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Der Vimcar Flottenmanager – ein vielseitiger Allrounder

“Vorsicht, frisch gestrichen!” Der Vimcar Flottenmanager präsentiert sich nach dem ersten großen Update in modernem Design, mit herausragender Geschwindigkeit und birgt eine umfassende Palette an Möglichkeiten, die das Fuhrparkmanagement zum Kinderspiel machen. In einem kurzen Crashkurs erklären wir das Interface und die wichtigsten Funktionen rund um Fahrzeuge, Nutzer, Exporte und administrative Einstellungen. Wir prognostizieren nach dem erfolgreichen Launch im Sommer 2016: Jetzt verliebt sich schon alle 12 Minuten ein Fuhrparkleiter in Vimcar!

Alles im Griff mit dem Allrounder

Wird der Flottenmanager gestartet, baut sich – nachdem einmalig die Fahrzeuge des Fuhrparks mit Hilfe eines Formulars eingepflegt wurden – in Sekundenschnelle eine Übersicht über alle Fahrzeuge auf, die mit dem Vimcar Fahrtenbuch ausgestattet sind. Die Angabe von Kennzeichen, Typ und die Zuweisung von Namen ermöglichen es, auf den ersten Blick zu erkennen, ob das Fahrtenbuch regelmäßig geführt wird. Im Menüpunkt Nutzer befindet sich eine Übersicht über alle Nutzer, die flexibel den verschiedenen Fahrzeugen zugeordnet und denen individuell Rechte zugewiesen werden können. Darüber hinaus können im Menüpunkt Export einzelne Fahrtenbücher exportiert und unter Einstellungen mit nur wenigen Klicks administrative Anpassungen rund um den Vimcar Flottenmanager vorgenommen werden.

Im Detail: Fahrzeuge

Der Menüpunkt Fahrzeuge birgt einen Überblick über alle Flottenfahrzeuge und zeigt bereits in diesem Modus Bezeichnung, Modell, Kennzeichen und die Anzahl der kritischen, d.h. der noch nicht kategorisierten, Fahrten an. Die Suchfunktion sorgt dafür, dass auch bei einer großen Flotte zügig das passende Fahrzeug gefunden wird und auch das Hinzufügen eines neuen Fahrzeugs geht über den Button in Windeseile. Außerdem kann für jedes Fahrzeug individuell entschieden werden, welchem Nutzer welcher Zugriff gewährt wird.

Beim Öffnen der Detailansicht für einen Poolwagen können unter dem Menüpunkt Zugriff alle mit dem Wagen verknüpften Daten – wie z.B. Marke, Kilometerstand, Stecker-ID und das Fahrtenbuch – eingesehen werden. Nach der Anmeldung geht das für jeden Wagen ganz einfach auf dem Desktop, ohne auf die jeweilige App zugreifen zu müssen. Zusätzlich wird angezeigt, welche Nutzer Zugriff auf den Wagen haben und darüber hinaus veranschaulicht eine Statistik das Verhältnis zwischen privaten und betrieblichen Fahrten. Der Menüpunkt Fahrtenbuch gewährt bei Poolfahrzeugen einen Blick in das Fahrtenbuch. Unter Standort können Sie einsehen, wo sich das Poolfahrzeug im Moment befindet. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, einen Standardparkplatz zu definieren. Auf der Karte sind dann sowohl der Standardparkplatz, die aktuelle Position des Wagens sowie die Distanz zwischen den Orten einsehbar. Wird diese Funktion genutzt, kann der Flottenmanager in der Übersicht auf den ersten Blick sehen, ob sich das Fahrzeug aktuell an seinem üblichen Standort befindet und so überprüfen, ob das Fahrzeug korrekt zurückgebracht wurde.

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Dank der klaren Benutzeroberfläche ist der Flottenadministrator immer up to date: Wie ist der Kilometerstand? Wo befindet sich ein Poolfahrzeug? Gibt es noch unkategorisierte Fahrten? All diese Fragen sind in Zukunft nicht mehr von Belang, weil ein Klick in die Detailansicht alle Antworten bereithält. Nur das Fahrtenbuchführen selbst bleibt in den Händen der Fahrzeugführer, um eine lückenlose und finanzamtskonforme Fahrtdokumentation zu gewährleisten. Zudem kann der Flottenmanager mit einem Klick auf ein Fahrzeug einsehen, ob die 7-Tage-Benachrichtigung für die Verbindung von einem Nutzer zu dem jeweiligen Fahrzeug aktiviert ist. Der Status wird in der Tabelle unter dem Kalenderblatt angezeigt.

Im Detail: Nutzer

Wird auf den Menüpunkt Nutzer geklickt, können sowohl Einzel- als auch Gruppennutzer angelegt und einem oder mehreren Fahrzeugen zugeordnet werden. Außerdem kann für jeden Nutzer definiert werden, auf welche Fahrzeuge welche Rechte gewährt werden und ob der Nutzer selbst die Möglichkeit bekommt, Fahrzeuge hinzuzufügen. Vorausgewählt ist immer die in den Einstellungen gespeicherte Option.

Die Zuordnung kann entweder im Nutzer- oder im Fahrzeugbereich vorgenommen werden. Einzelne Zugriffsrechte umfassen u.a. Fahrtenbuch führen, Fahrtenbuch ansehen und Fahrtenbuch exportieren. Damit gewährleistet der Vimcar Flottenmanager eine einfache Bedienung für den Administrator und alle Fahrzeugführer.

Im Detail: Export

Wie gewohnt kann das Vimcar Fahrtenbuch im Menüpunkt Export in diversen Formaten für einen individuell eingestellten Zeitraum exportiert werden, wobei es auch möglich ist, nur Betriebsfahrten zu exportieren. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Export direkt in einem mit unseren Kooperationspartnern Haufe Lexware und WISO kompatiblen Format durchzuführen.

Im Detail: Einstellungen

Unter der Auswahl Administratoren kann der Administrator auf einen Blick einsehen und verwalten, wer das Recht hat, Änderungen in den Einstellungen (in den Bereichen Nutzer, Zugriffsrechte, Fahrzeuge, Fahrtenbücher und Flotteneinstellungen) vorzunehmen.

In der Auswahl Flotteneinstellungen kann der Administrator festlegen, ob die Nutzer von Poolfahrzeugen bei der Kategorisierung von privaten Fahrten und Arbeitswegen eine Warnung erhalten. Zusätzlich gibt es die Optionen, einen Standardwert für das Hinzufügen von Fahrzeugen durch Nutzer zu hinterlegen.

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Der übersichtliche Aufbau mit nur vier Menüpunkten und das schnörkellose Design werden die Flottenverwaltung nicht nur vereinfachen, sondern auch enorm beschleunigen. Besonders in puncto Fahrtenbuch lässt der Vimcar Flottenmanager damit keine Wünsche offen, doch durch den kontinuierlichen Fokus auf die Bedürfnisse unserer Kunden werden wir nach und nach neue Funktionen präsentieren.

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