- Februar 21, 2023
- Lesedauer: 5 Minuten
Perfektes Kostenmanagement ist das Herzstück im Fuhrpark. Es trägt dazu bei, die Ausgaben des Betriebs und der Wartung von Fahrzeugen zu kontrollieren sowie zu minimieren. Aspekte wie Budgetplanung, Beschaffung, Betriebskostenkontrolle, Kostenoptimierung und die Verwaltung von Ausgaben stehen dabei im Mittelpunkt. Eine gute Fuhrparkmanager-Software vereinfacht ein professionelles Fuhrparkmanagement.
Ein guter Kapitän oder eine gute Kapitänin hält die Flotte immer auf dem richtigen Kurs. Das ist leichter gesagt als getan. Denn je größer die Flotte, desto komplexer wird es auch alles im Griff zu behalten. Das gilt für Schiffe wie für Fuhrpark-Flotten gleichermaßen. Hier hilft nur durchdachtes Kostenmanagement, das die Darstellung aller Gesamtkosten mit einbezieht. Genau hier können FlottenmanagerInnen von der Digitalisierung profitieren. Eine Fuhrparkmanagement-Software wie die von Vimcar Fleet Admin nimmt den FlottenmanagerInnen den Verwaltungsaufwand größtenteils ab. Routendokumentation, Fahrzeugbuchungen oder das elektronische Fahrtenbuch werden zentral gesteuert. Das reduziert Arbeit und Kosten im Fuhrpark – um bis zu 20 Prozent. Wer die vielen Rechnungen des gesamten Fuhrparks in einer zentralen Software speichert und automatisch verbucht, spart zudem eine Menge an administrativem Aufwand, also auch Zeit.
Von Budgetplanung bis zur Beschaffung
Die Budgetplanung ist ein wichtiger Aspekt des Kostenmanagements im Fuhrpark, da sie dazu beiträgt, die Betriebskosten im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens zu halten. Dabei sollten die Ausgaben für die Beschaffung neuer Fahrzeuge berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass diese den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und wirtschaftlich sinnvoll sind. Eine ganz besondere Rolle spielt die Betrachtung von alternativen Antrieben und umweltfreundlichen Fahrzeugen. Ob Leasing und Kauf von Fahrzeugen, Rabatte, Sonderausstattungen, Schadenmanagement, Kfz-Steuer und Ökobilanz – es gibt bei der Beschaffung von Fahrzeugen viel zu beachten.
Den Fuhrpark richtig aufstellen und Kosten erkennen
Es ist wichtig, die Anforderungen des Unternehmens im Hinblick auf die Nutzung der Fahrzeuge zu berücksichtigen. Eine sorgfältige Analyse der Anforderungen des Unternehmens, wie etwa Transportaufgaben und Mobilitätsbedarf, sowie eine umfassende Betrachtung von Anschaffungs- und Betriebskosten können helfen, eine effektive Beschaffungsstrategie zu entwickeln. Dabei sollte auch die langfristige Perspektive im Hinblick auf den technologischen Wandel und damit einhergehende Anforderungen sowie die Kostenentwicklung in die Planung mit einbezogen werden.
Laufende Kosten nicht vergessen
Bei der Budgetplanung sollten unbedingt auch die laufenden Kosten wie Treibstoff, Versicherungen, Wartung und Reparaturen berücksichtigt werden. Neben historischen Daten aus dem Fuhrpark hilft vor allem eine Software, um realistische Schätzungen der Kosten zu erstellen. Eine präzise Budgetplanung trägt somit dazu bei, die Finanzen des Unternehmens im Hinblick auf den Fuhrpark transparent und planbar zu machen. Dazu gehört auch, sich ein umfassendes Schadenmanagement zunutze zu machen, das auch die versteckten Kosten berücksichtigt, die bei der Instandhaltung des Fuhrparks entstehen.
Herausforderungen beim Kostenmanagement im Fuhrpark
Das Kostenmanagement im Fuhrpark kann jedoch eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die Flotte groß ist und über viele verschiedene Arten von Fahrzeugen verfügt. In diesem Fall ist es häufig schwierig, den Überblick über alle Kosten zu behalten und Möglichkeiten zur Kostenreduzierung zu identifizieren. Dabei sind auch Veränderungen von politischen Rahmenbedingungen oder im Bereich der Mobilität und der Nutzung von Fahrzeugen, beispielsweise durch die Covid-Pandemie, zu berücksichtigen. Auch die Implementierung von Maßnahmen zur Kostenreduzierung kann eine Herausforderung darstellen, da diese oft die Art und Weise beeinflussen, wie die Fahrzeuge genutzt werden. Einige Maßnahmen, wie beispielsweise ein effektives digitales Flottenmanagement, tragen dazu bei, die Betriebskosten signifikant zu senken.
Konkreten Herausforderungen beim Kostenmanagement im Fuhrpark sind:
- Komplexität der Fuhrparkmanagement-Systeme: Die Verwaltung von Fuhrparks ist umfangreich, primär wenn es um die Überwachung von Fahrzeugen, das Kraftstoffmanagement und die Analyse von Daten geht. Um diese Herausforderung zu meistern, müssen Unternehmen in der Lage sein, Daten in Echtzeit zu sammeln, um eine bessere Entscheidungsfindung zu unterstützen.
- Steigende Kosten: Die Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Wartung von Fahrzeugen nehmen oft zu. Dazu zählen nicht nur der Kaufpreis neuer Fahrzeuge, sondern auch Treibstoffkosten, Versicherungen und Instandhaltungskosten. Um diese Herausforderung zu bewältigen, müssen Unternehmen eine Kostenanalyse durchführen und Maßnahmen zur Reduzierung der Ausgaben ergreifen.
- Umgang mit heterogenen Flotten: Unternehmen verfügen oft über eine heterogene Flotte von Fahrzeugen, die unterschiedliche Eigenschaften und Anforderungen aufweisen. Hierbei ist es eine Herausforderung, den Überblick über die unterschiedlichen Fahrzeugtypen und die damit verbundenen Kosten zu behalten. Unternehmen sollten daher eine umfassende Bestandsaufnahme ihrer Fahrzeugflotte durchführen und ihre Flottenmanagement-Systeme anpassen, um alle Fahrzeuge effektiv zu verwalten.
Telematik-Systeme als Schlüssel zum Erfolg von Kostenmanagement
Die Einführung von Telematik-Systemen hilft, bei der Überwachung von Kraftstoffverbrauch und dem Fahrverhalten von Mitarbeitenden und unterstützt umfassende Schulungen. Durch die Verwendung von Telematik-Systemen kann das Unternehmen auch seine Flotte besser verwalten und planen, was zu einer weiteren Reduzierung der Kosten führte. Ein gutes Beispiel ist die Deutsche Post DHL Group. Sie hat ihre Anzahl aller Fahrzeuge reduziert und schon frühzeitig Elektrofahrzeuge in ihre Flotte integriert, um ihre CO2-Emissionen zu reduzieren und gleichzeitig Kosten zu sparen. Routenplanungssoftware und die Schulung von Fahrern zur Optimierung des Fahrstils haben Wartungs- und Treibstoffkosten gesenkt. Unternehmen sollten ihre Flottenmanagement-Systeme regelmäßig überprüfen und anpassen, um sicherzustellen, dass sie effektiv und kosteneffizient betrieben werden. Wer den Fuhrpark reibungslos steuern möchte, darf auch Car Policy und Corporate Carsharing nicht vergessen.
Machen Sie es sich leicht. Digital.
Besonders für mittelständische Unternehmen sind Kosteneffizienz und sinnvolle Fuhrparkplanung substanziell. Hinzu kommen neue Herausforderungen wie steigende Energiepreise und Elektromobilität. Hier sieht sich VIMCAR als Ihr digitaler Partner. Von der Fahrzeugortung über Dokumentenablage und Kostenanalyse bis zur Aufgabenverwaltung – VIMCAR Fleet unterstützt Sie bei allen Fuhrparkthemen.
- Die digitale Fuhrparklösung vom Testsieger
- Rechtssicher und finanzamtkonform
- Effizient Kosten managen
- Mobile Verwaltung der Fahrzeuge durch Anwendung von Smartphones und Tablets
- Hohe Prozesseffizienz durch einfache Anbindung an die Finanzbuchhaltung und GPS-Tracking-Systeme
- Einfache Planung von Wartungsarbeiten und Reparaturen
- Inklusive elektronischer Führerscheinkontrolle
Kostenmanagement: Tools und Software als Alternative zu Excel
Es gibt eine Vielzahl von Tools und Software zur Unterstützung des Kostenmanagements im Fuhrpark, die Aufgaben des Fuhrparkleiters erleichtern – und das vollständig automatisiert laufen und nicht mehr in mühseligen Excel-Tabellen übertragen werden müssen. Eine umfassende Fuhrparkmanagement-Software ist also unabdingbar.
- Telematik-Systeme sind elektronische Geräte, die in Fahrzeuge integriert werden, um Echtzeitdaten zu sammeln. Diese Daten können Geschwindigkeit, Kraftstoffverbrauch, Position und andere wichtige Informationen umfassen. Die Verwendung von Telematik-Systemen ermöglicht Unternehmen eine bessere Überwachung ihrer Fahrzeuge und eine verbesserte Flottenverwaltung sowie Routenplanung, was zu einer effizienteren und kosteneffektiveren Nutzung des Fuhrparks führt.
- Flottenmanagement-Software ist eine spezielle Art von Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre Fahrzeuge effektiver zu verwalten. Diese Software kann dazu beitragen, Wartungsarbeiten besser zu planen, Fahrzeugstandorte in Echtzeit zu verfolgen und die Leistung und den Zustand der Fahrzeuge zu überwachen. Darüber hinaus können Flottenmanagement-Systeme Unternehmen dabei helfen, die Anzahl der Fahrzeuge in ihrer Flotte zu optimieren, um Kosten zu sparen.
Diese Tools können dazu beitragen, die Betriebskosten zu reduzieren und die Effizienz der Fahrzeugnutzung zu verbessern. Darüber tragen sie dazu bei, die Sicherheit der Fahrer und der Fahrzeuge zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, indem sie eine pünktliche und zuverlässige Lieferung sicherstellen – und die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen steigern.
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