7-Tage-Erinnerung – Fahrtenbuch Funktion
Die 7-Tage-Erinnerung ist für viele Vimcar-Fahrtenbuch-Nutzer eine große Hilfe: Die Erinnerungsfunktion, die vor dem Ablaufen der gesetzlichen siebentägigen Frist auf die Bearbeitung neuer Fahrten im Fahrtenbuch aufmerksam macht.
Zeitnahe Dokumentation
Wer Fahrtenbuch führt, muss seine Eintragungen „zeitnah“ erledigen – so verlangt es das Bundesministerium für Finanzen. Wer Papier und Stift bemüht, tut ohnehin gut daran, nach jeder Fahrt sofort zum Fahrtenbuch zu greifen, denn nachträgliche Eintragungen, oft mit Hilfe von Kalendern und Routenplanern „rekonstruiert“, sind nicht nur rechtswidrig, sondern fallen bei der Betriebsprüfung schnell auf.
Diese Anforderung ans „zeitnahe Fährtenbuchführen“ wurde im Rahmen eines gerichtlichen Beschlusses für die digitale Welt in die sogenannte „7-Tage-Regel“ übersetzt: Innerhalb einer Woche müssen Ihre digitalen Aufzeichnungen einer der Fahrtkategorien „Betriebsfahrt“, „Weg zur Arbeit“ oder „Privatfahrt“ zugeordnet und um die gesetzlich vorgeschriebenen Details des besuchten Geschäftspartners und Fahrtanlasses ergänzt sein. (Siehe OFD Rheinland und Münster, Kurzinfo LSt-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.2.2013)
Nachträgliche Eintragungen, gerne mit Hilfe von Kalender und Routenplaner rekonstruiert, sind nicht nur rechtswidrig, sondern fallen bei der Betriebsprüfung schnell auf. Wird die 7-Tage-Frist überschritten, werden die betreffenden Fahrten darum von unserem digitalen Fahrtenbuch automatisch als privat eingestuft und müssen versteuert werden.
Um das zu vermeiden, verfügt das VIMCAR Fahrtenbuch über die Funktion der 7-Tage-Erinnerung.
Vorsicht, Gerichtsbeschluss!
Viele bestehende digitale Lösungen nehmen es hier nicht so genau: Lokale Speicher in fest verbauten Geräten können bis zur Erschöpfung der Speicherkapazität „vollgeschrieben“ und Fahrten zu einem viel späteren Zeitpunkt abgespeichert und bearbeitet werden. Diese großzügige Auslegung der Regeln kann zu unangenehmen Überraschungen führen: Da die Geräte ohne Anbindung ans Internet dem Nutzer keine Rückmeldung geben können, beginnen sie, alte Einträge zu überschreiben, wenn der Speicherplatz zur Neige geht – das sichere Ende einer rechtskonformen, lückenlosen Dokumentation. Darüber hinaus wird der oben genannte Gerichtsbeschluss verletzt, was bereits ein hinreichender Grund zur Ablehnung eines Fahrtenbuchs sein kann.
Vimcar Fahrtenbuch: Streber, und stolz darauf
Vimcar nimmt es deutlich genauer: Fahrten müssen innerhalb von sieben Tagen per App oder Web-Interface einer Fahrtkategorie zugeordnet und mit den geforderten Details ausgefüllt sein. Alle Fahrten, die nach Verstreichen dieser fortlaufenden Frist nicht bearbeitet wurden, werden automatisch als Privatfahrt abgespeichert. Darüber hinaus sind alle Fahrten nach sieben Tagen dauerhaft schreibgeschützt und eine weitere Anpassung der Fahrtkategorie oder der eingetragenen Details ist nicht mehr möglich. Autsch! Das ist die strengstmögliche Auslegung der geltenden Rechtslage! Aber auch ein weiterer Grund, warum unsere Fahrtenbuchlösung als besonders BMF-konform empfohlen wird …
Vimcar hält Sie mit Push-Nachrichten auf dem Laufenden!
Sie sind ein Fan der 7-Tage-Erinnerung? Dann werden Sie unsere Push-Funktion lieben! Die App hält Sie auf Wunsch mit Push-Nachrichten auf dem Laufenden, sodass zur Erinnerung an die 7-Tage-Frist kein Blick ins Postfach mehr nötig ist und Sie in puncto Fahrtenbuch immer auf dem Laufenden sind. Die Push-Nachrichten warnen direkt in der App vor dem nahenden Ablauf der Frist. Ihnen bleibt also stets genug Zeit, um einen prüfenden Blick auf Ihr digitales Fahrtenbuch zu werfen, Ihre Fahrten zu kategorisieren und Betriebsfahrten um die entsprechenden Details zu ergänzen.
Volle Flexibilität!
Selbstverständlich gilt für die Push-Nachrichten der gleiche Grundsatz wie für alle unsere Funktionen: Datenschutz und Kundenwunsch stehen an erster Stelle. In den Einstellungen können Sie auswählen, ob Sie Push-Nachrichten, E-Mails oder beides empfangen möchten. Verwalten Sie mehrere Fahrzeuge mit Ihrer App, können Sie selbst entscheiden, für welches Ihrer Fahrzeuge Sie diese Einstellung übernehmen möchten.
So funktioniert’s
Das VIMCAR Fahrtenbuch ist rechtssicher und finanzamtkonform, denn alle Fahrten sind nach 7 Tagen dauerhaft schreibgeschützt – eine weitere Anpassung der Fahrtkategorie oder der eingetragenen Details ist danach nicht mehr möglich.
Wie Sie die 7-Tage-Erinnerung nutzen können?
- Wählen Sie in Ihrer VIMCAR App im Menü den Punkt „Mein Profil“.
- Klicken Sie den Reiter „Benachrichtigungen“.
- Mit Hilfe eines Schalters können Sie zwischen Benachrichtigungen via E-Mail und Push-Nachrichten wählen. Verwalten Sie mehr als ein Fahrzeug, können Sie außerdem entscheiden, ob Sie diese Einstellung für alle oder nur für ausgewählte Fahrzeuge übernehmen möchten.
Keine verpassten Einträge oder Kategorisierungen mehr
Mit dieser Erinnerung per E-Mail- oder als Push-Benachrichtigung auf Ihr Smartphone werden Sie bei verpassten Einträgen oder Kategorisierungen in Ihrem Fahrtenbuch vor dem drohenden Ablauf der 7-Tage-Frist rechtzeitig gewarnt. Sie haben genug Zeit, noch einmal einen Blick ins digitale Fahrtenbuch zu werfen und zu prüfen, ob wirklich alle geschäftlichen Fahrten bereits als solche gespeichert wurden.
Verwalten Sie mehrere Fahrzeuge im Betrieb? Auch im Fuhrpark können Sie unser preisgekröntes Fahrtenbuch nutzen! Mehr dazu erfahren Sie hier.
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