Fahrzeugüberwachung: Potenziale für die Fuhrparkoptimierung

März 26, 2021
Lesedauer: 8 Minuten

Im Artikel erfahren Sie:

Vorteile der GPS-Fahrzeugüberwachung: Die Fahrzeugüberwachung mittels GPS-Systemen bietet zahlreiche Vorteile im Fuhrpark, wie die Ermittlung des exakten Fahrzeugstandorts, der Route und anderer Fahrzeugdaten in Echtzeit. Dies verbessert die Betriebssicherheit und Einsatzplanung.
Funktionsweise und Anwendungsbereiche: GPS-basierte Fahrzeugüberwachungssysteme ermöglichen den Zugriff auf Bewegungsdaten der Flotte in Echtzeit. Sie sind besonders nützlich für die Logistik, um Lieferzeiten zu optimieren und Kunden über Verzögerungen zu informieren.
Optimierung und Kostensenkung: Durch die Analyse der Bewegungsdaten können Routen optimiert und Kosten gesenkt werden. Die Fahrzeugüberwachung trägt zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei und ermöglicht eine effizientere Nutzung des Fuhrparks.

Eine Fahrzeugüberwachung per GPS-System bietet im Fuhrpark zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht die Ermittlung des exakten Fahrzeugstandorts, der Route sowie das Auslesen anderer Fahrzeugdaten in Echtzeit. Das eröffnet zahlreiche Vorteile für die Betriebssicherheit, für die Einsatzplanung von Mitarbeitenden und Fahrzeugen. Erfahren Sie hier mehr zur Funktionsweise, den Einsatzmöglichkeiten im Fuhrpark und was rechtlich erlaubt ist.

Mit GPS Fahrzeugüberwachung den Fuhrpark im Blick

Mit einem Blick auf Smartphone oder Laptop sehen, wo sich ein Fahrzeug aus der Flotte gerade befindet und wann es am Ziel eintrifft: Die Fahrzeugüberwachung ermöglicht das. Sie ist damit ein integraler Bestandteil eines effizienten Fuhrparkmanagements und hilft dabei, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Prozesse zu optimieren.

So kommt es beispielsweise in der Logistik auf jede Minute an: Die Zeitfenster für Lieferungen sind in der Regel eng, die Fahrtzeiten sollten möglichst kurz bleiben. Eine exakte Planung ist dafür wesentlich, kann jedoch durch unvorhergesehene Verkehrsereignisse ins Stocken geraten. Hier kommt eine Fahrzeugüberwachung zum Einsatz.

Die via GPS erhobenen Daten wie Standort und Fahrtrichtung des Fahrzeugs gelangen über das Mobilfunknetz in Echtzeit in das Flottenmanagementsystem. Spontane Kundenbesuche können so einfach koordiniert werden, etwa in Notfällen oder zwischen zwei geplanten Terminen. Auch Verzögerungen werden erkannt. Steht ein Fahrzeug im Stau, kann der Kunde oder die Kundin sofort über die Verspätung informiert werden und erfährt die neue Ankunftszeit. Das versetzt FuhrparkleiterInnen wiederum in die Lage, neu zu disponieren und gegebenenfalls anderen Arbeiten den Vorzug zu geben. Die GPS Fahrzeugüberwachung dient so nicht nur dem eigenen Unternehmen, sondern auch Kunden und Partnern.

Clevere Fahrzeugüberwachungssysteme scannen den Zustand von Fahrzeugkomponenten wie den Wartungszustand, den Kraftstoffverbrauch und die Kilometerstände. Mit der Zeit sammeln sie eine Vielzahl wertvoller Daten, mit dem die Fuhrparkleitung den Fahrzeugeinsatz und das Fuhrparkmanagement noch effektiver planen kann. So lassen sich etwa Inspektionstermine so einstellen, dass möglichst keine Termine betroffen sind oder Mitarbeitende viele Leerlaufzeiten haben.

So funktionieren Fahrzeugüberwachungssysteme

Fahrzeugüberwachungssysteme nutzen GPS (Global Positioning System), um in Echtzeit auf die Bewegungsdaten der Flotte zuzugreifen. Ein GPS-Sender im Fahrzeug sendet kontinuierlich Positionsinformationen an ein zentrales System per SIM-Karte. Dies ermöglicht den Fuhrparkverantwortlichen, den aktuellen Standort, die Fahrtrichtung und die Geschwindigkeit der Fahrzeuge zu verfolgen und zu analysieren. Die GPS-Sender sind heute so klein, dass sie unauffällig im Fahrzeuginneren verbaut werden können, ohne die Satellitenverbindung zu beeinträchtigen. Die gesammelten Daten können für Analysen, die Erstellung eines digitalen Fahrtenbuchs und Kundenabfragen genutzt werden, um beispielsweise Lieferzeiten einzusehen und Liefernachweise per GPS Tracking zu erstellen.

Welche Reichweite hat eine GPS Fahrzeugüberwachung?

Grundsätzlich bieten GPS Fahrzeugüberwachungen eine weite Reichweite. Sie bieten dabei eine hohe Genauigkeit auf wenige Meter. Es kann allerdings unter bestimmten Umständen zu Verbindungsabbrüchen kommen, sodass sich das Fahrzeug nicht mehr exakt orten lässt. Häufig tritt das etwa in Tiefgaragen und Tunneln auf, insbesondere in längeren Unterführungen. Bewegt sich das Fahrzeug in einem Bereich ohne Mobilfunkabdeckung, ist zwar eine Ortung möglich, jedoch keine Weiterleitung der Daten an das angeschlossene System – und somit auch keine Fahrzeugüberwachung per GPS. Damit die Fahrzeugüberwachung funktioniert, sollte auch eine SIM-Karte eingebaut sein. Diese übertragt die Daten, falls das Fahrzeug sich einmal in einem Tunnel oder einer Garage befindet.

Die Vorteile einer Fahrzeugüberwachung

Der Fuhrpark ist in vielen Unternehmen ein Posten, der hohe Kosten nach sich zieht. Sie zu senken erhöht die Liquidität und steigert die Wettbewerbsfähigkeit. Es ist daher wesentlich, sämtliche Posten aufzudecken, die monetäre Auswirkungen haben – und das sind praktisch alle. Fahrzeuge benötigen Sprit, verursachen Wartungs-, Inspektions- und Reparaturkosten. Dazu kommen Verschleiß und Wertverlust. Ein weiterer Kostenfaktor ist das Personal. Dabei ist das Ziel einer Fahrzeugüberwachung nicht, Löhne einzusparen, sondern das verfügbare Personal effizienter einzusetzen. Das erfordert die Optimierung von Routen, Lenk- und Arbeitszeiten.

1. Manuelle Arbeit eliminieren

Die manuelle Erfassung sämtlicher Daten ist nicht nur zeitaufwendig. Sie birgt auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Beispiel Fahrtenbuch: Einträge per Hand oder per Excel-Liste sind zwar möglich, kosten jedoch täglich Zeit. Vergessene Einträge und nicht exakte Kilometerangaben werden vom Finanzamt nicht akzeptiert. Dies fordert lückenlose Einträge, die durch das GPS Fleet Management gewährleistet sind.

2. Fuhrparauslastung optimieren

Die Analyse der Bewegungsdaten deckt etwa unnötige Umwege, zu lange Fahrzeiten oder Unfallschwerpunkte auf. Nur wenn die Fuhrparkverwaltung darüber Bescheid weiß, kann es Maßnahmen ergreifen. Die Fahrzeugüberwachung ist folglich unverzichtbar für die Flottenoptimierung. GPS-Systeme informieren zudem den Fahrer direkt über Hindernisse wie Staugefahr sowie gesperrte Strecken und verrät mögliche Abkürzungen.

3. Kosten reduzieren

Insgesamt lassen sich so hohe Kosten einsparen. Kürzere und effektivere Routen sparen Kraftstoff und beschleunigen die Prozesse. Sind Fahrer schneller beim Kunden, bedienen sie mehr Aufträge an einem Tag – mit direkten monetären Folgen. Auch indirekt nützt die Fahrzeugüberwachung. So steigert Transparenz hinsichtlich Ankunftszeit und eventueller Verspätungen die Kundenzufriedenheit und in der Folge die Kundenbindung. Umgekehrt können unzuverlässige Zeitvorgaben Kunden und Partner so verärgern, dass sie die Konkurrenz aufsuchen.

4. Mitarbeiter zufrieden stellen

Werden Mitarbeiter optimal eingeplant, Ruhezeiten eingehalten und Routen so geplant, dass sie innerhalb einer vernünftigen Zeit abgefahren werden können, zeigt sich die Belegschaft zufriedener und motivierter. Letztendlich sinkt die Unfallhäufigkeit, etwa weil Strecken nicht mehr unter Zeitdruck gefahren werden.

5. Diebstahl verhindern

Werden Fahrzeuge entwendet, sehen die FuhrparkleiterInnen, wo sich diese gerade befinden und können die Polizei informieren. Eine Fahrzeugüberwachung funktioniert häufig sowohl mobil als auch per PC, sodass diese zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich ist. Benachrichtigungsdienste informieren in regelmäßigen Abständen automatisch über den aktuellen Standort. Sichtbare GPS-Module dienen darüber hinaus als Präventionsmaßnahme: Erkennen Diebe eine solche Lösung, schrecken sie in den meisten Fällen vor einem Diebstahl zurück.

6. Missbrauch vorbeugen

Nicht zuletzt lassen sich mit einer Fahrzeugüberwachung auch unberechtigte Nutzungen aufdecken, etwa wenn Dienstwagen nicht für die private Nutzung zugelassen sind. Wichtig: Der GPS Fahrzeugüberwachung muss vom Mitarbeiter zugestimmt werden, im Idealfall im Rahmen einer DSGVO-konformen Betriebsvereinbarung. Die private Überwachung ist grundsätzlich unzulässig. Werden Dienstwagen auch nach Feierabend verwendet, ist das Modul auszuschalten.

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Gesetzliche Regelungen zur Fahrzeugüberwachung

Die GPS Fahrzeugüberwachung hat für Unternehmen verschiedene Vorteile. Sie ist allerdings nur unter bestimmten Umständen erlaubt. So müssen die Mitarbeitenden mit der Erhebung der Routendaten ausdrücklich einverstanden sein. Es empfiehlt sich, diese Erlaubnis schriftlich in einer standardisierten Erklärung festzuhalten. In einem solchen Dokument sollte klar festgehalten werden, zu welchem Zweck die Fahrzeugüberwachung per GPS erfolgt, welche Daten erfasst und wie sie genutzt beziehungsweise weiterverarbeitet werden. Die Einwilligung muss zudem freiwillig erfolgen. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, ist dieser in die Entscheidung miteinzubeziehen. Er kann gemeinsam mit dem Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin festlegen, unter welchen Umständen das Tracking erfolgen darf und welche Daten zur Auswertung freigegeben werden.

Auch wenn sie vorliegt, ist das kein Freibrief. Unternehmen haben sich trotzdem an die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes zu (BDSG) halten. Demnach ist die Datenerhebung ausschließlich für betriebliche Zwecke legal und muss kenntlich gemacht werden. Das kann zum Beispiel durch ein Leuchtsignal bei eingeschalteter Ortung erfolgen. Eine Fahrzeugüberwachung außerhalb der Arbeitszeit ist unzulässig. Das gilt auch bei einer erlaubten Privatnutzung von Firmenwagen. GPS Fahrzeugüberwachungen müssen sich folglich deaktivieren lassen.

Mögliche Strafen

Die heimliche GPS Fahrzeugüberwachung kann fatale Folgen für ArbeitgeberInnen haben. Eine unberechtigte Ortung gilt mindestens als Ordnungswidrigkeit, auf die ein Bußgeld folgen kann. Je nach Schwere, etwa im Wiederholungsfall, liegt sogar eine Straftat vor. Grundsätzlich haben Beschäftigte gegenüber dem Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin einen Unterlassungsanspruch. Das entschied unter anderem das Arbeitsgericht Heilbronn am 30. November 2019 (Az. 2 Ca 360/18).

Fazit: Fahrzeugüberwachung – Kostensenker mit Potenzial

Eine GPS Fahrzeugüberwachung verbessert Fuhrparkprozesse, hilft bei der Kosteneinsparung und erhöht die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und der Kundschaft. Die Aufwendungen für die Installation und Einführung der dazugehörigen Fuhrparkmanagementsoftware amortisieren sich schnell.

FAQ

1. Was ist Fahrzeugüberwachung und welche Rolle spielt sie im Fuhrparkmanagement?

Fahrzeugüberwachung bezieht sich auf die Nutzung von GPS-Systemen zur Echtzeit-Überwachung von Fahrzeugen im Fuhrpark. Sie ermöglicht die Ermittlung des exakten Fahrzeugstandorts, der Route sowie das Auslesen anderer Fahrzeugdaten. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten Fuhrparkmanagements, da es die Betriebssicherheit und Einsatzplanung von Mitarbeitenden und Fahrzeugen verbessert.

2. Wie funktionieren Fahrzeugüberwachungssysteme?

3. Welche Vorteile bietet die Fahrzeugüberwachung für Unternehmen?

Die Fahrzeugüberwachung hilft bei der Optimierung von Routen, Lenk- und Arbeitszeiten, was zu Kosteneinsparungen führt. Sie ermöglicht eine effizientere Einsatzplanung, verbessert die Kundenzufriedenheit durch transparente Ankunftszeiten und Verspätungsinformationen und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

4. Welche rechtlichen Aspekte müssen bei der Fahrzeugüberwachung beachtet werden?

Die GPS Fahrzeugüberwachung muss den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Mitarbeitende müssen mit der Erhebung der Routendaten ausdrücklich einverstanden sein, und es empfiehlt sich, diese Erlaubnis schriftlich in einer standardisierten Erklärung festzuhalten. Die private Überwachung ist grundsätzlich unzulässig.

5. Wie kann Fahrzeugüberwachung zur Kostensenkung beitragen?

Durch die Fahrzeugüberwachung lassen sich Routen optimieren, was zu Kraftstoffeinsparungen und schnelleren Prozessen führt. Zudem können Leerlaufzeiten minimiert und die Auslastung der Fahrzeuge verbessert werden, was direkte monetäre Vorteile mit sich bringt.

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