Das Formular hilft Ihnen dabei, einen Leasingvertrag nachträglich anpassen zu lassen. So können Kosten für Mehr- oder Minderkilometer verhindert werden. Denn als Fuhrparkleiter sollten Sie sich in regelmäßigen Abständen folgende Fragen stellen: Macht es Sinn, die Leasingkonditionen der Poolfahrzeuge beizubehalten oder ist eine Anpassung der Verträge notwendig? Für diesen Fall, hilft Ihnen das Formular zur nachträglichen Anpassung von Ihrem Leasingvertrag.
Leasingvertrag mit Vorlage anpassen
Nicht selten weicht die Einschätzung der Laufleistung der Fahrzeuge vom tatsächlichen Wert ab und Mehr- oder Minderkilometer treiben die Rechnung in die Höhe. Ist die Laufzeit des Fahrzeugs deutlich unterschritten, hat der Fuhrparkleiter zu viel für das Fahrzeug gezahlt. Meist gibt es Rückerstattungen für Minderkilometer, doch gleichen diese den Verlust nicht aus. Das gleiche gilt bei Mehrkilometern. Ist die Gesamtlaufzeit deutlich überschritten, muss pro Kilometer draufgezahlt werden. Grundsätzlich gibt es eine Toleranz von ca. 2.500 Kilometern, die sowohl für Mehr- als auch Minderkilometer gilt.
Gerade weil es eine große Diskrepanz zwischen der Zahlung von Mehr- und der Auszahlung von Minderkilometern seitens der Leasinggesellschaften gibt, ist es sinnvoll eine Rekalkulation durchzuführen, sobald der Kilometerstand um mindestens zehn Prozent über- beziehungsweise unterschritten wird. Um dieser Problematik entgegenzuwirken gibt es zwei Möglichkeiten. Die eine besteht darin, den bestehenden Leasingvertrag mittels Änderungskündigung anzupassen.
Leasingvertrag anpassen
Hierfür ist es jedoch notwendig, dass der Leasinggeber der Anpassung des Leasingvertrages zustimmt. Fuhrparkleiter sollten daher mit dem Leasinggeber über die genaue Abänderung reden. Ob die Änderung sinnvoll ist, sollte vorab berechnet werden. Eine Excel-Vorlage kann dabei helfen, Kosten mit der tatsächlich zu erwartenden Laufleistung bei Verbleib und bei Änderung gegenüberzustellen. Bei der Berechnung können grundsätzlich zwischen der rückwirkenden und stichtagsbezogenen Anpassung unterschieden werden.
Die zweite Möglichkeit ist, neben der Anpassung des Leasingvertrages, bereits vor Abschluss des Vertrages die Laufleistung der Fahrzeuge zu bestimmen. Hierfür muss eine regelmäßige Analyse der Kilometerstände durchgeführt werden, um einschätzen zu können, welche Gesamtkilometer im Vertrag festgelegt werden sollten. Der Einsatz von Telematiksystemen zur genauen Aufzeichnung ist dabei zu empfehlen. Dies funktioniert jedoch nur als Korrektiv für die Zukunft. Beim Abschluss eines neuen Vertrages bei einem neuen Anbieter bzw. der Verlängerung des alten Vertrages, sollte dann folglich darauf geachtet werden, die neue Erkenntnis zu nutzen und dementsprechend zu berücksichtigen.
Hier Formular herunterladen & Leasingvertrag anpassen lassen!
Laden Sie sich hier das Formular zur nachträglichen Anpassung von Leasingverträgen* herunter. Sie können die rückwirkende Anpassung des Leasingvertrages zum Vertragsbeginn sowie die Anpassung des Leasingvertrages ab einem Stichtag ausrechnen lassen. Sie erhalten die Vorlage als Excel-Datei, damit die Berechnungen automatisch durchgeführt werden können. Natürlich können Sie dann bei Bedarf diese als PDF exportieren.
Warum den laufenden Leasingvertrag ändern?
Wenn sich eine Person oder ein Unternehmen für das Leasen eines Fahrzeuges entscheidet, wird ein Vertrag aufgesetzt. Dieser enthält viele Daten inklusive der Bedingungen des Leasingvertrages und der Höhe der regelmäßig zu zahlenden Raten. Die Ratenhöhe ist unter anderem abhängig von der kalkulierten Fahrleistung. Die meisten Leasingverträge haben eine Laufzeit von durchschnittlich 3 Jahren, in denen sich viel ändern kann.
Beispiel: Mehr- und Minderkilometer
Durch unvorhersehbare Ereignisse kann es passieren, dass sich die für das Fahrzeug geplante Laufleistung reduziert oder erhöht. Beispiele dafür sind eine Standortauflösung, ein Umzug der Dienstwagen fahrenden Person oder gar der Ausstieg aus dem Unternehmen.
Wurde ein Vertrag unterzeichnet und abgeschlossen, gilt, dass sich beide Vertragsparteien an die abgemachten Bedingungen bis zum Ende der Laufzeit halten müssen. Durch eine ordentliche Kündigung kann ein solcher Vertrag nicht rückgängig gemacht werden.
Hat sich das Unternehmen beispielsweise für eine Fahrleistung von 15000 Kilometer pro Jahr entschieden, wird diese Zahl bestenfalls nicht überschritten. Viele Leasingunternehmen haben bei einer Über- oder Unterschreitung eine Kulanzspanne von bis zu 2500 Kilometer, sodass beiderseits keine zusätzlichen Kosten entstehen. Kommt es zu einer deutlich erhöhten Kilometerzahl, kann dies zusätzliche Kosten für den Fuhrpark bedeuten.
Die Lösung: Leasingrate optimieren
Um unnötige Kosten zu vermeiden, sollte die für den Fuhrpark verantwortliche Person darauf achten, dass der Leasingvertrag anpassbar ist. Es hilft, das Thema bei der Vertragsverhandlung anzusprechen. Leasinggeber agieren meist kulant.
Bemerkt die für den Fuhrpark zuständige Person innerhalb der Vertragslaufzeit, dass ein Fahrzeug häufiger genutzt wird als zunächst geplant, sollte sie den laufenden Leasingvertrag ändern lassen. So kann sie beim Leasing die Kilometer erhöhen. Das Leasingunternehmen passt daraufhin die Höhe der Raten an. Auf diese Weise wird eine Nachzahlung nach Ablauf der Vertragslaufzeit verhindert.
Leasingkilometer reduzieren
Im Falle einer geringen Nutzung des geleasten Dienstwagens kann man beim Leasing die Kilometer reduzieren. Nach Mitteilung über die gewünschte Änderung des Vertrages wird das Leasingunternehmen die Leasingrate optimieren.
Sollte darauf verzichtet werden, den Vertrag anzupassen, kann dies zu unerwünschten Kosten des Fuhrparks führen. Eine zeitnahe Vertragsanpassung an Unternehmensveränderungen wie Projektausfall, erhöhtes Aufkommen oder eventuell saisonale Schwankungen ist nötig, um die Kosten möglichst gering zu halten. Eine Vertragsänderung vermeidet zudem Unannehmlichkeiten beim Leasinggeber und kann eine Verschlechterung der Geschäftsbeziehungen verhindern. Erfahrungsgemäß muss eine Anpassung des Vertrages jedoch bis spätestens drei Monate vor Vertragsablauf durchgeführt werden.
Leasingvertrag für den Fuhrpark – darum geht es
Ein Leasingvertrag ist heutzutage eine beliebte Variante gerade für Gründer, ihr Geschäftsmodell mit geringem Eigenkapital zu verfolgen. Hierfür werden Fahrzeuge für den Fuhrpark von einer externen Firma quasi angemietet. Zum klassischen Mietvertrag und zu Bankkrediten gibt es jedoch einige kleine, aber feine Unterschiede.
Beim Leasing handelt es sich im rechtlichen Sinne um eine Nutzungsüberlassung eines Objektes, z.B. eines Kfz durch einen der Vertragspartner. Für den Fuhrpark heißt das also, dass die Firma von einem anderen Unternehmen Fahrzeuge für einen bestimmten Zeitraum anmietet. Hierdurch kann man u.U. deutlich günstiger kommen, als wenn man Firmenwagen oder Lkw direkt kaufen und auf Kredit abbezahlen würde. Ein solches Modell birgt dabei etliche Vor- und Nachteile in sich. Auf der Pro-Seite steht sicherlich, dass sich die Eigenkapitalquote nicht verändert und die eigene Bilanz somit deutlich niedriger liegt als beim Besitz eines Fuhrparks. Ein möglicher Kreditrahmen bei der Bank bleibt somit unberührt und der Wert der Fahrzeuge taucht nicht in der Steuererklärung auf. Gleichzeitig ist es aber auch nicht möglich, Abschreibungen auf den Fuhrpark beim Finanzamt geltend zu machen. In vielen Fällen wird die Verwaltung mit einem Leasingvertrag komplett ausgelagert. Dies hängt jedoch stark von der jeweiligen Leasingfirma und den jeweiligen Modalitäten ab. Es bleiben insgesamt ausreichend finanzielle und Humanressourcen über, um über andere Anschaffungen nachzudenken.
Leasingkosten im Fuhrpark
Für jeden geleasten Dienstwagen wird die vertraglich vereinbarte monatliche Rate bezahlt. Zusätzlich dazu zahlt das Unternehmen in der Regel die Kfz-Steuern sowie die Versicherungsbeiträge für die geleasten Fahrzeuge. Je nach Vertragsabsprache fällt eine Anzahlung an. Wird vertraglich festgehalten, dass das Leasingunternehmen Leistungen wie Versicherung und Wartungen übernimmt, sind die monatlichen Raten höher. Ist das sogenannte Full-Service-Leasing nicht erwünscht, kommt der Leasingnehmer zusätzlich zu den Leasingraten für Wartungs- und Versicherungskosten auf. Der große Vorteil beim Leasing für Unternehmen ist, dass die Leasingraten zu den Betriebsausgaben zählen. Somit sind diese Kosten steuerlich voll absetzbar.
Nach Vertragsablauf können weitere Kosten entstehen:
- Nachzahlung wegen schlechtem Fahrzeugzustand (Kratzer, Dellen, etc.)
- vereinbarte Laufleistung deutlich überschritten
Vorteile von Kfz Leasingverträgen
Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich nach Ende des Mietvertrags nicht um die Entsorgung des Altfahrzeugs kümmern muss. Als nachteilig ist sicherlich Folgendes zu betrachten: Der Leasingnehmer muss sich im Falle von Diebstahl oder Unfällen aus dem Vertrag herauskaufen. Während die Schadenssumme meist von der Versicherung übernommen wird, ist die Ablösung gänzlich dem Mieter überlassen. Hier sollte man in jedem Fall auf das Kleingedruckte achten und nach Möglichkeit eine Zusatzversicherung abschließen, welche diese Kosten abdeckt – z.B. durch eine Neuwertentschädigung.
Vorsicht ist zudem bei Paragraphen über den Rückgabezustand geboten. Hier sind viele Leasingfirmen knausrig und streiten sich darum, was normaler Verschleiß und was mangelnde Instandhaltung durch den Leasingnehmer ist. Generell gilt, dass der Mieter eine Instandhaltungspflicht hat und sich darum bemühen muss, das Fahrzeug in einwandfreiem Zustand abzugeben. Bei ausstehenden Zahlungen während der Leasingzeit, kann der Vertragspartner mit dem Einzug des Fuhrparks drohen. Eine solche Situation ist für ein Unternehmen im Logistikbereich mitunter existenzgefährdend. Bevor man einen Vertrag für alle im Fuhrpark vorhanden Kfz abschließt, sollte man sich also im Klaren über die eigene derzeitige und zukünftige Liquidität sein. Auch eine Veräußerung des Fahrzeugpools oder von Teilen ist bei finanziellen Engpässen keine Option.
Leasingvertrag kündigen – geht das?
Leasingverträge haben meist eine Laufzeit von zwei bis drei Jahren. Doch was passiert, wenn ein Firmenwagen im Fuhrpark keine Verwendung mehr hat? Ein Grund könnte beispielsweise sein, dass ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt und das Fahrzeug wieder zur Verfügung stellt. Der Arbeitnehmer ist nicht dazu verpflichtet, die Leasingrate weiterzuzahlen. Findet der Fuhrparkleiter im Fuhrpark aber keine Verwendung für das Fahrzeug, bleibt das Unternehmen auf den Kosten sitzen. Grundsätzlich entscheiden die einzelnen Gerichte, was hier zulässig ist. Denn: Es gibt keine allgemeine Regelung durch den Gesetzgeber.
Kfz Leasingvertrag auflösen
Allgemein betrachtet sind Leasingverträge nicht kündbar, der Vertrag läuft normalerweise am Ende der Vertragszeit aus. Eine Möglichkeit besteht darin, einen kündbaren Leasingvertrag abzuschließen. Leasinggeber stimmen solchen Verträgen jedoch selten zu. Ein anderes Szenario ist, wenn ein Totalschaden des Fahrzeugs vorliegt. Der Leasingnehmer kann nun zwar von seinem kurzfristigen Kündigungsrecht Gebrauch machen. Trotzdem muss dieser womöglich eine Entschädigungszahlung leisten. Eine außerordentliche Kündigung ist hingegen nur möglich, wenn der Vertrag verletzt wurde. Dieser Fall tritt ein, wenn der Leasingnehmer in Verzug mit zwei Leasingraten ist.
Viele Leasinganbieter sind dazu bereit, nach Absprache einen Leasingvertrag vorzeitig aufzulösen. Dabei kann der Leasinggeber unterschiedlich entgegenkommend sein. Üblicherweise kann eine pauschale Anzahl an Fahrzeugen wie z. B. 5 Prozent der Flotte wieder zurückgegeben werden. Bevor Fuhrparkleiter einen Leasingvertrag abschließt, sollten er deswegen mit der Leasinggesellschaft mögliche Konditionen abklären und gegebenenfalls die Anpassung des Leasingvertrages anmerken.
Trends beim Leasingvertrag
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Modelle beim Leasing. Viele Verträge stützen sich auf das Finanzierungsleasing, bei dem der Nehmer das Investitions- und der Geber das Kreditrisiko trägt. Das Fahrzeug geht am Ende der Laufzeit direkt in das Eigentum des Leasingkunden über und kann ihm bereits während der Laufzeit als Wirtschaftsgut zugerechnet werden. Eine Besonderheit ist, dass der Vertrag während der Grundmietzeit nicht gekündigt werden kann. Gleichzeitig übernimmt die Verleihfirma keine Kosten, die für etwaige Schäden, Diebstahl oder Unfälle anfallen. In dieser Hinsicht ähnelt das Modell stark einer klassischen Kreditfinanzierung – die Raten können sogar steuerlich geltend gemacht werden. Der Unterschied zum Bankkredit liegt lediglich darin, dass der Leasinggeber das Risiko der Finanzierung trägt. Das Operate-Leasing ähnelt dagegen eher einem Mietvertrag, bei dem der Nehmer das Fahrzeug solange nutzen kann, wie er die Raten zahlt. Der Geber hat die Pflicht, das Kfz instand zu halten und zu warten. Weitere Optionen für einen Leasingvertrag sind im Übrigen das Kilometerleasing, bei dem eine Fahrtobergrenze festgelegt wird und das Restwertleasing, bei dem der Vertrag solange läuft, bis das Fahrzeug auf einen bestimmten Betrag hin abgeschrieben ist.
* Das vorliegende Formular dient lediglich Ihrer Orientierung. Vor der Verwendung sollten Sie sich von einem rechtskundigen Dritten beraten lassen und diese Ihren Anforderungen anpassen.