Zu den Zielen des Travel Managements zählen neben Kosteneinsparungen und Prozessoptimierung auch die Sicherheit und Zufriedenheit der Geschäftsreisenden. Trotzdem kann es auch zu Überschneidungen mit Aufgaben des Fuhrparkmanagers kommen.
Travel Manager und Fuhrparkmanager: Unterschiede und Gemeinsamkeiten
Wenn wir über modernes Mobilitätsmanagement sprechen, dann kommt es schnell zu Verschmelzungen mit ursprünglich getrennten Aufgabengebieten. Fuhrpark- und Travel Management sind häufig noch eigene Abteilungen, aber immer mehr Unternehmen bewerten ihre Prozessketten neu.
Nur eine übergeordnete Sichtweise und eine Gesamtstrategie kann zu einer nutzbringenden und effizienten betrieblichen Mobilität führen
Mobilität als ganzen Prozess steuern
Der Firmenfuhrpark sichert nach wie vor die uneingeschränkte Mobilität eines Betriebs. Allerdings haben sich Anforderungen in Sachen Bewegung grundlegend verändert – der Blick richtet sich zunehmend auf die ganzheitliche Mobilität. Dazu zählen vor allem die Anforderungen eines Unternehmens strategisch zu planen und flexibel zu steuern. Diese Aufgaben gehen weit über das klassische Fuhrparkmanagement hinaus. Deshalb verschmelzen Fuhrpark- und Travel Management immer mehr, um die Mobilität zu optimieren.
Verschmelzung statt Isolation
Durch die zunehmenden Aufgaben im Rahmen des Mobilitätsmanagements verschmelzen bei sehr großen Unternehmen die Bereiche Fuhrpark- und Travel Management zum Teil immer mehr. Ein richtiger Schritt aus Sicht des Fuhrparkverbandes. Denn ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein umfassenderes Mobilitätsmanagement bildet auch übergreifende Vernetzung. Als Resultat daraus sollten die Geschäftsführer Daten nicht eine Total-Cost-of-Ownership-(TCO) Analyse betrachten, sondern sie durch die Total Cost of Mobility (TCM) ersetzen. Trotz des Wissens um die Notwendigkeit der Zusammenführung beider Bereiche sind Fuhrpark- und Travel Management meist noch voneinander getrennt.
Travel Management – Die Aufgaben
Als Travel Management oder Corporate Travel Management verstehen Unternehmen in der Regel die Buchung und Organisation von Geschäftsreisen. Dazu zählt der gesamte Prozess des Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesses – mit Analyse, Steuerung und Optimierung von Planung, Organisation, Durchführung sowie Abrechnung und Kontrolle von Geschäftsreisen. Aufgaben, die normalerweise nicht in den Bereich eines klassischen Fuhrparkmanagers fallen. Zu den wichtigsten Zielen des Travel Managements zählen also die direkten Kosteneinsparungen und Prozessoptimierung, sowie Sicherheit und Zufriedenheit der Geschäftsreisenden. Im Detail fallen für den Travel Manager folgende Aufgaben an:
- Zu aller erst: der strategische Einkauf von Reisedienstleistungen, wie etwa Bahn, Flugzeug, Hotelbuchungen und Mietwagen
- die Reisekostenabrechnung und das Reisekostencontrolling
- jegliche Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Dazu zählen Incentives, Tagungen, Kongresse und Gruppenreisen.
- die Entwicklung, Realisierung und Ergänzung von Travel Management Systemen zur Verbesserung der Reiseabläufe
- Beratung der Konzerngesellschaften zu allen Fragen, die den Bereich Business Travel Management betreffen
- die Erstellung und Überprüfung von firmeninternen Reiserichtlinien
- Auf Geschäftsreisen bezogene Versicherungen / Fürsorgepflicht (Gesundheit), Sicherheit auf Reisen / Travel Risk Management (Traveller Tracking / Echtzeitinformationen)
- Datenbereitstellung und -auswertung / Reporting
Einer für alles
Wie bereits erwähnt, übernimmt der Travel Manager zunehmend auch Kernaufgaben, die bislang dem Fuhrparkmanagement vorbehalten waren – und umgekehrt. In KMU mit wenig Reiseaufkommen kann es wiederum vorkommen, dass die Organisation von Geschäftsreisen vom Fuhrparkmanager oder im Sekretariat angesiedelt ist. In multinationalen Konzernen wiederum liegt das Travel Management innerhalb der Finanzen oder auch im Einkauf befindet. Neben den bekannten Arbeitsfeldern zählt zu den Tätigkeiten aber auch, vermeidbare Geschäftsreisen durch Video-, Web- oder Telefonkonferenzen zu ersetzen – genauso wie das Thema Nachhaltigkeit.
Travel Manager bei großen Unternehmen beliebt
Besonders größere Unternehmen mit hohem Aufkommen an Reisen sehen die vielen Vorteile, die ein gut organisierter Travel Manager bieten kann. Kein Wunder also, dass die Anzahl der Unternehmen, die einen Travel Manager mit eigenem Verantwortungsbereich beschäftigen, stets gestiegen ist. Anders sieht es hingegen im Mittelstand aus, die eher zu einem Abbau des Travel Managements als eigenständigen Verantwortungsbereich tendieren. Dort neigt man eher zur Auslagerung der Aufgaben an externe Dienstleister. Noch einfach und immer häufiger zu beobachten ist jedoch, das Travel Management gleich vom Fuhrparkmanager übernommen wird.
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