Keine Chefsache: Das Fahrtenbuch

Firmenwagen werden in vielen Branchen immer beliebter und für Arbeitnehmer in Positionen wie dem Außendienst unentbehrlich. Der einzige Nachteil: Jede private Nutzung des Fahrzeugs gilt als sogenannter “geldwerter Vorteil” und muss wie ein Lohnzuschuss versteuert werden. Arbeitgeber wählen für Arbeitnehmer dabei oft die teurere Methode. Mit einem einfachen Antrag zur Steuererklärung können Sie der Steuerfalle Firmenwagen jedoch entwischen.

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Die 1-Prozent-Regelung ist für Arbeitnehmer oft überteuert

Bei der Firmenwagenversteuerung hat der Arbeitnehmer die Qual der Wahl zwischen zwei Methoden: der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch. Die 1-Prozent-Regelung berechnet die monatliche Steuerlast pauschal nach einem Prozent des Bruttolistenpreises – je höher der Bruttolistenpreis, desto höher also auch die monatlich anfallende Lohnsteuer. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommen mit weiteren 0,03% des Bruttolistenpreises pro Kilometer hinzu.

Bei einem Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 40.000 Euro und einem täglichen Arbeitsweg von 15 Kilometer liegt der zusätzlich zu versteuernde geldwerte Vorteil also bei ganzen 580 Euro jeden Monat bzw. 6.960 Euro im Jahr.

Alternative Fahrtenbuch: Zahlen Sie nur was Sie tatsächlich fahren

Die Alternative ist das Dokumentieren jeder einzelnen Fahrt in einem Fahrtenbuch. Da hier nicht pauschal, sondern nur die tatsächlichen Privatkilometer versteuert werden, fährt der Arbeitnehmer mit dem Fahrtenbuch meist um einiges günstiger – mit einer potentiellen Ersparnis im vierstelligen Bereich. Trotzdem geben Arbeitgeber oft die 1-Prozent-Regelung vor. Denn diese spart im Vergleich mit dem Fahrtenbuch zwar keine Steuern, aber Bürokratie.

Ist die 1-Prozent-Methode vorgegeben, entsteht schnell der Irrtum, dass nur mit einem möglichst günstigen Fahrzeugmodell Steuern gespart werden können. Doch dem ist nicht so. Jeder Arbeitnehmer hat das Wahlrecht im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung die Besteuerung anhand eines Fahrtenbuches zu beantragen und den zu hoch angesetzten geldwerten Vorteil korrigieren zu lassen.

Der geldwerte Vorteil nach dem Fahrtenbuch

Mit dem Fahrtenbuch lässt sich der tatsächliche geldwerte Vorteil genau und fair ermitteln, sodass Arbeitnehmer nicht für Privatfahrten draufzahlen, die sie nie getätigt haben. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer nach Ablauf des Jahres dazu die insgesamt aus dem Betrieb des Fahrzeugs angefallenen Kosten bescheinigen – von der Abschreibung bis hin zu Instandhaltung und Kraftstoffkosten.

Heruntergebrochen auf die Kilometerleistung des Fahrzeugs im Jahr und schließlich berechnet auf die gefahrenen Privatkilometer ergibt sich der geldwerte Vorteil, der zu versteuern ist. Eine Anleitung zur Berechnung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode ist im Download enthalten.

So versteuern Sie trotz Vorgabe vom Arbeitgeber mit dem Fahrtenbuch

Bei der Erstellung der Lohnsteuererklärung ist lediglich eine Beantragung gefragt: die Bitte um die Korrektur des geldwerten Vorteils. Dazu muss der Arbeitnehmer während des Jahres ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen und dieses mitsamt der Berechnung des geldwerten Vorteils der Steuererklärung beifügen. Einen Musterantrag mit der Berechnungsvorlage können Sie hier herunterladen.

Noch ein Tipp: Mit einem elektronischen Fahrtenbuch ist der immense Schreibaufwand eines handschriftlichen Fahrtenbuchs kinderleicht vermieden. Die Kosten für das elektronische Fahrtenbuch kann der Arbeitnehmer außerdem als Werbungskosten geltend machen und damit bis zu 42% der entstehenden Kosten sparen.

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