Organisiertes Fahrzeugmanagement – so klappt’s

Viele Autos in einem Fuhrpark

Ein effektives Fahrzeugmanagement ist unerlässlich für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Die Implementierung eines organisierten Systems und die Nutzung von Telematik können dazu beitragen, die Effektivität des Fahrzeugmanagements zu verbessern, Kosten zu senken sowie Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Schwierigkeiten des Fahrzeugmanagements

Für viele Betriebe ist das Fahrzeugmanagement eine der größten Herausforderungen. Von der Verwaltung von Fahrzeugen und Fahrpersonal bis hin zur Wartung und Instandhaltung der Fahrzeuge, es gibt viele Aufgaben, die bewältigt werden müssen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Eines der Hauptprobleme, mit denen Betriebe im Bereich Fahrzeugmanagement konfrontiert sind, ist das Fehlen einer dezidierten 

. Oftmals ist das Management des Fuhrparks eine zusätzliche Aufgabe, die von einem bereits ausgelasteten Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin übernommen wird. In vielen Fällen führt dies zu ineffektiver Nutzung von Ressourcen und mangelnder Übersichtlichkeit.

Fehlende Datenbank, weniger Informationen

Eine weitere Problemstelle im Bereich des Fahrzeugmanagements ist das Fehlen einer zentralisierten Datenbank für Fahrzeuginformationen. Oftmals werden diese Infos auf verschiedenen Plattformen oder in verschiedenen Dateien gespeichert, was zu Problemen bei der Nachverfolgung und der Analyse von Daten führt. Wichtige Entscheidungen werden so auf Basis von unvollständigen Informationen getroffen.

 

Eine Lösung für diese Herausforderungen ist die Implementierung eines organisierten Fahrzeugmanagementsystems. Es bietet eine zentrale Datenbank für alle Fahrzeug- und FahrerInneninformationen und ermöglicht eine effektive Verwaltung von Ressourcen und Informationen. Mit einem organisierten System können Betriebe auch Fahrzeugwartungen und -reparaturen planen und durchführen, um sicherzustellen, dass die Fahrzeuge in einwandfreiem Zustand bleiben. Gutes Fahrzeugmanagement gelingt zusätzlich über Telematik: GPS-Tracking-Systeme ermöglichen eine effektive Überwachung von Fahrzeugen und Fahrpersonal und können dazu beitragen, die Fahrzeugnutzung und -wartung zu optimieren.

Welche Bereiche umfassen das Fahrzeugmanagement?

Das Fahrzeugmanagement umfasst alle Aufgaben und Prozesse, die mit dem Betrieb eines Fuhrparks oder einer Flotte von Fahrzeugen verbunden sind: von der Beschaffung und Verwaltung der Fahrzeuge bis hin zur Wartung, Instandhaltung und Entsorgung. Ebenso bedeutend ist das Management des Fahrpersonals: Es geht stets darum, sicherzustellen, dass alle FahrerInnen lizenziert, versichert und geschult sind, um verantwortungsbewusst auf den Straßen zu fahren. Dazu zählt die Einhaltung von Vorschriften, aber auch, dass Fahrten effektiv und effizient geplant werden.

Fahrzeugmanagement: Beschaffung, Überwachung, Fahrzeugnutzung

Ein weiterer Bereich im Fahrzeugmanagement ist die Beschaffung von Fahrzeugen. Denn für den Einsatz sollten Fahrzeuge zur Verfügung stehen, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Dazu gehören immer die Bewertung von Kauf- und Leasingoptionen sowie die Überprüfung der Sicherheitsfunktionen und der Betriebskosten.

 

Durch die Überwachung von Fahrzeugen lässt sich der Zustand aller Fahrzeuge im Blick behalten. Das Ziel: Wartungsintervallen und die Durchführung von regelmäßigen Inspektionen zu sichern. Zusätzlich lässt sich die Fahrzeugnutzung optimieren: 

Fahrzeuge können so effektiv und effizient genutzt werden, um die Betriebskosten zu senken. Dazu gehört auch die Optimierung von Routen und die Planung von Fahrten, um sicherzustellen, dass die Fahrzeuge immer auf der effektivsten Route unterwegs sind.

 

Schließlich ist auch die Entsorgung von Fahrzeugen ein wichtiger Aspekt des Fahrzeugmanagements. In diesem Fall geht es darum, sicherzustellen, dass Fahrzeuge am Ende ihres Lebenszyklus ordnungsgemäß entsorgt werden, um Umweltauswirkungen zu minimieren. Dies kann die Entsorgung von Fahrzeugen umfassen, die zu alt oder zu beschädigt sind, um noch verwendet zu werden.

Tipps für ein erfolgreiches Fahrzeugmanagement

Ein organisiertes Fahrzeugmanagement ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass ein Fuhrpark effektiv und effizient betrieben wird. Wir haben die wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Fahrzeugmanagement:

 

  • Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten schaffen: Es ist wichtig, dass es eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten gibt, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben und Prozesse effektiv koordiniert werden. Fuhrparkverantwortliche sollten sicherstellen, dass es eine dedizierte Person gibt, die für das Fahrzeugmanagement verantwortlich ist und dass alle MitarbeiterInnen wissen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
  • Eine spezialisierte Software verwenden: Es gibt gute Softwarelösungen für das Fahrzeugmanagement, die der Fuhrparkleitung helfen kann, den Überblick über die Flotte zu behalten. Diese digitalen Tools wie z. B. eine Fuhrparkmanagement Software ermöglichen es, Fahrzeugdaten zu verwalten, Wartungspläne zu erstellen, Kosten zu verfolgen und vieles mehr.
  • Regelmäßige Wartungs- und Inspektionspläne durchführen: Die regelmäßige Wartung und Inspektion der Fahrzeuge ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie sicher und zuverlässig betrieben werden können. FuhrparkleiterInnen sollten einen Wartungsplan erstellen und regelmäßige Inspektionen durchführen, damit sie wissen, dass ihre Fahrzeuge in einwandfreiem Zustand sind.
  • Fahrpersonal regelmäßig schulen: Die Schulung des Fahrpersonals ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass sie sicher und effektiv auf den Straßen unterwegs sind. Nur dann, wenn alle FahrerInnen lizenziert und geschult sind, können diese auch verantwortungsbewusst im Straßenverkehr fahren.
  • Kosten verfolgen: Es ist wichtig, die gesamten Kosten im Auge zu behalten. Letztlich haben Fuhrparkverantwortliche so ihr Budget im Griff. Sie sollten also langfristig ihre Kraftstoffkosten, Wartungskosten und Versicherungskosten verfolgen. 
  • Routen optimieren: Die Routenoptimierung kann dazu beitragen, die Effizienz der Flotte zu verbessern und Kosten zu sparen. Fuhrparkverantwortliche sollten eine Routenplanungssoftware verwenden, um die effektivsten Routen für ihre Fahrer zu finden. Ziele werden durch diese Maßnahmen pünktlich erreicht.
  • Alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen: Es ist wichtig, dass alle gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit dem Betrieb der Fahrzeuge erfüllt sind. FuhrparkleiterInnen müssen sicherstellen, dass sie über alle notwendigen Versicherungen und Genehmigungen verfügen und dass alle ihre Fahrer alle relevanten Vorschriften einhalten.

 

Management des Fuhrparks – die Trends 2023

Axel Schäfer, Geschäftsführer Bundesverband betriebliche Mobilität, hat einen Top-Trend ausgemacht: Nachhaltigkeit im Fuhrpark. Dabei können ökonomische wie ökologische Aspekte eine Rolle spielen – ebenso wie die CSR-Berichtspflichten. Der Grund liegt auf der Hand: Durch die 2022 verabschiedeten Verordnungen müssen Unternehmen im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung eine Auskunft über den CO2-Ausstoß geben. Elektromobilität gilt dabei als das entscheidende Puzzleteil auf dem Weg zur Nachhaltigkeit. Dataforce vermeldet, dass rein elektrische Fahrzeuge 2022 auf einen Marktanteil von 33,2 Prozent kommen. Zusammen mit Plug-in-Hybriden ergibt das 55,4 Prozent. Maßgeschneiderte Mobilitätslösungen erfüllen zukünftig die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden und – machen das Unternehmen attraktiv. Etwa durch Kombination verschiedener Verkehrsträger. Um sich mit der zukünftigen Mobilität des Unternehmens auseinanderzusetzen, bedarf es einer komplexen Übersicht des Fuhrparks. Die gesamte Transparenz über Abläufe ist aber nur zu gewährleisten, wenn man auf digitale Tools wie Telematiksysteme oder Fahrtenbücher setzt.

Welche Bereiche umfassen das Fahrzeugmanagement?

Telematik und digitale Fahrtenbücher – ohne sie geht es nicht

Die Digitalisierung im Fuhrpark schreitet unaufhörlich voran. Die Tage von Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft sind zunehmend Relikte aus der Vergangenheit. Die Zukunft gehört der All-in-one Fuhrparkmanagement Software. Nur durch die Anwendung neuer Technologien wie Datenanalyse, IoT und KI-Algorithmen lässt sich in Unternehmen die Effizienz der Flotten steigern, gleichzeitig aber die Kosten signifikant reduzieren. Ein Beispiel für eine Software, die effiziente Telematik im Fuhrparkmanagement anbietet, ist Fleet Geo von Vimcar. Fleet Geo bietet eine Vielzahl an Lösungen zur Überwachung, Steuerung und Analyse von Fahrzeugen und Fahrern. Zudem lassen sich mit dem Fleet Fahrtenbuch über die installierte Vimcar Hardware Fahrten aller Fahrzeuge automatisch aufzeichnen und von den Fahrern in der Vimcar Fahrtenbuch-App kategorisieren.

Mit Telematik Fahrzeugmanagement erleichtern

Optimierung durch Telematik im Flottenmanagement

Um langfristig wettbewerbsfähig zu sein, geht es darum, an Verbesserungspotenzialen zu arbeiten. Das betrifft die gesamte Mobilität im Fuhrpark. Telematik ist dafür ein wichtiger Baustein zum Erfolg. Der Umbau und die Anstrengungen lohnen sich jedoch: Denn Unternehmen profitieren nicht nur von einer Veränderung hin zur Nachhaltigkeit, sondern sparen auch enorme Kosten. So lässt sich mit einem digitalen Fahrtenbuch nicht nur jede Fahrt automatisch aufzeichnen – inklusive Kilometerständen, Start- und Zieladressen. Mit nur einem Klick ist die Fahrt kategorisiert und das Fahrtenbuch finanzamtkonform geführt. Die NutzerInnen sparen so durchschnittlich 2.758€ Steuern pro Jahr. Der Anbieter Vimcar bietet transparente und übersichtliche Preise ohne versteckte Kosten. Hard- und Software, Garantieleistungen und KundInnen-Service – alles inklusive.

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