO2 Emissionskoeffizienten und mindestens zwei Kilometerzählerstände eingetragen haben. Ist dies nicht der Fall, wird das entsprechende Fahrzeug als kritisch eingestuft und die Kennzahl “Fahrzeuge” wird durch ein rotes Ausrufezeichen ergänzt. 

Mit einem Klick auf das Ausrufezeichen öffnet sich eine Liste mit allen Fahrzeugen, die als kritisch eingestuft worden sind. Wenn Sie hier auf “Fahrzeugdetails” klicken, werden Sie zur Detailansicht des betreffenden Fahrzeugs geleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit, die fehlenden Daten nachzutragen.

Kilometerstand

Fehlende Kilometerstände können einfach nachgetragen werden. Dafür klicken Sie in der Übersicht auf “Kilometerstand” und dann auf “Kilometerstand aktualisieren”. Sobald zwei Kilometerzählerstände (an verschiedenen Tagen) hinzugefügt worden sind, ist eine Kilometerprognose möglich und das Fahrzeug wird nicht mehr als kritisch eingestuft.

Detailansicht eines Fahrzeugs ohne Kilometerstand.
Detailansicht eines Fahrzeugs mit eingetragenem Kilometerstand.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es derzeit nicht möglich ist, Kilometerstände für Fahrzeuge hinzuzufügen, die ein Fahrtenbuch aktiviert haben. Für solche Fahrzeuge können neue Kilometerzähler nur in der Vimcar Fahrtenbuch App hinzugefügt werden.

CO2 Emissionskoeffizient

Bei einem fehlenden CO2-Emissionskoeffizienten, gibt es zwei Möglichkeiten diesen nachzutragen.

a) Der CO2-Emissionskoeffizientenwert kann in den technischen Details innerhalb der Fahrzeugdetailansicht nachgetragen werden. Hierfür klicken Sie auf das „Stift“ Symbol.

Vorschau technische Daten Emissionskoeffizient

b) Nutzen Sie einen OBD-Stecker für das Fahrzeug oder haben die Fahrzeugidentifikationsnummer hinterlegt, wird der CO2-Emissionskoeffizient automatisch hinzugefügt.

Vorschau Stammdaten

Hinweis: Der CO2-Report ist Teil des Fleet Admin und Fleet Pro Pakets. Haben Sie noch offene Fragen oder möchten die Funktion gerne nutzen, melden Sie sich bei Ihrem persönlichen Vimcar Account Manager oder unter fleet@vimcar.com.

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