Fleet Management

24. Februar 2022 In Fleet Management, Neue Vimcar Fleet Funktionen, Vimcar Update

NEU: Mehr Übersicht dank der Gruppenfunktion für Fahrzeuge

Je mehr Fahrzeuge sich in einem Fuhrpark befinden, desto schneller geht die Übersicht verloren. Die neue Funktion “Gruppen” in unserer Flottenmanagement Software bringt ab sofort noch mehr Ordnung in den Fuhrparkalltag und erhöht die Benutzerfreundlichkeit von Vimcar Fleet.

Unternehmen haben mit der Funktion die Möglichkeit, die Fahrzeuge beliebig zu gruppieren. Beispielsweise können Gruppen für verschiedene Regionen (Süddeutschland / Norddeutschland) oder Abteilungen (Management Team / Sales Team) erstellt werden. Die Anzahl der Gruppen ist dabei nicht begrenzt.

Hinweis: Die Gruppierungen von Personen wurde umbenannt. Die ehemaligen “Gruppen” heißen nun “geteilte Kontakte”. Diese können im Menü unter “Einstellungen” abgerufen werden.

So funktioniert’s:

Hinweis: Die Funktion wird nur angezeigt, wenn der Nutzer / die Nutzerin über die Berechtigung verfügt, Gruppen zu verwalten.

Gruppenübersicht

1. Mit einem Klick auf Gruppen in der linken Seitenleiste öffnet sich die Gruppenübersicht. In der abgebildeten Tabelle werden alle bereits erstellten Gruppen inkl. einer kurzen Beschreibung aufgelistet. Außerdem ist in dieser Tabelle ersichtlich, an welchem Datum die Gruppe erstellt wurde.

2. Eine neue Gruppe kann erstellt werden, indem auf das blaue Plus-Symbol geklickt wird. Es öffnet sich ein Fenster. Hier kann der Name der Gruppe festgelegt und eine kurze Beschreibung hinzugefügt werden.

3. Die Suchleiste links neben dem Plus-Symbol ermöglicht es, nach einzelnen Gruppen zu suchen. Hier kann entweder der Name der Gruppe oder nach Begriffen in der Beschreibung gefiltert werden.

Detailansicht einer Gruppe

1. Um in die Detailansicht einer Gruppe zu gelangen, reicht ein Klick auf die entsprechende Zeile. Hier sind alle Fahrzeuge aufgelistet, die der Gruppe angehören.

2. Innerhalb dieser Detailansicht können der Gruppe weitere Fahrzeuge hinzugefügt werden. Dazu wird das blaue Plus-Symbol in der rechten, oberen Ecke angeklickt. Es öffnet sich eine Liste aller zur Verfügung stehenden Fahrzeuge. Wird ein Häkchen bei einem der Fahrzeuge gesetzt und auf den Button “Fahrzeuge hinzufügen” geklickt, erscheint das Fahrzeug in der Detailansicht der Gruppe. Um ein Fahrzeug schneller zu finden, kann in der Suchleiste (Lupen-Symbol) nach dem Kennzeichen, der Marke & dem Modell oder dem Nicknamen gefiltert werden.

3. Wird mit der Maus über den rechten Rand der Tabelle gefahren, erscheint ein Papierkorb-Symbol. Mit einem Klick auf dieses kann das Fahrzeug wieder aus der Gruppe entfernt werden.

4. Sollen gleich mehrere Fahrzeuge entfernt werden, können Häkchen bei den Fahrzeugen gesetzt und im Anschluss auf “entfernen” geklickt werden. Um eine versehentliche Löschung aus der Gruppe zu vermeiden, öffnet sich bei beiden Varianten ein Pop-Up Fenster. Hier muss der Vorgang mit einem Klick auf “entfernen” bestätigt werden.

Auf einen Blick die richtigen Fahrzeuge orten

Nach Gruppen in Echtzeit filtern

Nachdem die Gruppen erstellt wurden, können diese in Vimcar Fleet genutzt werden. Zum Beispiel ist es nun möglich, in der Kartenansicht neben Fahrzeugtyp und Status auch nach Gruppen zu filtern. Hier sollte wie folgt vorgegangen werden:

Mit einem Klick auf den Reiter “Karte” und dem Unterpunkt “Fahrzeugortung” in der linken Menüleiste öffnet sich die Kartenansicht.
Im Suchfeld erscheint direkt das Drop-Down-Menü “Gruppen”. Dieses befindet sich über den aufgelisteten Fahrzeugen auf der rechten Seite.
Nachdem das Feld “Gruppen” angeklickt wurde, werden alle zuvor erstellen Gruppen angezeigt.
Wird sich für eine Gruppe entschieden, werden ausschließlich Fahrzeuge dieser Gruppe auf der Karte dargestellt.

Die Funktion “Gruppen” stehen allen Nutzern von Vimcar Fleet Geo und Fleet Pro zur Verfügung. Neben der Gruppierung von Fahrzeugen können mit Fleet Geo und Fleet Pro u. a. Routendokumentationen erstellt oder Firmenfahrzeuge in Echtzeit geortet werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

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13. September 2021 In Connected Car, Fleet Management

Vimcar-Studie zeigt: Digitale Schwachstellen im Facility Management – der Fuhrpark?

Berlin, 13. September 2021 – Mehr als die Hälfte der Facility-Management-Betriebe setzen in der Fuhrparkverwaltung derzeit noch nicht auf digitale Lösungen. Das ist das Ergebnis der aktuellen Vimcar-Umfrage unter 120 Flottenmanagern aus der Branche. Die Studie zeigt außerdem, dass die Mehrheit der Betriebe die Kosten ihrer Fuhrparks nicht genau analysieren kann und darüber hinaus vor allem mit der Schadensregulierung und unvollständig ausgefüllten Fahrtenbüchern zu kämpfen hat. Die Vimcar-Umfrage liefert ein detailliertes Bild zum Stand der Digitalisierung und den größten Herausforderungen bei der Flottenverwaltung im Facility Management.

Auf einen Blick:

56 % der Unternehmen setzen noch keine digitale Lösung im Flottenmanagement ein.

Mehrheit der Betriebe hat Schwierigkeiten bei Kostenanalyse.

Häufigste Probleme im Flottenmanagement lassen sich mithilfe von Fuhrpark-Software bereits heute vermeiden.

Viele Probleme durch Digitalisierung vermeidbar

Bei der Digitalisierung des Flottenmanagements gibt es bei den befragten Betrieben noch deutlich Luft nach oben: Derzeit setzen 56 % der Unternehmen noch keine digitale Lösung für bestimmte Aspekte der Fuhrparkverwaltung ein. 74 % der Unternehmen setzen nach wie vor auf Excel, um ihre Flotten zu managen – zum Teil neben anderen Lösungen.

Beim Blick auf die Schwierigkeiten, mit denen die Unternehmen bei der Flottenverwaltung zu kämpfen haben, zeigt sich: Viele Probleme ließen sich bereits heute durch den Einsatz einer Fuhrpark-Software vermeiden. 56 % der Befragten geben an, dass sie am meisten mit der Kostenverwaltung und -analyse zu kämpfen haben. Bei allen Unternehmen verursachen darüber hinaus das Schadenmanagement (46 %) und die Fahrtenbücher (42 %) am häufigsten Schwierigkeiten.

„Unsere Studie hilft uns zu verstehen, womit Betriebe bei der Flottenverwaltung am meisten zu kämpfen haben und mit welchen Lösungen wir ihnen helfen können. Die Ergebnisse bestätigen unseren Weg, eine umfassende All-in-One-Lösung anzubieten, mit der Betriebe sämtliche Aspekte des Fuhrparkmanagements aus einer einzigen Software heraus verwalten können. Schon heute bieten wir neben der digitalen Fahrtenbuchführung eine integrierte Kostenanalyse sowie Möglichkeiten zur Schadensregulierung.“, erklärt Andreas Schneider, Geschäftsführer von Vimcar.

Digitale Fuhrparkverwaltung als Wachstumshebel für den Mittelstand

Die Vimcar-Daten zeigen außerdem: 81 % der Betriebe erlauben ihren Mitarbeitern eine Mischnutzung ihrer Fahrzeuge für geschäftliche und private Zwecke. Mit einer digitalen Fahrtenbuchlösung reduzieren Unternehmen erheblich den Verwaltungsaufwand und führen ihre Fahrtenbücher tatsächlich finanzamtkonform. Betriebsprüfungen und hohe Nachzahlungen werden so vermieden. Zudem können Arbeitnehmer pro Dienstwagen jährlich bis zu 2.785 Euro an Sozialabgaben sparen.

Bislang beklagen 52 % der von Vimcar befragten Fuhrparkverantwortlichen, die im Moment noch keine digitale Lösung einsetzen, dass Fahrtenbücher nicht immer sauber ausgefüllt sind. Der Einsatz einer Software anstelle händischer Dokumentation kann hier also Abhilfe schaffen.

Zudem geht aus der Vimcar-Studie hervor, dass 47,5 % der Befragten bis zu zehn Stunden pro Woche in die Fuhrparkverwaltung investieren – bei ganzen 26 % sind es sogar mehr als zehn Stunden wöchentlich. Gerade für mittelständische Betriebe stellt das Flottenmanagement also eine außergewöhnliche Belastung dar, bedenkt man, dass Mitarbeiter in KMUs den Fuhrpark meist neben anderen Aufgaben verwalten. Mithilfe einer umfassenden Software-Lösung kann der für die Flottenverwaltung nötige Zeitaufwand um 25 % reduziert werden. Zudem profitieren Betriebe von 15 bis 20 % Kostenersparnis. Durch das integrierte, digitale Schadenmanagement lassen sich Ausfallzeiten um ein Viertel reduzieren und bis zu 24.000 Euro jährlich an Reparaturkosten einsparen. Die Zahl der Werkstattfahrten kann sogar um 75 % reduziert werden.

Die Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung stellt also einen Wachstumshebel für mittelständische Betriebe dar, da sich der Aufwand für das Flottenmanagement reduzieren und die Effizienz steigern lässt. Die entscheidenden Vorteile einer Fuhrpark-Software haben zahlreiche Betriebe offenbar bereits erkannt. Immerhin 42 % der befragten Flottenmanager geben an, den Einsatz einer Software innerhalb der nächsten sechs Monate zu planen. 56 % der Verantwortlichen gehen davon aus, dass die Belegschaft der Einführung einer digitalen Lösung offen gegenübersteht und lediglich 14 % erwarten Widerstand vonseiten der Geschäftsführung.

Über Vimcar

Vimcar ist der führende Anbieter von Software zur Fuhrparkverwaltung für Mittelständler in der DACH-Region. Das SaaS-Angebot (Software as a Service) deckt vom Fahrzeug-Ortung über das digitale Fahrtenbuch, Routenplanung und Fahrzeugverwaltung bis hin zum Schlüsselmanagement zahlreiche Business-Mobility-Aufgaben ab. 100.000 Fahrzeuge hat Vimcar bereits mit seiner Software ausgerüstet – darunter die Fuhrparks von Deutsche Bahn, Allianz, Free Now, Knauf, Koziol, Nippon Seiki und Zalando. Weitere Informationen unter https://vimcar.de.

10. September 2021 In Fleet Management

Digitalisierung und Elektromobilität im Fuhrpark: Ein Interview mit der GSG Berlin

Digitalisierung, Nachhaltigkeit, Elektromobilität: Für viele Unternehmen gewinnen diese Begriffe einen immer höheren Stellenwert, wenn es um das Thema Fuhrparkmanagement geht. Fuhrparkverantwortliche sind heutzutage gefordert, umweltfreundliche Entscheidungen bezüglich ihrer Fahrzeugflotte zu treffen und dennoch ökonomisch zu handeln.

In einem Interview mit dem Vimcar-Kunden Gewerbesiedlungs-Gesellschaft mbH (GSG Berlin) haben wir die Thematik genauer betrachtet, um herauszufinden, wie sich die Themen Nachhaltigkeit und Digitalisierung auch im Fuhrpark umsetzen lassen.

Über die Gewerbesiedlungs-Gesellschaft mbH (GSG Berlin)

Die GSG Berlin steht kleinen und mittelständischen Unternehmen als direkte Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um das Thema Gewerbeimmobilien und Gewerbeflächen zur Verfügung.

Umweltfreundliche Energieversorgung spielt bei der GSG Berlin eine große Rolle, besonders im Hinblick auf E-Mobilität: Bis Ende 2022 sind an den GSG-Höfen insgesamt 141 E-Ladepunkte geplant, an denen Elektrofahrzeuge vollkommen emissions- und CO2-frei geladen werden können.

Im Interview spricht die Geschäftsführung darüber, wie die Digitalisierung und Elektrifizierung des GSG-Fuhrparks zur Energieeffizienz des Unternehmens beiträgt.

Der Fuhrpark der GSG Berlin

In welcher Branche ist die GSG Berlin tätig?

Die Gewerbesiedlungs-Gesellschaft (GSG Berlin) ist der größte private Anbieter von Büro- und Gewerbeflächen in Berlin. Alle Immobilien werden selbst verwaltet und vermietet, wobei Qualitätsanspruch, Nachhaltigkeit sowie Sozialverträglichkeit die Maximen sind. Zudem realisieren wir Erweiterungsbauten und Lückenschließungen an verschiedenen Berliner Standorten.

Seit wann gibt es die GSG Berlin?

Gewerbe benötigt bezahlbaren Raum – diese Erkenntnis bewog 1965 zur Gründung der Gewerbesiedlungs-Gesellschaft mbH (GSG Berlin).

Wie groß ist der Fuhrpark der GSG Berlin und aus welchen Fahrzeugen besteht er?

Gemäß der Größe des Betriebs und dem Bedarf an Dienstfahrzeugen umfasst unser Fuhrpark zwölf Fahrzeuge – neben zwei Transportern ausschließlich PKWs.

Wie viele Ihrer Fahrzeuge haben einen Verbrennungsmotor? Wie viele sind E-Fahrzeuge?

Inzwischen sind es bereits acht E-Fahrzeuge.

Fuhrparkmanagement mit Vimcar

Welche Produkte von Vimcar nutzen Sie aktuell für Ihren Fuhrpark?

Für Dienstfahrten stehen fünf Poolfahrzeuge zur Verfügung. Gemeinsam mit Vimcar starteten wir 2021 eine Testphase mit den Modulen Fleet Pro und Fleet Share. Zwei Poolfahrzeuge wurden mit einen OBD-Stecker und einer Schlüsselbox ausgestattet. Die Buchung und Nutzung der Fahrzeuge erfolgt bequem und flexibel ohne Schlüsselübergabe direkt per Smartphone. Der OBD-Stecker erfasst die Kilometerstände und übermittelt die Daten an das elektronische Fahrtenbuch.

Was hat Sie davon überzeugt, sich für Vimcar zu entscheiden?

Das Augenmerk liegt darauf, die vorhandenen PKWs und Transporter bestmöglich einzusetzen und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter/innen stets ein Fahrzeug erhalten, wenn sie dieses benötigen. Um der Fuhrparkleitung und den Mitarbeiter/innen die Nutzung und Verwaltung dabei erheblich zu vereinfachen sowie den Prozess zu digitalisieren, hat sich die GSG Berlin zur Einführung einer Fuhrparksoftware und Schlüssel-App entschlossen.

Wie empfanden Sie die Einführung und Installation von Vimcar in Ihrem Betrieb?

Vimcar hat sich von Anfang an intensiv mit der Einführung und Installation der Hardware und Software befasst. Auch wenn eine Vor-Ort-Betreuung definitiv vorteilhafter gewesen wäre, konnten die Probleme im Rahmen der Ferndiagnose rasch behoben werden.

Digitalisierung und Elektromobilität

Welche Vorteile sehen Sie in Ihrem Unternehmen durch die Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung?

Eine solche Software bündelt nicht nur sämtliche Daten in einem System, sondern ist zudem darauf ausgerichtet, dass keine Aufgaben mehr vergessen werden und durch die Automatisierung Zeit gespart wird. Somit hat die Fuhrparkleitung stets den Überblick.

Hatten Sie Bedenken, bevor Sie Elektrofahrzeuge in Ihrem Fuhrpark implementiert haben? Wenn ja, welche?

Unsere Gewerbehöfe sind bereits vermehrt mit Lademöglichkeiten ausgestattet. Daher bestanden keine Bedenken bei der Anschaffung von E-Fahrzeugen.

Aus welchen Gründen haben Sie sich für Elektrofahrzeuge entschieden?

E-Mobilität, Jobtickets, Dienstfahrräder, Homeoffice etc. – mit unseren sozialen, umweltorientierten Werten verfolgen wir intensiv den richtigen Mix, um bei der Klimaverbesserung und Reduzierung der Luftbelastung zu unterstützen.

Haben Sie die Förderungen der Bundesregierung zur Elektromobilität in Anspruch genommen (z. B. die BAFA-Förderung). Wenn ja, wie empfanden Sie den Prozess der Beantragung?

Im Rahmen des Konjunkturprogramms wegen der Corona-Krise wurde der Bundesanteil am Umweltbonus verdoppelt (sog. „Innovationsprämie“). Eine Förderung der Bundesregierung haben wir als GSG Berlin kürzlich in Anspruch genommen. Der Prozess der Beantragung ist nutzerfreundlich aufgestellt und sehr zu empfehlen.

Fazit zur Elektromobilität

Würden Sie anderen Unternehmen raten, Elektrofahrzeuge in ihrem Fuhrpark zu implementieren?

Ja, wir empfehlen die Implementierung von Elektrofahrzeugen. Hybridautos eignen sich vor allem für Autofahrer, die auf eine umweltfreundlichere Alternative zum normalen benzin- oder dieselbetriebenen Fahrzeug umsteigen möchten, denen die Reichweite eines reinen Elektrofahrzeuges aber noch zu gering ist.

Planen Sie in Zukunft noch mehr Elektrofahrzeuge zu implementieren?

In 2022 werden die letzten Fahrzeuge durch E-Fahrzeuge ausgetauscht.

Vielen Dank.