Fuhrparkverwaltung mit Excel vs. Software

In vielen Unternehmen läuft die Fuhrparkverwaltung und das Fuhrpark Controlling noch über Excel-Listen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Einige scheuen den vermeintlichen Aufwand, den eine Umstellung auf ein neues System mit sich bringen soll. Andere schätzen es, dass sie für die Fuhrparkverwaltung Excel Vorlagen kostenlos erhalten. Dabei kann man bereits vor dem Kauf eine Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen – und sich Excel in Zukunft sparen.

Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen: die Vorteile einer Verwaltungssoftware gegenüber Excel

Excel ist zweifellos ein nützliches Programm und im Geschäftsalltag ein hilfreiches Tool. So gibt es für die Fuhrparkverwaltung mit Excel kostenlose Vorlagen im Internet, die Fuhrparkleiter übernehmen und mit individuellen Parametern erweitern können. Viele Unternehmen arbeiten so – und machen sich damit mehr Aufwand als notwendig wäre. Denn in vielen Fällen ist das Fuhrparkmanagement mit Excel kostenlos, aber zeitraubend. Es gibt weitere übersichtlichere Möglichkeiten, Fahrzeuge, Auslastungen und Routen zu verwalten. Was viele nicht wissen: Die Nutzung von Excel kann auch rechtliche Risiken nach sich ziehen.

Fuhrparkverwaltung mit Excel

Nachteile von Excel Tabellen

Excel Dateien sind nicht für die komplexe Datenverarbeitung ausgelegt, die ein Fuhrpark mit sich bringt. Die Tabellenkalkulation verarbeitet Daten mit maximal zwei bestimmenden Faktoren. Sie kann keine komplexen und vor allem dynamischen Prozesse verwalten. Die Nutzung von Excel für die Fuhrparkverwaltung ist damit nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mit einem hohen Fehlerpotenzial verbunden. Arbeiten mehrere Mitarbeiter an der Excel Tabelle, können Fehler schnell passieren. 
Stattdessen lässt sich die Fuhrparkverwaltung kostenlos mit einer Softwarelösung testen und langfristig effizienter steuern sowie organisieren. Das hat zahlreiche Vorteile, spart Zeit und nicht nur aufgrund der freien Verfügbarkeit und gesparten Arbeitszeit letztendlich Geld.

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Verwalten Sie mehrere Fahrzeuge mit Excel, würden aber gerne auf eine digitale Lösung umsteigen? Werfen Sie jetzt einen Blick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet! In unserer unverbindlichen Produktdemo zeigen unsere Kollegen Ihnen die Fahrzeugverwaltung-Software und erklären, welche Funktionen für Ihren Fuhrpark wertvoll sind. Dabei gehen diese, falls erwünscht, auf die individuellen Herausforderungen und Probleme von Ihrem Fuhrpark ein. 

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Kostenlose Fuhrpark Excel Vorlage

Haben Sie noch kein Interesse and dem Einsatz einer Fuhrparksoftware und möchten ihren Fuhrpark weiterhin lieber mit Excel verwalten? Folgende Excel-Vorlage hilft Ihnen bei der Fuhrparkverwaltung. 

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Fuhrparkverwaltung kostenlos organisieren: das kann eine Fuhrparkmanagement Software

Nur auf den ersten Blick scheint die Fuhrparkverwaltung mit Excel kostenlos zu sein – auf den zweiten ist sie mit unnötigen Aufwendungen verbunden. Haben Sie schon einmal versucht, einen Fuhrpark mit mehr als 100 Fahrzeugen mit Excel in Griff zu bekommen? Wahrscheinlich ist es Ihnen nicht gelungen. Spezielle Fuhrparkverwaltungsprogramme sind für exakt diese Zwecke ausgelegt.

Überblick über Kosten, Dokumente & Fahrzeuge

Sie bieten umfangreiche Voreinstellungen, erinnern an fällige Leasingraten, Inspektionen und Werkstatttermine. Mithilfe einer GPS-Steuerung behält der Fuhrparkleiter sämtliche Fahrzeuge in Echtzeit im Blick. Die Daten fließen automatisiert in die Software ein und lassen sich anschließend einfach auswerten und weiterverarbeiten. Mit einer integrierten Routendokumentation können Unternehmen so zum Beispiel Stundenzettel generieren und behalten Arbeits- sowie Anwesenheitszeiten im Blick. Die Fuhrparkmanagement Software unterstützt auch bei der Arbeitszeiterfassung und vereinfacht die Fuhrparkverwaltung ungemein.

Kosten in Vimcar Fleet
Die Kostenübersicht in der Fuhrparksoftware Vimcar Fleet.

Mit Fuhrparkverwaltungsoftware kostenlose Excel-Vorlagen abschaffen

Ein weiterer Vorteil gegenüber der Fuhrparkverwaltung mit Excel Vorlagen, die kostenlos erhältlich sind: Fuhrparkleiter nutzen lediglich ein Programm für zahlreiche Aufgaben. Die Tabellenkalkulation ist beispielsweise keine Kalenderverwaltung. Termine und Erinnerungen werden daher in ein separates System eingetragen, das aufgrund fehlender Schnittstellen keine Daten an Excel weiterleitet. Die Laufleistung der Flotte wird dagegen oftmals in einer Datenbank des Tankkartenanbieters gespeichert, die ebenfalls nicht mit Excel verbunden ist. So nutzen Fuhrparkleiter eine Vielzahl einzelner Programme – zulasten der Übersicht und der Sicherheit. Sie müssen jedes System im Auge behalten, eigene Sicherheitsoptionen und Zugriffsrechte festlegen.

Fuhrparkverwaltung kostenlos testen: So funktioniert der Umstieg auf die Fuhrparkverwaltungssoftware

Selbst wenn es sich nur um die Fuhrparkverwaltung weniger Fahrzeuge dreht, geht bei Nutzung von Excel schnell die Übersicht verloren. Beim Umstieg auf eine Fuhrparkverwaltungssoftware gilt es daher, sämtliche notwendigen Daten in das System einfließen zu lassen. Das hört sich aufwendiger an, als es in der Praxis tatsächlich ist. Die meisten auf dem Markt erhältlichen Programme sind intuitiv bedienbar und mit zahlreichen Automatisierungsfunktionen versehen. So lassen sich die in Excel vorhandenen Daten meist einlesen. Das spart Zeit und verhindert Fehler. Befinden sich die Daten einmal im System, arbeitet es praktisch von alleine.

Leistungsstarke Systeme gibt es bereits für wenig Investitionen. Oftmals erhält man für einen Testzeitraum die Fuhrparkmanagement Software kostenlos und zahlt im Anschluss eine geringe monatliche Gebühr. Alternativ kaufen Fuhrparkleiter das Programm nach der Probephase.

Die Kostenstatistik in Vimcar Fleet

Der richtige Anbieter

Es ist ratsam, sich vor der Testphase mit den Funktionsumfängen der verschiedenen Systeme vertraut zu machen. Dafür sollten Fuhrparkleiter im ersten Schritt ein Pflichtenheft anlegen: Welche Optionen werden für die eigene Fuhrparkverwaltung benötigt, worauf kann auch langfristig verzichtet und somit beim späteren Kauf Geld gespart werden? Weiß der Fuhrparkleiter genau, welche Funktionen notwendig sind, spart er viel Zeit bei der Suche nach der passenden Lösung: Fuhrparkmanagement Software Vergleich.

Effizientes Fuhrparkmanagement mit moderner Fleet Administration

Fleet Controlling ist ein umfassendes Mittel, um alle Belange der Fuhrpark Administration abzubilden und unter Kontrolle zu halten. Zur Fleet Administration gehören unter anderem folgende Kategorien:

  • Anzahl, Art, Alter, Zustand und Ausstattung der Fahrzeuge, sowie deren Beschriftung
  • Einsatz- und Tourenplanung
  • Wartung und Reparaturen
  • Ersatzregelungen bei Fahrzeugausfall
  • Zuständigkeiten und Mitarbeiterlisten mit Kontaktdaten

Die Verwaltung im Flottenmanagement erfolgt dabei oftmals via Tabellenkalkulation. Hierbei kommt meist Excel zum Einsatz.

Zu den wesentlichen Aufgaben der Fuhrpark Administration zählt:

  • Senkung der Wartungs- und Werkstattkosten
  • Optimierung und Überwachung der Betriebskosten ggf. auch durch Schulung der Fahrer
  • Senkung der Miet- und Leasinggebühren
  • Planung des Personalbedarfs
  • Unterstützung bei der Wahl von Fahrzeugtypen
  • Planung von Neuanschaffungen

Selbstverständlich lässt sich die Liste, je nach Fuhrparktyp, noch deutlich erweitern. Richtig angewendet hilft ein gutes Fuhrpark Controlling dabei die Kosten deutlich zu senken, und zwar unabhängig davon, ob die Flotte gerade sehr stark ausgelastet ist oder vielmehr eine Menge Fahrzeuge in der Garage stehen.

Die Wichtigkeit des Controllings in der Fuhrparkverwaltung

Die Fuhrparkaufwendungen sind ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor im Unternehmen. Sie setzen sich unter anderem aus der Fahrzeugbeschaffung, Kraftstoffkosten, Wartung- und Serviceintervallen sowie schwer zu kalkulierbaren Posten wie Unfall- und Werkstattkosten zusammen. Dem Fuhrpark Controlling kommt die Aufgabe zu, sämtliche Kennzahlen transparent zu machen, Einsparmöglichkeiten zu analysieren und somit letztendlich Prozesse sowie Kosten zu straffen. Um das zu ermöglichen, greifen Betriebe oftmals auf eine Excel-Tabelle oder eine Fuhrparksoftware zurück. 

Laptop

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Fuhrpark Controlling Excel Vorlage auf Laptop geöffnet

Controlling im Fuhrpark: Optimierung der Flottenkosten

Das Fuhrpark Controlling sammelt, sämtliche für den Betrieb und den Unterhalt der Flotte maßgebliche Kennzahlen, um Kostentreiber aufzudecken. Es dient damit als Entscheidungsbasis für den Fuhrparkleiter, etwa hinsichtlich der Fahrzeugbeschaffung oder der Routenplanung. Zum Controlling gehören z. B. die Ermittlung der Gesamtkosten pro Fahrzeug (TCO Analyse), bestehend aus Anschaffungswert, laufenden Kosten, Wertverlust, gegebenenfalls Finanzierungs- oder Leasingkosten. So lässt sich erkennen, ob die Flotte wirtschaftlich ist und sich Betriebskosten reduzieren lassen. Weitere Aufgaben des Fuhrpark Controllings sind:

  • Analyse des Fahrzeugeinsatzes: Stehen die passenden Fahrzeuge in ausreichender Anzahl bereit?Analyse der Routenplanung: Lassen sich Fahrtkosten durch eine Anpassung reduzieren?
  • Unfall- und Schadenanalyse: Weisen bestimmte Fahrzeugtypen oder Mitarbeiter eine höhere Unfall- oder Pannenquote auf?
  • Finanzierungsfragen: Lassen sich günstigere Verträge abschließen?
  • Prüfung der Flottenauslastung: Stehen Fahrzeuge längere Zeit ungenutzt, verursachen jedoch Kosten
  • Aus der Ermittlung der einzelnen Faktoren ergibt sich, ob und wenn ja, an welchen Stellschrauben gedreht werden sollte. Die einzelnen Punkte werden anhand bestimmter Kennzahlen ermittelt, die eindeutige Ergebnisse liefern.

Welche Kennzahlen sind für die Ermittlung der Fahrzeuggesamtkosten maßgeblich?

Arbeitet der Fuhrpark wirtschaftlich? Diese Frage steht im Kern des Fuhrpark Controllings. Folgende Kennzahlen spielen dafür eine Rolle:

  • das Alter der Fahrzeuge,
  • die aktuelle Kilometerleistung,
  • der Kraftstoffbedarf und weitere Betriebskosten,
  • die Anfälligkeit für Reparaturen,
  • die Unfallhäufigkeit.

Darüber hinaus sind unternehmensspezifische Prämissen für die Kostenanalyse maßgeblich. So deckt das Fuhrpark Controlling etwa Standzeiten sowie die tatsächliche Auslastung der Flotte auf und stellt diese dem Auftragseingang, der Kundenstruktur und der Anzahl der Mitarbeiter gegenüber. Daraus wird ermittelt, ob und welche Fahrzeuge neu angeschafft werden sollten, welche Ausstattung diese benötigen und ob Anpassungen in der Einsatz- und Routenplanung vorgenommen werden sollten.

Wie hilfreich sind kostenlose Excel Vorlagen für das Fleet Controlling?

Excel ist ein hervorragendes Tabellenkalkulationsprogramm, das für viele unterschiedliche Bereiche ausgelegt ist. Wer seinen Fuhrpark mit dem Programm verwalten möchte, der wird üblicherweise zunächst einmal alle Fahrzeuge mit den wichtigsten Daten in die Tabelle eintragen. Im nächsten Schritt werden Felder hinzugefügt, die über die Auslastung und die Reparaturanfälligkeit Auskunft geben sollen. Auch die jeweiligen Fahrer sollten inklusive Kontaktadressen hinterlegt werden. Hier zeigen sich sehr schnell die Grenzen von Excel. Das Programm kann nur maximal zwei Faktoren bearbeiten. Im Fleet Controlling müssen jedoch vor allem dynamische Prozesse abgebildet werden.

Nichtsdestotrotz gibt es eine Reihe von kostenlosen Excel-Vorlagen für das Fuhrparkmanagement die jeder Fuhrparkleiter individuell auf seine Bedürfnisse anpassen kann. Dies führt in der Praxis häufig dazu, dass die Fahrzeugverwaltung Software immer weiter aufgebläht und somit immer langsamer wird. Dennoch benötigt der Fuhrparkverwalter noch weitere Tools, um seine Arbeit zu erledigen. Dazu zählt unter anderem eine Termin- und Kontaktdatenverwaltung.

Fuhrpark Controlling mit spezieller Fuhrparkmanagement Software

Die Lösung besteht in einer speziellen Fuhrparkmanager Software die kostenlos heruntergeladen und für eine bestimmte Zeit getestet werden kann. Von Anfang an, also auch schon während der Testphase, verfügt der User über einen persönlichen Zugang. Die Fahrzeugdaten können einfach und schnell digitalisiert und von Beginn an mit wenigen Klick verwaltet werden.

Umfassender Überblick, vollständiger Durchblick und aktueller Weitblick

Sobald Fuhrparkmanager eine Fahrzeugverwaltung Software kostenlos installieren, haben sie Zugang zu allen Funktionen. Dazu zählt insbesondere auch die GPS-Steuerung, dank derer der der Fuhrparkleiter sämtliche Fahrzeuge in Echtzeit im Blick behält. Die Software außerdem an fällige Leasingraten sowie an Werkstatt- und Inspektionstermine. Eine gute Fuhrparksoftware kennt sich auch mit dem Arbeitszeitgesetz aus, unterstützt bei der Arbeitszeitverwaltung und Erfassung. Sie reagiert, dank regelmäßiger Updates, direkt auf relevante Gesetzesänderungen.

Alles in allem wird sich die Fuhrparkverwaltungs-Software, auch in der kostenpflichtigen Version, bereits nach wenigen Monaten gegenüber der kostenlosen Excel Version amortisieren.

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Fuhrpark Controlling mit Excel vs Software

Eine Flottenmanagement-Software erlaubt umfangreiche Analysen und die Kontrolle über sämtliche Fahrzeuge, gefahrene und geplante Routen sowie die Mitarbeiterplanung. Noch immer erledigen viele Flottenmanager insbesondere in kleinen Unternehmen ihr Fuhrpark Controlling mit Excel. Die Tabellenkalkulation ist jedoch aufgrund der geringen Skalierbarkeit nur bedingt für das Flotten-Controlling geeignet. Aufgrund der großen Menge an notwendigen Kennzahlen verliert man schnell den Überblick und läuft in Gefahr, wichtige Daten zu übersehen.

Mögliche Funktionen

Eine Fuhrpark-Software liefert zahlreiche wichtige Daten. So fließen etwa GPS-Daten der Fahrzeuge via SIM-Karte und damit über das Mobiltelefonnetz direkt in das zentrale System: Zurückgelegte Kilometer, Defekte am Fahrzeug und Standzeiten werden automatisiert übertragen. Schnittstellen mit Personaleinsatzplanungssystemen erlauben es darüber hinaus, die Mitarbeiterplanung in die Analyse einfließen zu lassen. Je umfangreicher die erhobenen Daten, desto aussagekräftiger sind die Ergebnisse. Letztendlich führt ein durchdachtes Controlling im Fuhrpark zu einer optimalen Personaleinsatzplanung, einer gestrafften Organisation und in der Folge zu sinkenden Kosten.

Der Umstieg von Excel auf eine extra Fleet Controlling Software

Natürlich, der Umstieg von einem System auf das andere bedeutet zunächst einmal mehr Arbeit. Daten müssen in die neue Verwaltungssoftware übernommen werden und es bedarf einer Einarbeitung. Währenddessen läuft die alte Excel Tabelle natürlich weiter und wird erst allmählich in das neue System integriert.

Die Software gibt jedoch viele Daten bereits und erleichtert so die ersten Arbeitsschritte. Sind alle Daten erfasst, ist das Fuhrparkmanagement mit spezieller Fuhrparksoftware effektiv und zeitsparend.

Fazit: Professionelle Fuhrparkverwaltung braucht spezielle Tools

Sobald die neue Fuhrparksoftware ausgefüllt ist, benötigt die Verwaltung des Fuhrparks nur noch ein Tool. Dies alleine schafft bereits Freiraum und verkürzt Arbeitszeiten. Die intelligente Verknüpfung von Fahrzeugen, Kosten, Laufzeiten und Mitarbeiterplanung schafft Effizienz und Übersicht.

Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen und sparen

Zeit ist bekanntlich Geld. Mit einer cleveren Planung sparen Fuhrparkleiter beides. Mit endlos langen Excel-Listen hantieren, gleichzeitig den Terminplaner im Auge behalten, um schließlich doch wichtige Parameter übersehen – dieses Szenario gehört mit einer passenden Fuhrparkverwaltungssoftware der Vergangenheit an. Eine zu dem Unternehmen passende Lösung spart viel Aufwand in der Fuhrparkverwaltung. Der Umstieg ist dank verschiedener Schnittstellen zu vorhandenen Programmen einfach. Dazu zählt in vielen Fällen auch Excel. 

Fuhrparkmanagement mit Excel keine dauerhafte Lösung

Sparschwein mit Münzen

Denn: Das Fuhrparkmanagement mit Excel ist nicht kostenlos, sondern verschenkt im Gegenteil viel Geld und Fuhrparkleiter vergeuden hohe Einsparpotenziale gegenüber der Fuhrparkverwaltung mit einer geeigneten Fahrzeugverwaltung Software. So können mithilfe einer Softwarelösung etwa Kostenfresser aufgedeckt, Fahrt- und Einsatzzeiten optimiert sowie letztendlich die Zufriedenheit von Kunden, Partnern und Mitarbeitern erhöht werden. Last, but not least, sind die Programme Helfer für das Einhalten der Rechtssicherheit. Fuhrparkleiter können wichtige Protokolle für die Unfallverhütungsvorschriften wie z. B. die Führerscheinkontrolle hinterlegen.

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