Nur Mitarbeiter oder Kunden mit einer Vollmacht zur Fahrzeugabholung können ein Auto abholen. Die Vollmacht kann als Word oder PDF-Datei genutzt werden, die vom Kunden oder Mitarbeiter und vom Fuhrparkverwalter unterschrieben sein muss. Erst dann ist die Abholvollmacht fürs Kfz gültig.
Im Artikel erfahren Sie:
Notwendigkeit einer Vollmacht zur Kfz-Abholung: Eine Vollmacht zur Fahrzeugabholung ist erforderlich, damit Mitarbeiter oder Kunden ein Auto abholen können. Sie dient als rechtliche Absicherung, damit das Fahrzeug nur an autorisierte Personen übergeben wird.
Inhalt und Form der Vollmacht: Sie sollte spezifische Angaben enthalten, wie die Daten des Vollmachtgebers, des Bevollmächtigten und des Fahrzeugs. Sie kann als Word- oder PDF-Datei erstellt werden und muss von beiden Parteien unterschrieben sein.
Vorteile einer digitalen Vollmacht: Eine digitale Vollmacht bietet höhere Kompatibilität und Sicherheit. Sie kann auf verschiedenen Geräten gelesen und bearbeitet werden und ist schwieriger zu manipulieren als eine physische Abholvollmacht.
Vor der Vollmacht-Ausstellung: Rechtliche Absicherung
Fahrzeugbesitzer können sich bei einem Anwalt für Vertragsrecht rechtlich abzusichern. Der Anwalt gibt Empfehlungen und Anleitungen zur Formulierung der Vollmacht, damit alle notwendigen Bedingungen und Einschränkungen berücksichtigt werden und die Rechtsgültigkeit der Vollmacht gewährt ist. Zudem informiert er über rechtliche Anforderungen und Anpassungsmöglichkeiten und weist er auf Risiken und potenzielle Konsequenzen hin, um die Interessen der Besitzer zu schützen. Falls nötig, kann die Vollmacht widerrufen und neu ausgestellt werden.
Anforderungen & Schulung des Fahrpersonals für die Kfz Abholung
Fahrpersonal muss gut geschult sein und alle nötigen Papiere wie Führerschein, Fahrzeugversicherung und Zulassung haben. Denn das Personal muss bei der Auto-Abholung Sicherheitsmaßnahmen einhalten und trägt Verantwortung für die Verkehrssicherheit des Unternehmens. Deshalb sollte die Kfz-Vollmacht nur vertrauenswürdigen Personen innerhalb des Unternehmens ausgehändigt werden.
Abholvollmacht-Optionen und ihre Vor- und Nachteile
Die Fahrzeugvollmacht kann digital oder manuell erstellt und übermittelt werden. Beide Varianten haben folgende Vor- und Nachteile:
Digitale Vollmacht vs. Manuelle Vollmacht
| Merkmal | Digitale Vollmacht | Manuelle Vollmacht |
|---|---|---|
| Zeitersparnis | ✅ Schnell und einfach zu erstellen und zu versenden | ❌ Erstellen und Übergeben braucht mehr Zeit |
| Flexibilität | ✅ Kann jederzeit angepasst und aktualisiert werden | ❌ Änderungen erfordern ein neues Dokument |
| Sicherheit | ✅ Können mit entsprechenden Programmen unveränderbar gemacht werden | ❌ Handgeschriebene Dokumente können leichter gefälscht werden |
| Umweltfreundlichkeit | ✅ Reduziert Papierbedarf und den ökologischen Fußabdruck | ❌ Erhöht den Papierbedarf |
| Technische Kenntnisse | ❌ Grundkenntnisse in Textverarbeitung und Dateimanagement notwendig | ✅ Kein technisches Wissen erforderlich, kann handschriftlich erstellt werden |
| Zugänglichkeit | ❌ Benötigt elektronische Geräte und ggf. Internetzugang | ✅ Kann persönlich und sofort ausgehändigt werden |
Digitale Vollmacht: PDF vs. Word-Datei
Die digitale Vollmacht kann als PDF- oder Word-Datei erstellt werden. Wobei auch diese beiden Varianten Vor- und Nachteile haben. Die folgende Tabelle erleichtert Ihnen die Wahl für das richtige Dateiformat:
| Merkmal | Word | |
|---|---|---|
| Bearbeitung | ❌ Schwierig zu bearbeiten ohne spezielle Software | ✅ Leicht zu bearbeiten und zu ändern |
| Kompatibilität | ✅ Plattformübergreifend kompatibel | ✅ Kompatibel mit vielen Systemen |
| Ansicht | ✅ Sieht auf allen Geräten gleich aus | ❌ Ansicht kann je nach Gerät variieren |
| Sicherheit | ✅ Kann unveränderbar gemacht werden | ❌ Einfach zu ändern, daher weniger sicher |
Die PDF-Datei ist in puncto einheitliche Ansicht und hohe Sicherheit für viele Unternehmen ratsamer. Eine kostenlose PDF-Vorlage, welche die Vorgaben einer Kfz-Abholvollmacht erfüllt, kann Unternehmen die Arbeit erheblich erleichtern.
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- Eine Personalausweis-Kopie des Vollmachtgebers muss zwingend beiliegen.
- Es darf nur einen Vollmachtnehmer geben, der sich ausweisen kann und keine pauschale Gruppe von Vollmachtnehmern.
- Das abzuholende Fahrzeug muss in der Vollmacht ausführlich beschrieben werden.
Diese PDF-Vorlage bewahrt Sie davor, dass Ihre Vollmacht zur Autoabholung als ungültig erklärt wird und der aktuelle Besitzer des Fahrzeugs das Auto nicht aushändigt.
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Die Autoübergabe: Ordnungsgemäßer Ablauf
Im idealen Fall kündigt der Vollmachtgeber die Abholung an, damit der Händler sich vorbereiten kann. Zuerst wird die Vollmacht und die Kopie des Personalausweises des Vollmachtgebers geprüft. Dann wird der Personalausweis des Bevollmächtigten eingesehen und kopiert. So wird sichergestellt, dass der Vertrag korrekt und auf beidseitigen Wunsch erfüllt wird.
Diese Aspekte muss das Fahrpersonal beachten
Fahrzeugzustand prüfen:
Das Fahrpersonal muss vor der Abholung den Zustand des Fahrzeugs sicherstellen, dass keine Schäden oder Mängel vorliegen. Schäden sollten dokumentiert und der Fuhrparkleitung gemeldet werden. Auch Sicherheitsgurte, Bremsen, Scheinwerfer und Blinker müssen funktionieren.
Einweisung und Kraftstoffstand:
Das Fahrpersonal sollte eine Einweisung in die Fahrzeugnutzung erhalten, einschließlich Sicherheit und Funktionen. Der Kraftstoffstand muss überprüft werden, und das Fahrzeug sollte gemäß den Unternehmensrichtlinien getankt werden, falls nötig. Das Fahrzeug ist in demselben Zustand zurückzugeben, in dem es übernommen wurde, um Probleme oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Fahrzeugdokumente und Vollmacht prüfen:
Alle Dokumente wie Führerschein, Versicherung und Zulassung müssen vollständig und gültig sein. Das Fahrpersonal muss die Vollmacht auf Richtigkeit und Autorisierung überprüfen.
Achtung: Fahrzeugabholung ohne Vollmacht
Ohne gültige Vollmacht kann sich die Fahrzeugübergabe verzögern oder gar verweigert werden. Gleiches gilt, wenn ein Firmenfahrzeug von anderem Personal als den Überbringenden abgeholt werden soll. Besonders bei Behörden kann dies kompliziert sein. Bei Abschleppdiensten oder nach einem Unfall wird das Fahrzeug in der Regel nur gegen Vorlage einer Vollmacht und eines Ausweises herausgegeben. Private Abschleppdienste sind oft kulanter und geben das Fahrzeug auch gegen Vorlage eines Ausweises, Führerscheins und Schlüssels heraus. Ohne Vollmacht müssen jedoch die Abschleppkosten sofort bar bezahlt werden.
FAQ zur Kfz Abholung Vollmacht
1. Was gehört in eine Vollmacht für die Abholung eines Autos?
Die Vollmacht muss eigenhändig unterschrieben werden; eine elektronische Unterschrift ist nicht ausreichend. Das Dokument kann handschriftlich oder gedruckt vorliegen. Es ist auch sinnvoll, die Vollmacht zusätzlich digital, z. B. als PDF, zu speichern. Darüber hinaus müssen diese Angaben zwingend in der Fahrzeugvollmacht enthalten sein:
- Name und Adresse des Fahrzeughalters und der bevollmächtigten Person
- Details zum Fahrzeug
- Gültigkeitsdatum oder Zeitraum
2. Für wen ist die Kfz Fahrzeugabholung Vollmacht wichtig?
Vollmachten zur Fahrzeugabholung sind wichtig für Autohäuser, Werkstätten und Behörden, um sich vor Haftung bei Diebstahl oder Schäden zu schützen, die durch die Aushändigung an unberechtigte Personen entstehen könnten. Mitarbeiter haften in der Reggel nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit für Schäden, wenn eine gültige Vollmacht vorliegt. Die Vollmacht hat für Mitarbeiter vor allem Vorteile:
- Bei Verkehrskontrollen können sie nachweisen, dass sie das Fahrzeug berechtigt führen.
- Im Fall eines selbstverschuldeten Unfalls können sie zeigen, dass sie im Auftrag der Geschäftsleitung handeln.
3. Wer kann die Vollmacht für das Auto erhalten?
Ob die Vollmacht zur Fahrzeugabholung vom Unternehmen oder der Leasinggesellschaft ausgestellt wird, hängt davon ab, ob das Fahrzeug im Besitz des Unternehmens oder geleast ist.
- Eigene Fahrzeuge: Das Unternehmen ist der Eigentümer und Fahrzeughalter. Die Vollmacht wird normalerweise vom Geschäftsführer oder einer bevollmächtigten Person unterschrieben.
- Leasingfahrzeuge: Der Leasingnehmer ist der Fahrzeughalter. In diesem Fall kann die Leasinggesellschaft die Vollmacht ausstellen.
Mehr dazu finden Sie unter Halterhaftung.
4. Warum sollten Fuhrparkleiter eine Vollmacht für die Abholung eines Kfz erteilen?
Ohne Vollmacht zur Fahrzeugabholung kann es Schwierigkeiten geben: Zunächst einmal wird die Herausgabe seitens des Händlers oder der Werkstatt mit hoher Sicherheit verweigert. Auch wenn es zu einem Unfall oder einer Bußgeldverhängung kommt, sichert der Fahrzeughalter sich mit einer Vollmacht ab. Er hat damit Beweise in der Hand, die den Fahrzeugführer zum fraglichen Zeitpunkt einwandfrei ausmachen. Die Erteilung einer Abholvollmacht für Kfz ist im Prinzip einfach. Und doch gilt es, einige Regeln und Hinweise zu beachten. So wird die Vollmacht rechtsgültig und der Fahrzeughalter erspart sich im Nachhinein viel Ärger.
5. Wer fungiert im Fuhrpark als Fahrzeughalter?
Das hängt davon ab, ob es sich um Fahrzeuge im eigenen Besitz oder um Leasingfahrzeuge handelt. Gehören sie dem Unternehmen, ist dieses automatisch Eigentümer und Fahrzeughalter. Bei einer geleasten Flotte nimmt der Leasingnehmer diese Rolle ein. Das bedeutet für die Abholungsvollmacht eines Kfz, dass diese unter Umständen die Leasinggesellschaft ausstellt. Bei Fahrzeugen im Firmenbesitz unterschreibt in der Regel der Geschäftsführer – oder ein von diesem Bevollmächtigen – die Vollmacht zur Fahrzeugabholung.
6. Wer kann die Vollmacht für das Auto erhalten?
Prinzipiell besteht die Möglichkeit, jedem eine Erlaubnis zur Fahrzeugabholung per Vollmacht zu erteilen. Im Fuhrpark ist es sinnvoll, diese nicht nur einem, sondern mehreren Mitarbeitern zu erteilen. Die einzige Voraussetzung ist, dass dieser über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt.
7. Was passiert, wenn keine Vollmacht zur Fahrzeugabholung erteilt wurde?
Eine Vollmacht für die Kfz Abholung ist vor allem gegenüber außenstehenden Dritten wichtig. Das gilt insbesondere in folgenden Situationen:
- Neuwagenüberführung
- Abholung in der Werkstatt / beim TüV
- Abholung nach Abschleppung / Sicherstellung
Beim Autokauf haften die VerkäuferInnen in der Regel bis zur Übergabe des Fahrzeuges an die neue EigentümerIn für alle eintretenden Schäden. Die meisten Autohäuser ermöglichen bei B2B-Geschäften deshalb nur eine Kfz Abholung mit Vollmacht.
Verweigerung bei Kfz Abholung ohne Vollmacht
Beschäftigte der KäuferInnen, die das neue Fahrzeug ohne Vollmacht zur Fahrzeugabholung überführen wollen, müssen damit rechnen, dass die Übergabe verweigert wird oder sich zumindest verzögert. Ein ähnliches Problem stellt sich, wenn ein Firmenfahrzeug in der Werkstatt oder beim TÜV durch andere Mitarbeitende abgeholt werden soll, als den ÜberbringerInnen. Sofern die Abholenden nicht persönlich bekannt sind, setzt die Fahrzeugabholung ohne Vollmacht zumindest viel Überzeugungskraft voraus. Behörden sind besonders streng.
Wenn ein Firmenfahrzeug abgeschleppt oder nach einem Unfall oder einem Diebstahl sichergestellt wurde, erfolgt die Herausgabe in der Regel nur an eine Person, die sich ausweisen kann und über eine Vollmacht für die Fahrzeugabholung verfügt. Private Abschleppdienste sind oft etwas kulanter und geben das Fahrzeug auch gegen Vorlage eines amtlichen Ausweises, eines Führerscheins und des Schlüssels ohne Fahrzeugabholung Vollmacht heraus. Ohne Vollmacht zur Fahrzeugabholung der Firma müssen die Abschleppkosten aber sofort vor Ort in bar bezahlt werden.
8. Wer sollte die Kfz Abholung Vollmacht ausfüllen?
Damit die Vollmacht zur Kfz Abholung rechtsgültig ist, muss diese von einer vertretungsberechtigen Person erteilt werden. Juristische Personen, z.B. AG, GmbH oder UG, können nicht selbst handeln, sondern werden durch ihre Geschäftsführung oder den Vorstand vertreten. Zudem können vertretungsberechtigte ProkuristInnen bestellt werden. Die Vollmacht für die Kfz Fahrzeugabholung sollte nach Möglichkeit von dieser Personengruppe unterzeichnet werden. Bei größeren Unternehmen ist dies aber nicht immer praktikabel. Im Geschäftsleben werden deshalb auch Vollmachten, die von der Fuhrparkleitung ausgestellt werden, akzeptiert. Bei Einzelunternehmen sollte aber stets die BetriebsinhaberIn unterzeichnen.
Unternehmen mit großem Fuhrpark, die auch intern Fahrzeuge nur gegen Vollmacht zur Fahrzeugabholung aushändigen, können die Regeln aber flexibler gestalten. Sofern es nicht ohnehin bereits ein Buchungsportal gibt, in dem die Berechtigungen hinterlegt sind, reicht es, wenn die Abteilungsleitung das Fahrzeug freigibt.
9. Können FuhrparkleiterInnen die Vollmacht ihrem Fahrpersonal aushändigen, damit diese das Fahrzeug abholen können?
FuhrparkleiterInnen können das Fahrpersonal bevollmächtigen, das Fahrzeug im Namen des Unternehmens oder der Organisation abzuholen. Die Fahrzeugabholungsvollmacht ist ein wichtiger Teil des Fuhrparkmanagements und ermöglicht es dem Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen, indem es autorisierten Personen die Befugnis gibt, das Fahrzeug abzuholen und zu nutzen. Auch die Erteilung einer dauerhaften Vollmacht für eine bestimmte Person ist möglich.
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