Arbeitszeiten per Stundenzettel dokumentieren
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu dokumentieren. Ein Arbeitszeitnachweis ist, was die Erfassung betrifft, also nicht an starre Formen gebunden. Wer diese dokumentieren möchte, realisiert das entweder in Schriftform oder elektronisch. Wichtig ist, dass nicht nur die ArbeitgeberInnen einen Nachweis der Arbeitszeit des Personals besitzt, sondern auch die MitarbeiterInnen selbst.
Stundenzettel im Fuhrpark als Verpflichtung
Bestimmte Branchen nutzen den Fuhrpark als unternehmerische Grundlage, um Dienstleistungen zu erbringen. Darunter zählen nicht nur Taxiunternehmen und Speditionen, sondern auch solche Firmen, welche im innerstädtischen Liefersegment unterwegs sind. Selbstverständlich nutzen die meisten Firmen Autos, um schnell von A nach B zu kommen. Wenn das Fahrpersonal Lkws fährt, müssen sie bereits Tageskontrollblätter führen, um die Lenk- und Ruhezeiten zu dokumentieren. Ein Stundenzettel kann im selben Atemzug Aufschluss darüber geben, zu welchen Zeiten der Fahrer unterwegs war. MitarbeiterInnen die ein Firmenwagen besitzen oder mehrheitlich genutzte Fahrzeuge im Betrieb nutzen dürfen, müssen ggf. bereits ein Fahrtenbuch führen, um Privatfahrten festzuhalten. Auch hier kann ein Stundenzettel zusätzliche Informationen geben, wie z. B. wann welche Fahrzeuge in Betrieb waren.
Wer ist verpflichtet, den Stundennachweis zu führen?
Ein Betrieb legt fest, welche MitarbeiterInnen die Fuhrparkfahrzeuge nutzen dürfen. Es ist also schon vorgegeben, wer diesen gebrauchen darf. Im Stundennachweis selbst wird der Fahrer oder die Fahrerin aufgeführt, nur diese dürfen in der angegebenen Zeit das Auto bewegt haben. Es ist nicht zulässig, eine andere Person das Auto zum Fahren zu überlassen und sich selbst im Stundenzettel einzutragen.
So schreibt man einen Stundenzettel richtig
An oberster Stelle sollte immer das Datum stehen, darunter dann der Beginn und das Ende der jeweiligen Arbeitszeit. Danach folgen in der Regel die Pausenzeiträume. Diese gelten nicht als Arbeitszeit, was stets berücksichtigt werden muss. Darunter kommt dann die Dauer der alltäglichen Gesamtarbeitszeit. Zu guter Letzt erfolgt die Angabe der Wochenarbeitszeit.
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte man, sofern es möglich ist, Zahlenangaben in Wortform mit dazu schreiben. Beispielsweise wird aus 15 dann fünfzehn, aus 10 folglich zehn. Wer sich für die handschriftliche Form entscheidet, muss dafür Sorge tragen, dass alle Zahlen, Wörter und Angaben leserlich dokumentiert wurden. Zahlendreher sind ebenso zu vermeiden, wie das Vergessen von Kommastellen.
Das muss auf dem Stundenzettel stehen
Es ist ganz wichtig, dass der Stundenzettel sinnvoll und übersichtlich gegliedert ist. Neben dem Ort muss auch das Datum und der vollständige Vor- und Nachname der FahrerInnen drin stehen. Neben der gesamten Arbeitszeit müssen zudem die Pausenzeiten klar ersichtlich sein. Im Arbeitszeitnachweis stehen nur Daten drin, welche für die Nutzung eines bestimmten Fuhrparks relevant sind.
Kostenlose Vorlagen zum Arbeitszeitnachweis
Eine klar gegliederte Arbeitszeitnachweis Vorlage ist von Vorteil, wenn man sein Fahrverhalten mit dem betrieblichen Fuhrpark nachweisen will. ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen erhalten hier eine rechtskräftige Vorlage, welche bindend für beide Seiten ist. Die oben verfügbare Stundenzettel Vorlage von enthält alle notwendigen Daten und Angaben, welche für die Dokumentation der Arbeitszeit wichtig ist. Den Arbeitszeitnachweis auf diesem Weg zu generieren, schafft Sicherheit sowie Vertrauen für alle Beteiligten.
Obendrein muss man nicht mühselig sämtliche Punkte per Hand oder elektronisch vorgeben, welche gefordert sind. Eine Vorlage bietet nämlich alle Angaben vorgefertigt und in logischer Reihenfolge gegliedert. Diese kann jeder auf unkomplizierten Weg beziehen und sich so Rechtssicherheit verschaffen. Auf diesem Weg spart man sich selbstverständlich auch sehr viel Zeit.
Vorteile für den Fuhrpark
Der Stundenzettel im Fuhrpark ist im Grunde dasselbe, wie ein Arbeitszeitkonto beziehungsweise eine Stechuhr. Dieser dient dazu, dass alle ArbeitnehmerInnen lückenlos ihre Arbeitszeiten nachweisen können, was bei der monatlichen Lohnabrechnung eine Rolle spielt. Zudem kann jeder Mitarbeiter beziehungsweise jede Mitarbeiterin so nachweisen, dass man in der angegebenen Zeit für die ArbeitgeberInnen im Einsatz war.
Ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin wiederum behält die Arbeitszeiten des Fahrzeugführers im Blick und kann so überschauen, wie der Fuhrpark innerhalb eines Tages, einer Woche oder im aktuellen Monat ausgelastet ist. Als MitarbeiterInnen gibt man stets Informationen an, was die Fahrzeugnutzung betrifft. Die Arbeitszeitnachweis Vorlage von Vimcar kann einen wichtigen Teil dazu beitragen, dass FahrerInnen und ihre ArbeitgeberInnen sowie AuftraggeberInnen eine punktgenaue Abrechnung von Fahrleistungen und zurückgelegte Strecken erhalten.
Gerade wenn es um Kostenerstattungen oder das Tanken geht, müssen Fuhrparkverantwortliche stets die Übersicht über entstandene finanzielle Aufwendungen haben. Wenn der Tank leer ist und die dazugehörige dokumentierte Anzahl von Kilometern nicht stimmt, kann es sinnvoll sein, neben dem Arbeitszeitnachweis auch ein klassisches Fahrtenbuch mitzuführen. Ein Stundenzettel ist nicht immer gleichbedeutend mit einem Fahrtenbuch.