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Stundenzettel Vorlage

Ressourcenbereich | 06.02.2023

Arbeitszeiten per Stundenzettel dokumentieren

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu dokumentieren. Ein Arbeitszeitnachweis ist, was die Erfassung betrifft, also nicht an starre Formen gebunden. Wer diese dokumentieren möchte, realisiert das entweder in Schriftform oder elektronisch. Wichtig ist, dass nicht nur die ArbeitgeberInnen einen Nachweis der Arbeitszeit des Personals besitzt, sondern auch die MitarbeiterInnen selbst.

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Stundenzettel im Fuhrpark als Verpflichtung

Bestimmte Branchen nutzen den Fuhrpark als unternehmerische Grundlage, um Dienstleistungen zu erbringen. Darunter zählen nicht nur Taxiunternehmen und Speditionen, sondern auch solche Firmen, welche im innerstädtischen Liefersegment unterwegs sind. Selbstverständlich nutzen die meisten Firmen Autos, um schnell von A nach B zu kommen. Wenn das Fahrpersonal Lkws fährt, müssen sie bereits Tageskontrollblätter führen, um die Lenk- und Ruhezeiten zu dokumentieren. Ein Stundenzettel kann im selben Atemzug Aufschluss darüber geben, zu welchen Zeiten der Fahrer unterwegs war. MitarbeiterInnen die ein Firmenwagen besitzen oder mehrheitlich genutzte Fahrzeuge im Betrieb nutzen dürfen, müssen ggf. bereits ein Fahrtenbuch führen, um Privatfahrten festzuhalten. Auch hier kann ein Stundenzettel zusätzliche Informationen geben, wie z. B. wann welche Fahrzeuge in Betrieb waren.

Wer ist verpflichtet, den Stundennachweis zu führen?

Ein Betrieb legt fest, welche MitarbeiterInnen die Fuhrparkfahrzeuge nutzen dürfen. Es ist also schon vorgegeben, wer diesen gebrauchen darf. Im Stundennachweis selbst wird der Fahrer oder die Fahrerin aufgeführt, nur diese dürfen in der angegebenen Zeit das Auto bewegt haben. Es ist nicht zulässig, eine andere Person das Auto zum Fahren zu überlassen und sich selbst im Stundenzettel einzutragen.

So schreibt man einen Stundenzettel richtig

An oberster Stelle sollte immer das Datum stehen, darunter dann der Beginn und das Ende der jeweiligen Arbeitszeit. Danach folgen in der Regel die Pausenzeiträume. Diese gelten nicht als Arbeitszeit, was stets berücksichtigt werden muss. Darunter kommt dann die Dauer der alltäglichen Gesamtarbeitszeit. Zu guter Letzt erfolgt die Angabe der Wochenarbeitszeit.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte man, sofern es möglich ist, Zahlenangaben in Wortform mit dazu schreiben. Beispielsweise wird aus 15 dann fünfzehn, aus 10 folglich zehn. Wer sich für die handschriftliche Form entscheidet, muss dafür Sorge tragen, dass alle Zahlen, Wörter und Angaben leserlich dokumentiert wurden. Zahlendreher sind ebenso zu vermeiden, wie das Vergessen von Kommastellen.



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Stundenzettel Vorlage

Das muss auf dem Stundenzettel stehen

Es ist ganz wichtig, dass der Stundenzettel sinnvoll und übersichtlich gegliedert ist. Neben dem Ort muss auch das Datum und der vollständige Vor- und Nachname der FahrerInnen drin stehen. Neben der gesamten Arbeitszeit müssen zudem die Pausenzeiten klar ersichtlich sein. Im Arbeitszeitnachweis stehen nur Daten drin, welche für die Nutzung eines bestimmten Fuhrparks relevant sind.

Kostenlose Vorlagen zum Arbeitszeitnachweis

Eine klar gegliederte Arbeitszeitnachweis Vorlage ist von Vorteil, wenn man sein Fahrverhalten mit dem betrieblichen Fuhrpark nachweisen will. ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen erhalten hier eine rechtskräftige Vorlage, welche bindend für beide Seiten ist. Die oben verfügbare Stundenzettel Vorlage von enthält alle notwendigen Daten und Angaben, welche für die Dokumentation der Arbeitszeit wichtig ist. Den Arbeitszeitnachweis auf diesem Weg zu generieren, schafft Sicherheit sowie Vertrauen für alle Beteiligten.

Obendrein muss man nicht mühselig sämtliche Punkte per Hand oder elektronisch vorgeben, welche gefordert sind. Eine Vorlage bietet nämlich alle Angaben vorgefertigt und in logischer Reihenfolge gegliedert. Diese kann jeder auf unkomplizierten Weg beziehen und sich so Rechtssicherheit verschaffen. Auf diesem Weg spart man sich selbstverständlich auch sehr viel Zeit.

Person hält Stundenzettel hoch

Vorteile für den Fuhrpark

Der Stundenzettel im Fuhrpark ist im Grunde dasselbe, wie ein Arbeitszeitkonto beziehungsweise eine Stechuhr. Dieser dient dazu, dass alle ArbeitnehmerInnen lückenlos ihre Arbeitszeiten nachweisen können, was bei der monatlichen Lohnabrechnung eine Rolle spielt. Zudem kann jeder Mitarbeiter beziehungsweise jede Mitarbeiterin so nachweisen, dass man in der angegebenen Zeit für die ArbeitgeberInnen im Einsatz war.

Ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin wiederum behält die Arbeitszeiten des Fahrzeugführers im Blick und kann so überschauen, wie der Fuhrpark innerhalb eines Tages, einer Woche oder im aktuellen Monat ausgelastet ist. Als MitarbeiterInnen gibt man stets Informationen an, was die Fahrzeugnutzung betrifft. Die Arbeitszeitnachweis Vorlage von Vimcar kann einen wichtigen Teil dazu beitragen, dass FahrerInnen und ihre ArbeitgeberInnen sowie AuftraggeberInnen eine punktgenaue Abrechnung von Fahrleistungen und zurückgelegte Strecken erhalten.

Gerade wenn es um Kostenerstattungen oder das Tanken geht, müssen Fuhrparkverantwortliche stets die Übersicht über entstandene finanzielle Aufwendungen haben. Wenn der Tank leer ist und die dazugehörige dokumentierte Anzahl von Kilometern nicht stimmt, kann es sinnvoll sein, neben dem Arbeitszeitnachweis auch ein klassisches Fahrtenbuch mitzuführen. Ein Stundenzettel ist nicht immer gleichbedeutend mit einem Fahrtenbuch.

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Leasingrechner im Fuhrpark

Leasingrechner TCO auf Laptop geöffnet

Mit einem Leasingrechner für Autos im Fuhrpark lassen sich Leasingraten für alle Pkw, Lkw und Busse überprüfen, vergleichen und im Auge behalten. Darüber hinaus gibt das Fuhrpark Leasing Auskunft über alle weiteren Fixkosten für die unterschiedlichen Fahrzeuge. Wenn alle Felder im Leasingrechner ausgefüllt sind, zeigt der Rechner die Leasing TCO - Gesamtkosten an. Sie hilft der Fuhrparkleitung das passende Fahrzeug auszuwählen.

Hier Rechner erhalten

Wie hilft der Auto Leasing Rechner dabei die Leasingkosten eines Fahrzeugs zu vergleichen?

Mit einem TCO Leasingrechner lässt sich die monatliche und die jährliche Leasingrate verschiedener Fahrzeuge bestimmen und ins Verhältnis zur Leasingdauer setzen. Dabei stehen die Zahlen direkt nebeneinander. Um eine noch bessere Übersicht über alle Kosten zu erhalten, werden auch Betriebskosten, Fixkosten und sogar Rückstellungen mit in die Leasing TCO Planung einbezogen. Das schafft einen vollkommenen Überblick über alle anfallenden Kosten für ein Fahrzeug. Nur so lässt sich genau bestimmen, welches Fahrzeug für welchen Fuhrpark geeignet ist.

Was muss ein guter Fuhrpark Leasingrechner können?

Ein guter Leasingrechner für Pkw und Lkw ermöglicht es dem Fuhrparkleiter, alle anfallenden Kosten eines Fahrzeugs über die gesamte Leasingzeit im Auge zu behalten. Dazu zählen nicht nur die eigentlichen Leasingraten, dazu zählen auch Betriebskosten, Steuern und Abschreibungen, Versicherungsprämien und vieles mehr. Insbesondere, wenn es um den direkten Vergleich zwischen Pkw mit Verbrennungsmotoren und E-Auto Leasing Kosten geht, ist ein professioneller Auto Leasing Rechner von unschätzbarem Wert.

Das TCO Leasing vergleicht folgende Kategorien miteinander:

  • Leasingkonditionen inklusive jährlicher Durchschnittskilometer und Mehrkilometerkosten
  • Betriebskosten mit Unterscheidung zwischen Kraftstoffarten, Kosten für Bereifung und Subventionen
  • Fixkosten, hierzu zählen Steuern, Versicherung, TÜV und Überführungskosten
  • Rückstellungen, beispielsweise für Schadensfälle

Doch damit nicht genug. Zur vollständigen Kostenübersicht werden gute Auto Leasing Rechner die gewerblich genutzt werden, immer auch Operating Costs wie Wagenwäsche oder Inspektionen, Lagerungskosten und Einmalkosten berücksichtigen. Dazu zählen natürlich auch alle notwendigen Anschaffungen um Elektroautos aufzuladen. Diese Kosten werden selbstverständlich auch ins Verhältnis zur Anzahl der erworbenen Elektroautos gesetzt. 

Elektroauto Leasingkosten vergleichen mit dem Leasing TCO Rechner

Gerade im Bereich der E-Mobilität ist es nicht immer leicht, die Kosten im Blick zu behalten. Der Anschaffungspreis eines Elektroautos ist auf den ersten Blick oft recht hoch. Doch die Folgekosten sind dafür meist deutlich geringer als bei einem Benziner oder Dieselfahrzeug. Entsprechend schwer ist es hier den Überblick zu behalten. 

Ein guter Leasingrechner für Autos mit und ohne Verbrennungsmotor berücksichtigt dies und macht eine Gesamtkalkulation auf, die den Überblick über alle Kosten ermöglicht. So hat die Fuhrparkleitung mit dem Leasing TCO Rechner ein mächtiges Tool zur Verfügung, um die Elektroauto Leasing Kosten jederzeit im Blick zu halten. Dies gilt nicht nur für die Zeit der Anschaffung, sondern über die gesamte Leasingdauer.

Der folgende Leasingrechner hilft Ihnen bei dem Kostenvergleich verschiedener Fahrzeuge, egal ob Elektroauto oder Verbrenner. Sie sehen auf einen Blick, welche Gesamtkosten auf Sie hinzukommen.

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Und Fahrzeugkosten vergleichen.

Hier herunterladen Leasingrechner TCO auf Laptop geöffnet

Wie kann ein Leasingrechner für Pkw dabei helfen sich zwischen einem Verbrenner oder einem Elektroauto zu entscheiden?

Ein Auto Leasing Rechner der gewerblich eingesetzt wird, muss neben den augenscheinlichen Ausgaben, wie beispielsweise die monatlichen Raten oder die Kosten für Benzin bzw. Strom, auch die versteckten Kosten berücksichtigen. Einige davon sind noch recht einfach zu erkennen. So gibt es beispielsweise Steuern und Versicherungsprämien, die bezahlt werden müssen oder Kosten für Reparaturen, die bei jedem Auto anfallen.

Bei Elektroautos gibt es jedoch auch an vielen Stellen sozusagen Geld zurück. Das sind beispielsweise Subventionen und Beihilfen. Gleichzeitig müssen für die E-Mobilität häufig nochmal Anschaffungskosten berechnet werden. Ladestationen müssen her, die Batterien brauchen eine besondere Behandlung oder werden sogar extra geleast.

All das muss ins Verhältnis zueinander gesetzt werden. Dies gilt sowohl für die unterschiedlichen Fahrzeuge wie auch für die verschiedenen Fahrzeugtypen. Darüber hinaus gibt es dann ja auch noch die Hybridfahrzeuge. Auch hier sind besondere Berechnungen anzustellen.

Fazit: TCO Leasing für das Fuhrparkmanagement

Es lässt sich leicht erkennen, dass mit der Berechnung von E-Auto Leasing Kosten, insbesondere im Vergleich mit Leasingkosten für herkömmliche Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor, sehr viele unterschiedliche Aspekte berücksichtigt werden müssen. Eine solche Kalkulation ist für die Fuhrparkleitung äußerst schwierig. Doch mit einem guten Auto Leasing Rechner zur TCO Ermittlung ist das schwierige Unterfangen gut zu managen.

Alle Vorlagen für die Fuhrparkverwaltung

eBook Datenschutz im Fuhrpark

Datenschutz im Fuhrpark ist angesichts neuer Technologien eine Frage, die fast jedes Unternehmen betrifft. Nach der europäischen Datenschutz-Grundverordnung ist es seit 2018 die Pflicht des Arbeitgebers, anfallende Daten im System möglichst gut zu verschlüsseln und zu schützen. Eine Weitergabe an Dritte muss vermieden werden. Außerdem sollte die Menge der gespeicherten, personenbezogenen Daten auf einem Minimum gehalten werden.

Datenschutz im Fuhrpark – das sind die wichtigsten Fakten

ein Fahrer bedient sein Smartphone Die Fuhrparkverwaltung über Smartphone-App.

Und selbst wenn alles digital abläuft, muss festgestellt werden, dass die Informationen weiterhin im System bleiben und eventuell von Dritten abgerufen werden können. Nach Art. 32 EU-DSGVO sind nun aber die Unternehmen dazu verpflichtet, passende technische Maßnahmen zu ergreifen, welche Unbefugten den Zugriff unmöglich machen. Besonders sensibel sind in diesem Fall abgespeicherte Kopien von Führerscheinen. Wer als Unternehmen auf elektronische Archive und Prüfsysteme im Fuhrpark setzt, sollte sich daher professionell zum Thema Datenschutz im Fuhrpark beraten lassen. Speziell beim Kauf von Verwaltungsprogrammen ist darauf zu achten, dass sie auf dem neuesten Verschlüsselungsstand und offiziell zertifiziert sind. Die Mitarbeiter müssen im Übrigen in die Details der Datenverarbeitung eingeweiht sein oder zumindest einen Einblick in die Schutzeffizienz des Systems gewährt bekommen. Diese Pflicht zur Offenlegung ist im Art. 13 des EU-DSGVO festgeschrieben. Betroffene müssen des Weiteren zustimmen, dass Ihre Daten – vor allem Name, Adresse und Führerscheininformationen – arbeitsplatzbezogen verarbeitet werden dürfen. Verarbeiten heißt hier, das Erheben, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern und Übermitteln der jeweiligen Angaben. „Arbeitsplatzbezogen“ ist ein wichtiges Stichwort, denn eine externe Nutzung ist untersagt. Entsprechend ist dem Mitarbeiter der konkrete Zweck der Datenspeicherung darzulegen.

Neueste Entwicklungen und Trends im Bereich Datenschutz im Fuhrpark

Durch moderne, digitale Technik stellen sich immer mehr Fragen in Bezug auf den Datenschutz im Fuhrpark sowie an anderen Stellen im Unternehmen. Da Hacker theoretisch auch das beste Sicherheitssystem knacken können, geht der Trend nicht nur in Richtung verbesserter Verschlüsselung. Datenvermeidung ist mittlerweile einer der Grundsätze, auf den auch die europäische Datenschutz-Grundverordnung seit ihrer Verabschiedung im Mai 2018 drängt. Nicht zwingend benötigte Informationen sollten also gar nicht erst abgespeichert werden bzw. sollte es ein sinnvolles Löschkonzept geben. Auf Anfrage des betroffenen Mitarbeiters sind bestimmte Angaben wieder aus dem System zu entfernen. Dies betrifft nicht zuletzt auch die Fahrtenbücher bzw. das Tracking der Mitarbeiter auf Dienstreisen per GPS. Eine solche Mitverfolgung des Fahrtverlaufs ist grundsätzlich zulässig, so sie ausschließlich in der Dienstzeit stattfindet. Nach der arbeitsbezogenen Nutzung dieser Daten – z.B. im Rahmen des Trackings von Lieferdiensten – muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass der Fahrtenverlauf aus dem System verschwindet. Zudem ist auszuschließen, dass die Mitarbeiter in ihren Pausen per GPS verfolgt werden. Dies kann durch händisches Ausschalten des Navigationsgeräts erfolgen. Ein neuralgischer Punkt ist der Datenaustausch mit externen Firmen z.B. beim Outsourcen des Fuhrparks. Die verantwortlichen Manager sollten prüfen, ob das Fremdunternehmen unter dem Privacy Shield von Europäischer Union und USA handelt.

Was Sie in unserem E-Book erwartet

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird die Verantwortlichkeit für den Datenschutz künftig im Fuhrpark selbst liegen – und nicht (mehr) beim Datenschutzbeauftragten. Die neuen Richtlinien gelten ohne Einschränkungen auch im Unternehmensfuhrpark. Das Fuhrparkmanagement beinhaltet nun neue Aufgaben und Anforderungen, die strengen Gesetzen unterliegen. Somit müssen sich sowohl Unternehmen, als auch Fuhrparkleiter mit den neuen Regeln auseinandersetzen. Informieren Sie sich jetzt und lesen unser ausführliches E-Book, das einen Überblick über alle Richtlinien gibt. Erfüllen Sie ab sofort und ohne Zweifel den Datenschutz in Ihrem Fuhrpark!

Dieses E-Book gibt Ihnen einen ausführlichen Überblick über alle Gesetze und Regeln, die Sie in Ihrem Fuhrpark beachten müssen. Sie lernen nicht nur alles über die Grundlagen des Datenschutzrechts, sondern erfahren auch, welche Konsequenzen Sie bei Verstößen erhalten.

Folgende Themen werden behandelt:

  • Grundlagen des Datenschutzes
  • Verantwortlichkeiten im Fuhrpark
  • Rechte eines Dienstwagenfahrers
  • Pflichten eines Unternehmens
  • Rechtskonforme Datenverabeitung
  • Personenbezogene Fahrzeugdaten im Fuhrpark

Es erwartet Sie ein tiefer Einblick in die Grundlagen des Datenschutzrechts und die damit verbundenen Aufgaben, die Sie als Fuhrparkleiter und Unternehmen übernehmen müssen. Garantieren Sie ab sofort, dass der Datenschutz in Ihrem Fuhrpark erfüllt wird und verhindern Bußgelder. Informieren Sie sich jetzt und laden unser kostenloses E-Book herunter.


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Über den Autor

Das E-Book wurde von dem Rechtsanwalt Lutz D. Fischer verfasst, der Experte auf dem Gebiet Dienstwagen- und Fuhrparkrecht ist. In seiner Kanzelei fischer.legal berät und vertritt er bundesweit Unternehmen und Privatpersonen zum Thema Datenschutzrecht im Fuhrpark. Durch seine langjährige Tätigkeit kennt er sich ausführlich mit den Gesetzen im Fuhrpark aus und fasst diese detailliert in dem E-Book zusammen.

Teilkapitel des eBooks

Falls Sie nur nach bestimmten Themen suchen und nicht das komplette eBook zum Thema Datenschutz im Fuhrpark lesen möchten, können Sie hier einzelne Kapitel herunterladen. Wir empfehlen jedoch für einen umfassenden Blick das komplette eBook herunterzuladen.

Kapitel 1: Grundlagen vom Datenschutz

Kapitel 2: Verantwortlichkeiten von Unternehmen

Kapitel 3: Pflichten für Unternehmen

Kapitel 4: Rechte der Dienstwagenfahrer

Vorlagen für den Fuhrpark

Der Fuhrparkleiter muss sich nicht nur um den Datenschutz im Fuhrpark kümmern. Die Aufgaben und Pflichten sind vielfältig und reichen von der Halterhaftung über die Beschaffung bis hin zur Dokumentenverwaltung. Um den Fuhrpark modern zu managen, helfen verschiedene Formulare und Vorlagen:

Dienstplan Vorlage

Eine Dienstplan Vorlage ist in allen Betrieben hilfreich, um den Personaleinsatz bestmöglich zu planen. Gerade bei Unternehmen mit Fuhrpark ist das hilfreich, um sicherzustellen, dass genügend Fahrzeuge für die Mitarbeiter vorhanden sind. Dienst- und Schichtpläne können einfach per Excel oder Word erstellt werden. Für eine effizientere Koordination von Mitarbeitern und Fahrzeugen hilft eine Fuhrparksoftware, die eine Fahrzeugbuchung beinhaltet. 

Aufrechterhaltung der Arbeitsprozesse mit Excel Dienstplänen

Ein Excel Dienstplan hat das Ziel, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festzuhalten. Für die Erstellung des Dienstplans kann ein Fuhrparkleiter eine Dienstplan Vorlage verwenden. Dabei handelt es sich häufig um einen Excel Dienstplan, der an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. In einer solchen Vorlage werden alle Mitarbeiter eingetragen. Aus dem Excel Dienstplan geht hervor, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit arbeitet. Auch Krankenstände und Urlaubstage können berücksichtigt werden. Der Plan kann von der Personalabteilung, aber auch von einem Fuhrparkleiter erstellt werden. Wer für die Erstellung des Dienstplans verantwortlich ist, kann in jedem Unternehmen unterschiedlich sein. 

Fahrerplanung mit Excel

Überblick über die Fahrzeugnutzung

Dem Fuhrparkleiter kann diese Aufgabe übertragen werden, wenn durch den Dienstplan die Fahrzeugnutzung erkenntlich sein soll. Grundsätzlich dient der Excel Dienstplan der Aufrechterhaltung sämtlicher Arbeitsprozesse. Wann arbeitet welcher Mitarbeiter und wann braucht dieser ein Fahrzeug? Die Koordinierung der Mitarbeiter und Fahrzeuge mit einer Dienstplan Vorlage ist vor allem dann erforderlich, wenn sich Mitarbeiter die Fahrzeuge teilen. Der Fuhrparkleiter kann so sofort erkennen, wie viele Mitarbeiter zu welchen Zeiten arbeiten und ob diese ein Fahrzeug benötigen. 

Die Dienstplan Vorlage

In einer Dienstplan Excel-Datei werden alle Mitarbeiter aufgeführt. Dazu gibt es in der Vorlage eine entsprechende Spalte. Diese umfasst auch die Anzahl und die Tageszeit der gearbeiteten Schichten. So weist der Dienstplan Früh- Spät- und Nachtschichten, aber auch zeitversetzte Tagschichten aus. Im Plan findet jeder Mitarbeiter die Zeit, zu der er arbeiten muss. Es werden außerdem die freien Tage und die Tage der Krankheit vermerkt. Unternehmen können die Dienstplan Excel Vorlage für den eigenen Bedarf anpassen und neben den Mitarbeitern die Fahrzeuge eintragen, die der jeweilige Mitarbeiter zur Arbeitszeit nutzt. 

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