Vimcar Booking: Die Fahrzeugbuchung
Ihr Fuhrpark besteht zum Teil aus Poolfahrzeugen, die von mehreren Mitarbeitern gefahren werden? Dann kennen Sie sicher die Probleme: Welcher Mitarbeiter ist gerade mit einem der Fahrzeuge unterwegs? Wann ist ein bestimmtes Fahrzeug als nächstes verfügbar? Wurde vergessen eine Fahrzeugbuchung einzutragen? Wer ist für die Verwaltung der Buchungen verantwortlich? Mit chaotischen Excel-Tabellen oder unübersichtlichen Outlook-Kalendern ist jetzt Schluss! Vimcar Booking hilft Fahrern dabei, Poolfahrzeuge einfach, schnell und selbstständig zu verwalten.
Vimcar erweitert die Produktpalette und bietet neben dem digitalen Fahrtenbuch und dem Flottenmanager nun auch Vimcar Booking an: Eine brandneue Lösung, die das Buchen Ihrer Flottenfahrzeuge so einfach macht wie nie zuvor. Mitarbeiter können verfügbare Fahrzeuge einsehen und diese für einen gewünschten Zeitraum reservieren. Damit ist in Sachen Fahrzeugbuchung alles transparent und an einem Ort: Keine Excel-Tabellen oder Kalenderchaos mehr, keine umständlichen Absprachen darüber, wer welchen Fahrer für welches Fahrzeug aus welchem Grund einträgt.
Jeder freigeschaltete Mitarbeiter kann Fahrzeugbuchungen nun ganz einfach mit Vimcar Booking selbst durchführen, ohne Verwirrung und Missverständnisse. Damit ist ein langer Abspracheprozess überflüssig: Es muss auf keine Freigabe mehr gewartet und der Flottenmanager wahlweise sogar gar nicht mehr involviert werden. Stattdessen sind sowohl Flottenverantwortlicher als auch Fahrer ohne direkte Absprache in sekundenschnelle im Bilde darüber, welche Fahrzeuge zu bestimmten Zeitpunkten außer Haus sein werden bzw. gerade sind.
Einfache Freischaltung Ihrer Fahrzeuge über Vimcar Fleet
Wie auch über die Fahrtenbuch– und Flottenmanager-Applikationen können Sie sich als Vimcar-Kunde über booking.vimcar.com in das neue Buchungssystem einloggen. Vimcar Booking nutzt dabei die Informationen, die Sie bereits in Vimcar Fleet hinterlegt haben. Fahrzeuge, die Sie im Flottenmanager angelegt haben, können für die Fahrzeugbuchung freigeschaltet werden. So entscheiden Sie im Voraus, welche Fahrzeuge auf Vimcar Booking verfügbar sein sollen – beispielsweise ausschließlich die Poolfahrzeuge. Wenn Sie bereits Vimcar Fleet-Nutzer sind, ist kein wiederholtes Anlegen der Fahrzeuge erforderlich. Und: Ein Vimcar-Stecker ist für die Fahrzeugbuchung nicht notwendig. Sie können also auch problemlos Fahrzeuge ohne Fahrtenbuchstecker im Buchungssystem anlegen und verwalten.
Verfügbarkeiten schnell im Blick mit der Schnellbuchung
Sobald alle Fahrzeuge angelegt sind, kann es losgehen. Nach der Anmeldung auf booking.vimcar.com können Sie die gewünschten Zeitpunkte der Abholung und Rückgabe festlegen. Die Schnellbuchungsansicht schlägt Ihnen darauf passende Fahrzeuge vor. Durch die gebündelten Informationen können Sie sich schnell für ein freies Fahrzeug entscheiden, ohne den Kalender “durchforsten” zu müssen.
Sie müssen große Kisten transportieren, doch nur kleine PKW sind in der Schnellauswahl gelistet? Klicken Sie einfach auf Alle verfügbaren Fahrzeuge anzeigen, um die vollständige Liste aller im Zeitraum verfügbaren Fahrzeuge einzusehen — vielleicht ist hier der gewünschte Transporter dabei. Immer noch nicht? Wechseln Sie zur Kalenderansicht, um einen genaueren Überblick darüber zu erhalten, wann Ihr Wunschfahrzeug verfügbar ist oder welcher Mitarbeiter es während Ihres eingetragenen Zeitraums nutzen möchte.
Verfügbarkeiten im Detail mit der Kalenderansicht
Falls Sie überprüfen möchten, wann ein bestimmtes Fahrzeug verfügbar ist, eignet sich die Kalenderansicht. In der Kalenderbuchung haben Sie eine genauere Übersicht, zu welchen Uhrzeiten, Tagen oder Wochen Fahrzeuge belegt sind und können notfalls Ihren Buchungszeitraum dementsprechend anpassen. Besonders, wenn Sie zeitlich flexibel sind — und die Kisten etwa auch am Nachmittag ausgeliefert werden können — kann Ihnen die Kalenderansicht weiterhelfen.
In der Ansicht ist außerdem ersichtlich, welcher Mitarbeiter das Fahrzeug gebucht hat. So kann bei Bedarf intern Absprache mit dem jeweiligen Mitarbeiter getroffen werden, falls Sie einen bestimmten Wagen ebenso benötigen.
Ist Ihr Wunschfahrzeug während des ausgewählten Zeitraumes verfügbar, können Sie es auswählen und buchen. Vor Abschluss der Buchung, können zusätzlich Unternehmen, Geschäftspartner sowie Anlass angefügt werden. Optional können Sie einen Kommentar mit weiteren Informationen hinterlegen. So ist für den Flottenmanager direkt ersichtlich, aus welchem Grund ein Fahrzeug gebucht wurde. Die eingetragenenen Informationen, die Sie später für Ihr Fahrtenbuch benötigen sind außerdem bereits hinterlegt und können nicht vergessen werden.
Sobald die Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde, können Sie entweder eine weitere Buchung vornehmen oder Ihre gesamten Buchungen einsehen.
Unter Meine Buchungen haben Sie einen Überblick über Ihre bisher getätigten Buchungen. Dabei kann sowohl nach vergangenen als auch zukünftige Buchungen gefiltert werden. So wissen Sie genau, welches Fahrzeug Sie für welchen Zeitraum reserviert haben und können — falls notwendig — Buchungen editieren oder stornieren.
Möchten Sie dem lästigen Kalenderchaos lebewohl sagen? Dann erfahren Sie mehr zur Fahrzeugbuchung mit Vimcar:
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