Fuhrpark von oben fotografiert.

Dieses Jahr noch mehr im Fuhrpark sparen

In vielen Unternehmen ist der Fuhrpark ein großer Kostenfaktor. In ambulanten Pflegebetrieben nimmt er beispielsweise den Platz direkt hinter den Personalkosten ein. Umso wichtiger ist es da, zu analysieren, wohin das Budget eigentlich fließt. Die Kostenübersicht in Vimcar Fleet macht genau das möglich.

Die Kostenübersicht im Fuhrpark sollte so ordentlich und transparent wie möglich geführt werden, denn Fehler in der Finanzplanung kommen beim Chef nicht gut an. Der erste Schritt hierzu ist ein ordentliches Protokoll sämtlicher Kosten, die im Fuhrpark entstehen.
Mit der Auflistung allein ist es dann jedoch noch nicht getan: Der Schlüssel zum sparsamen Fuhrpark ist die Analyse und anschließende Optimierung der Kostenquellen. In Vimcar Fleet gibt es aus diesem Grund in der Navigation den Reiter Kosten. Mithilfe dieser Funktion ist es möglich, dass Sie sich sämtliche Kosten, die im Fuhrpark angefallen sind anzeigen lassen können. Besonders praktisch daran ist, dass Sie sich in der Übersicht die Kosten nicht nur für den gesamten Fuhrpark anzeigen lassen können, sondern pro Fahrzeug und pro Kilometer. So können Sie schnell ausfindig machen, ob ein Fahrzeug richtig und effizient genutzt wird. Auf Basis dieser Analyse können Sie dann Sparmaßnahmen in die Wege leiten, eine Fahrerunterweisung planen oder wenn es nötig ist, das Fahrzeug aus dem Fahrzeugpool entfernen.

So geht die Kostenanalyse mit Vimcar Fleet

Schritt 1: Kosten pro Fahrzeug anlegen

Um Kosten für Ihren Fuhrpark aufschlussreich zu analysieren, müssen sie sämtliche Kosten, die für ein Fahrzeug anfallen, in die Software eintragen. Klicken Sie dafür auf das Fahrzeug, für das Sie einen Kosteneintrag anlegen wollen. Wählen Sie dann den Reiter Kosten und wählen in dieser Ansicht das blaue Symbol mit dem Eurozeichen um einen neuen Eintrag anzulegen. Sie können dort einen Kostentyp, beispielsweise Leasing oder Werkstatt auswählen und Datum, Uhrzeit, Preis, Standort und Bemerkungen ergänzen.

Screenshot aus Vimcar Fleet

Wenn die gleichen Kosten häufiger auftauchen, können Sie in dem Feld wiederkehrende Kosten die Informationen dazu festlegen. Zudem ist es möglich Anhänge hinzuzufügen. Möchten Sie also dem angegebenen Rechnungsbetrag gleich einen Beleg hinzufügen, laden Sie das Dokument einfach hoch. Mehr zu den Kosten-Anhängen können Sie hier nachlesen.
Haben Sie weniger einzelne Kosten, sondern vielmehr monatliche Kostenlisten (beispielsweise die monatlichen Tankausgaben für gleich mehrere Fahrzeuge) ist der Button Kostenimport interessant für sie. Dort können Sie diesen Export hochladen und die einzelnen Transaktionen werden dann für Sie importiert. So können Sie auch diese Ausgaben in Ihre Analyse integrieren.

Tipp: Je ordentlicher und regelmäßiger Sie diese Kosten anlegen, desto aufschlussreicher wird die automatisierte Kostenübersicht in Vimcar Fleet.

Schritt 2: Fuhrpark übergreifende Analyse

Jetzt wird es interessant. Die Kostenfunktion ist nicht einfach eine bessere Ablage für Quittungen. Der Kernpunkt und Hauptnutzen ist vor allem die detaillierte Übersicht zur Kostenverteilung. Unter dem Reiter Kosten in der Navigation ist es möglich, die Kosten der einzelnen Fahrzeuge miteinander zu vergleichen. In der Übersicht können Sie dazu beispielsweise Betrachtungszeiträume filtern. Es ist zudem möglich, sich die gesamten Kosten im Fuhrpark oder die Kosten pro Kilometer anzeigen zu lassen.

Screenshot aus Vimcar Fleet.

Ein Beispiel:
Sie möchten wissen, welche Fahrzeuge besonders teure Kraftstoffkosten haben. Dazu klicken Sie auf Kosten pro Kilometer und vergleichen die angezeigten Angaben in der Spalte Kraftstoff bei den verschiedenen Fahrzeugen miteinander. So finden Sie schnell auffällige Werte.

Je mehr Fahrzeuge Sie haben, desto mehr Analyse- und Optimierungspotenzial gibt es. Mit der Suchfunktion können Sie schnell die Fahrzeuge suchen, für die Sie gerade Angaben benötigen.

Schritt 3: Export

Falls Sie die Kostenübersicht zur Vorlage beim Chef oder Steuerberater benötigen, können Sie sich die Liste über den Button Export in PDF-Form ausgeben lassen.

Keine Kosten tauchen so oft auf, wie Kraftstoffkosten. Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit Tankkarten? In Vimcar Fleet gibt es die Möglichkeiten die Abrechnungen über die Tankkarten direkt zu integrieren. Mehr zum Thema Tankkartenintegration können Sie hier nachlesen.

Tipp: Es empfiehlt sich, falls vorhanden, die Kostenstelle oder Inventarnummer der Fahrzeuge für die interne Abrechnung zu hinterlegen. Somit gelingt das Kostenmanagement noch reibungsloser. Wie das digital funktioniert, erfahren Sie hier.

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