Vimcar arbeitet immer weiter daran, mit Verbesserungen der Software den Alltag im Fuhrparkmanagement zu erleichtern. Dazu gehört auch das Dokumentenmanagement Feature in Vimcar Fleet.
Das ist neu
Im Fuhrpark fallen für jedes Fahrzeug eine Vielzahl an Dokumenten an, für das Fahrzeug selbst aber auch das jeweilige Fahrpersonal. Je mehr Fahrzeuge in der Flotte sind, desto wichtiger ist es, den Überblick über diese Dokumente zu behalten. Mit dem neuen Dokumentenmanagement Feature können jetzt flexibel Ordner angelegt werden, um Struktur zu schaffen.
Die Vorteile:
Ein besserer Überblick
Vereinfachte Bedienung:
Mehr Transparenz
So funktioniert es
Unter dem Menüpunkt Fahrzeuge können die Dokumente für jedes Fahrzeug in individuell erstellbaren Ordnern kategorisiert werden
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Ordner und Dateien umzubenennen oder eine Vorschau zu erhalten.
Sie nutzen unsere Software zur Fuhrparkverwaltung noch nicht? Laden Sie sich hier die kostenlose Broschüre herunter.
Die Entwickler bei Vimcar arbeiten stets daran, die Software zu verbessern. Mit dem neuen Vertragsmanagement ist ihnen dies wieder einmal gelungen. Ab sofort können Verträge noch einfacher verwaltet werden.
Was ist neu?
Das neue Vertragsmanagement ermöglicht eine noch effizientere Verwaltung Ihrer Verträge. Sie behalten alle auslaufenden Verträge durch das Dashboard im Blick, können bis zu fünf Erinnerungen für einen Vertrag erstellen und detaillierte Angaben zu den Kosten und Bedingungen der einzelnen Verträge hinterlegen. So berechnen sich beispielsweise automatisch die Mehrkosten, die durch eine Vertragsüberschreitung entstehen würden.
Ihr Mehrwert:
keine auslaufenden Verträge mehr vergessen
Mehrkosten rechtzeitig verhindern
besserer Überblick
Hinweis: Wer bereits Vimcar Fleet nutzt und Verträge angelegt hat, muss diese nicht zwingend neu anlegen. Wir raten trotzdem dazu, Leasingverträge nochmal mit der neuen Funktion anzulegen. Denn: Mit dem neuen Vertragsmanagement wird man innerhalb des Dashboards auf auslaufende Verträge automatisch hingewiesen! Zusätzlich sehen Nutzer durch die neue Übersichtskarte in der Detailansicht des Vertrags auf einen Blick, wie weit die Laufzeit des Vertrages fortgeschritten ist und ob die Kilometergrenze bei der derzeitigen Fahrweise überschritten wird.
So funktioniert’s:
Vertrag anlegen:
1. In Vimcar Fleet werden Ihnen auslaufende Verträge in der unteren linken Ecke des Dashboards angezeigt.
2. Mit einem Klick auf “Vertrag hinzufügen” öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem Sie das Fahrzeug auswählen können, für das Sie einen neuen Vertrag anlegen möchten.
3. Nachdem Sie das Fahrzeug ausgewählt haben, klicken Sie auf “Vertrag erstellen”. Sie werden automatisch zur Detailansicht des ausgewählten Fahrzeuges weitergeleitet. Hier können Sie auswählen, welche Art von Vertrag Sie anlegen möchten.
Hinweis: Momentan können nur Leasingverträge in der neuen Version des Vertragsmanagement hinterlegt werden. Das Anlegen von Miet- und Kaufverträgen ist nach wie vor möglich, hier wird jedoch noch das ursprüngliche Vertragsmanagement verwendet.
4. Nachdem Sie auf “Vertrag hinzufügen” geklickt haben, können Sie detaillierte Angaben zu Ihrem Vertrag eingeben. Pflichtfelder wie Vertragspartner oder Vertragsnummer sind mit einem Sternchen markiert.
5. Nachdem Sie die Hauptinformationen eingegeben haben, können Sie bis zu fünf Erinnerungen für den Vertrag erstellen. Klicken Sie hierfür auf das Plus-Symbol. Eine Erinnerung können Sie mit einem Klick auf das Kreuz löschen. Wurden die Erinnerungsdaten hinterlegt, wird die verantwortliche Person in der Fleet App und per E-Mail über den Vertragsstatus informiert.
Hinweis: Die erste Erinnerung erhalten Sie automatisch vier Monate vor Ablauf des Vertrages.
6. Nachdem die Erinnerungen erstellt wurden, können Angaben zur Laufleistung und Art des Leasingvertrages gemacht werden. Sie können hier zwischen einem Freibetrag und einer Freigrenze wählen.
7. Zum Schluss können Sie noch die Kosten und Bedingungen des Vertrags hinterlegen. Bei der monatlichen Rate handelt es sich um ein Pflichtfeld. Alle anderen Felder können durch den Schieber auf der rechten Seite deaktiviert werden.
8. Anschließend ist nur noch ein Klick auf “speichern” nötig. Wurde der Vertrag erfolgreich hinterlegt, wird Ihnen dies in einem Pop-Up Fenster mitgeteilt.
Vertrag einsehen
Wurde ein Vertrag in Vimcar Fleet hinterlegt, können Sie diesen wie folgt einsehen:
1. Klicken Sie zuerst auf “Fahrzeuge” in der linken Seitenleiste und wählen dann das gewünschte Fahrzeug aus.
2. Nun befinden Sie sich in der Detailansicht des Fahrzeuges. Unter dem Reiter “Verträge” werden Ihnen alle aktiven und ausgelaufenen Verträge des Fahrzeugs angezeigt. Es kann nur ein aktiver Vertrag pro Fahrzeug erstellt werden, weshalb das Plus-Symbol in dieser Ansicht deaktiviert wurde. Möchten Sie einen neuen Vertrag hinzufügen, muss zuerst der vorherige Vertrag ausgelaufen sein. Dieser kann aber auch selbstständig gelöscht werden.
3. Mit einem Klick auf den gewünschten Vertrag gelangen Sie in dessen Detailansicht. Diese ist in zwei Teile aufgeteilt. Auf der rechten Seite werden alle Informationen angegeben, die Sie zuvor zum Vertrag gemacht haben. Wenn Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, können Sie den Vertrag löschen.
4. Auf der linken Seite finden Sie die Übersichtskarte des Vertrags. Hervorzuheben ist hier die Statusleiste direkt unter der Fahrzeuggrafik. Hier können Sie einsehen, wie weit der Vertrag zeitlich bereits fortgeschritten ist. Sobald die letzten 4 Monate des Vertrages begonnen haben, färbst sich der Balken rot. Zudem erkennen Sie durch das Glocken-Symbol auf den ersten Blick, ob eine Erinnerung an die Kündigung des Vertrags bald bevorsteht. Der untere Balken gibt an, wie weit Sie davon entfernt sind, das Gesamtkilometerlimit zu überschreiten. Der Infokasten über dem Balken informiert Sie genauer über den aktuellen Stand.
Tipp: Im Dashboard werden Ihnen auslaufende Verträge angezeigt. Für eine bessere Übersicht können Sie auswählen, ob Verträge mit ein, drei oder sechs Monate Laufzeit im Dashboard erscheinen.
Hinweis: Das Vertragsmanagement ist in den Paketen Vimcar Fleet Admin und Vimcar Fleet Pro enthalten.
Sie nutzen unsere Software zur Fuhrparkverwaltung noch nicht? Laden Sie sich hier die kostenlose Broschüre herunter.
Die Fahrzeugortung sorgt für reibungslose Prozesse im Fuhrpark und steigert die Effizienz eines Unternehmens. Bisher konnte die Tracking Funktion von Vimcar Fleet Geo nur bei Poolfahrzeugen genutzt werden. Ab sofort ist auch die Ortung von Dienstfahrzeugen möglich. Gleichzeitig steigern die neuen Funktionen die Privatsphäre, denn Fuhrparkleiter können Fahrern von Poolfahrzeugen von nun an erlauben, die Ortung des Fahrzeugs bei Privatfahrten auszuschalten.
Fahrzeugortung bei Dienstwagen
Das Live-Tracking und die Routendokumentation waren bisher nur bei Poolfahrzeugen möglich. Grund dafür: Dienstfahrzeuge werden nur von einem Fahrer gefahren und häufig auch für Privatfahrten genutzt. Eine dauerhafte Fahrzeugortung würde deshalb in die Privatsphäre der Mitarbeiter eingreifen. Doch die Fahrzeugortung während der Arbeitszeit bietet für das Unternehmen, wie auch für den Fahrer selbst, zahlreiche Vorteile. Mit der Einführung der Ortung von Dienstwagen können Firmenwagenfahrer auf Wunsch das Live-Tracking aktivieren und bei Privatfahrten deaktivieren.
Erhöhte Transparenz bei Dienstfahrten
Die Fahrzeugortung hat auch für Dienstwagenfahrer große Vorteile. Sie haben die Möglichkeit ihre Einsätze transparent zu dokumentieren und können Nachweise für Kunden erstellen. Der Fuhrparkleiter kann durch das Live-Tracking den Fahrzeugstandort einsehen. So kann er bei kurzfristig eingehenden Aufträgen oder Notfällen schnell reagieren und den Mitarbeiter zum Kunden schicken, der sich am nächsten zum Einsatzort befindet. Der Vorteil: Dienstwagenfahrer entscheiden sich aktiv für das Tracking Ihres Fahrzeuges und können dieses bei Bedarf auch wieder deaktivieren. So erhalten sie volle Transparenz, behalten jedoch auch die volle Kontrolle.
Fahrzeugortung bei Poolfahrzeugen
Bisher war die Ortung von Poolfahrzeugen mit Vimcar Fleet Geo uneingeschränkt möglich. Mit der Aktivierung des privaten Modus kann der Fuhrparkleiter von nun an Fahrern erlauben, die Fahrzeugortung zu deaktivieren.
Hinweis: Der Fuhrparkleiter kann das Live-Tracking und die Routendokumentation in der Fahrzeugübersicht unter „Geo-Funktionen“ aktivieren. Das Fahrzeug erscheint dann auf der Karte und gefahrene Routen können in der Routendokumentation eingesehen werden. Zusätzlich kann der Fuhrparkleiter seinen Fahrern erlauben, die Ortung zeitweise zu deaktivieren. Wie die Berechtigung zur Deaktivierung erteilt werden kann, wird im Folgenden erläutert.
Bessere Kontrolle der Privatsphäre
Ob Mittagspause oder die Nutzung des Fahrzeugs für private Zwecke – es gibt viele Szenarien, bei denen die Ortung eines Poolfahrzeugs nicht zwingend notwendig ist. Für diese Fälle wurde der private Modus bei Poolfahrzeugen entwickelt. Hat der Fuhrparkleiter die Nutzung des privaten Modus genehmigt, können die Poolfahrer die Ortung bei Privatfahrten selbstständig deaktivieren. Der Fahrer erhält somit eine uneingeschränkte Privatsphäre bei Privatfahrten.
So funktioniert’s:
Die Berechtigung zur Deaktivierung der Fahrzeugortung bei Poolfahrzeugen kann vom Fuhrparkleiter in der Desktop Version von Vimcar Fleet Geo bzw. Fleet Pro vorgenommen werden. Fahrer können daraufhin die Fahrzeugortung in der Vimcar Fahrtenbuch App ein- und ausschalten.
Fuhrparkleiter: Berechtigung für Poolfahrzeuge erteilen
Möchte der Fuhrparkleiter den privaten Modus für ein Poolfahrzeug aktivieren, muss er wie folgt vorgehen.
Desktop Version von Vimcar Fleet Geo/Pro unter fleet.vimcar.com öffnen.
Sie sehen automatisch die Fahrzeugübersicht. In der Tabelle finden Sie die Spalte “Geo-Fahrerrechte”. Klicken Sie auf “Bearbeitung aktivieren”.
Kreuzen Sie für beliebig viele Poolfahrzeuge die Felder zum “Geo-Fahrerrechte” an, um diesen zu aktivieren.
Damit Ihre Fahrer die Ortung bei Privatfahrten nun deaktivieren können, müssen diese die untenstehenden Schritte befolgen.
Sie können den privaten Modus jederzeit wieder deaktivieren, indem Sie wieder auf das Kästchen klicken.
Hinweis: Damit Sie den privaten Modus erlauben können, müssen die Fahrzeuge und Fahrer bereits im Vimcar Fleet angelegt und verknüpft sein. Ist das noch nicht der Fall, müssen Sie wie folgt vorgehen:
Klicken Sie auf das blaue Plussymbol in der Fahrzeugübersicht, um ein neues Fahrzeug anzulegen.
Legen Sie jetzt den Fahrer im Menübereich “Nutzer” als Nutzer an.
Klicken Sie hierfür auf das blaue Plussymbol.
Beachten Sie, dass Sie hier die E-Mail-Adresse des Fahrers angeben, die er für die Vimcar-App nutzen wird. Fragen Sie dafür bitte den Fahrer, welche E-Mail-Adresse er nutzen möchte. Sobald Sie den Nutzer angelegt haben, erhält er eine Aktivierungs-E-Mail.
Fahrer: Ortung aktivieren/deaktivieren
Fahrer können die Ortung in der Vimcar Fahrtenbuch App ein- bzw. ausschalten, unabhängig davon, ob sie einen Dienstwagen oder ein Poolfahrzeug fahren.
Achtung: Nur wenn Sie für Poolfahrer den privaten Modus in Vimcar Fleet aktivieren, können diese die Ortung in der App de- und reaktivieren. Möchten Sie die Deaktivierung der Ortung nicht erlauben, weil z. B. ihre Poolfahrer die Fahrzeuge nicht für Privatfahrten nutzen dürfen, können die Fahrer die Einstellung auch nicht nutzen.
Zuerst muss der Fahrer die Vimcar App im Google PlayStore oder im Apple AppStore auf seinem Smartphone heruntergeladen.
Achtung: Die Vimcar App wird hier als Fahrtenbuch App bezeichnet. Auch wenn das Fahrtenbuch nicht genutzt wird, ist hier die neue Ortungsfunktionen zu finden.
Zur Anmeldung sollte der Fahrer die Zugangsdaten verwenden, die er entweder bereits für sein Vimcar-Fahrtenbuch nutzt oder, falls er die App bisher nicht nutzt, per Aktivierungs-E-Mail erhalten hat. Die E-Mail wird automatisch versand, sobald der Fuhrparkleiter den Nutzer im System angelegt hat. Nutzt der Fahrer bereits die Vimcar App, muss er dem Fuhrparkleiter ggf. die zur Anmeldung verwendete E-Mail-Adresse mitteilen, um Zugriff auf die neuen Funktionen zu erhalten.
Den Menüpunkt “Ortung” auswählen.
Je nachdem, ob ein Dienstwagen oder ein Poolfahrzeug genutzt wird, unterscheidet sich die Handhabung etwas.
Fahrzeugortung bei Poolfahrzeugen deaktivieren
6a. Möchte man die Fahrzeugortung bei einem Poolfahrzeug deaktivieren, gibt es zwei Möglichkeiten: Die Ortung kann für einen bestimmten Zeitraum oder permanent deaktiviert werden.
7a. Die Fahrzeugortung kann für ein paar Stunden oder einen selbstgewählten Zeitraum deaktiviert werden. Dieser kann unter „Benutzerdefiniert“ eingestellt werden.
8a. Im benutzerdefinierten Bereich kann nun das Datum und die Uhrzeit der Deaktivierung ausgewählt werden.
9a. Ist die Fahrzeugortung deaktiviert, wird der Zeitraum der Deaktivierung im oberen Feld angezeigt. Die Fahrzeugortung kann jederzeit wieder aktiviert werden. Zudem ist es möglich, den Zeitraum der Deaktivierung zu ändern.
10a. Fehlt die Berechtigung, um die Fahrzeugortung bei einem Poolfahrzeug zu deaktivieren, wird dies in der App angezeigt.
11a. Hat der Fahrer die Fahrzeugortung ausgeschaltet, ist es dem Fuhrparkleiter nicht mehr möglich, den Standort des Fahrzeugs einzusehen.
Wichtig: Bei gemeinschaftlich genutzten Fahrzeugen muss unbedingt daran gedacht werden, die Ortung wieder einzuschalten, sobald das Fahrzeug abgegeben wurde oder eine Betriebsfahrt durchgeführt wird. Denn nur der Fahrer, der die Ortung deaktiviert hat, kann diese wieder einschalten.
Fahrzeugortung bei Dienstwagen aktivieren
6b. Möchte man die Fahrzeugortung bei einem Dienstwagen aktivieren, muss auf „vorübergehend aktivieren“ geklickt werden.
7b. Die Ortung des Dienstwagens kann für ein paar Stunden oder für einen selbstgewählten Zeitraum aktiviert werden. Dieser Zeitraum kann unter „Benutzerdefiniert“ festlegt werden.
8b. Der Zeitraum, für den die Fahrzeugortung aktiviert wurde, erscheint im oberen Feld der App. Es ist jederzeit möglich, den Zeitraum der Ortung zu ändern oder die Fahrzeugortung permanent zu deaktivieren.
